辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究

烏吉斯古欏

摘要：對于辦公室而言，文書與文書檔案管理是重要的職能所在，通過對文書與文書檔案的分析，可以精準把握企業改革發展的內容，而且企業形成階段的信息內容也全部包括在其中。從某種角度而言，辦公室文書與文書檔案管理水平，直接決定著企業的現代化管理質量水準，這也是企業在現代化進程中，對文書與文書檔案重視程度不斷提高的原因所在。但是，由于文書與文書檔案管理的復雜性、多樣化，導致在實際管理上還存在著不少問題，需要針對性的進行解決。

關鍵詞：新形勢下;辦公室;文書與文書檔案;管理缺陷;對策研究

當前，隨著市場經濟的發展，企業現代化進程在不斷加快，對于企業而言承受的競爭壓力也在持續加大。其中，如何管理好文書與文書檔案就是一個重要方面。文書與文書檔案管理是一個非常精細化的任務作業，涵蓋了企業改革發展、日常管理等各個層面的信息內容，通過對文書與文書檔案的研究，可以對企業的改革發展策略、發展推進思路等形成有效的把握。為此，需要對于文書與文書檔案在管理上必須要給予足夠的重視，切實將文書與文書檔案管理與企業的市場化改革發展結合起來，這樣才能重視文書與文書檔案管理，也才能推動相關的管理制度切實落到實處。

一、辦公室文書檔案管理的特征分析

對于辦公室而言，涉及的文書檔案資料非常多，主要是以紙質材料呈現出來，隨著計算機技術應用的普及，電子化的文書檔案也在逐步增多。綜合相關理論研究，辦公室文書檔案管理的對象包括了各種事件的記錄、過程的記載、物品的保管存檔等，其最為核心的職能管理是對資料的收集與保管。這些文書檔案資料都按照不同的標準進行分類，進而對其進行科學編目與保存，對于后續資料查找等發揮著重要幫助作用。

辦公室文書工作和檔案工作存在著極為密切的關系，辦公室文書工作的內容就是對各種類型的文書材料進行整理，這其中有非常多是有歸檔保存價值的檔案材料，由此可以看出，文書與文書檔案是相互交織、緊密聯系的。

二、當前辦公室文書檔案管理的基本現狀

（一）文書檔案重視程度不夠

隨著市場經濟發展的深入，企業自身承受的競爭壓力在不斷加大，企業將更多的精力用到了市場開拓、產品生產加工等方面，對于文書檔案給予的重視程度明顯不夠，更多的是將文書檔案當作了一種輔助類型的業務。例如，有的企業僅僅是安排非常少的員工負責文書檔案工作，在整體的員工隊伍建設上力度明顯不夠，也不符合現代化企業發展建設的基本需要。有的員工沒有這方面的工作經驗，他們對于文書檔案的理解較為狹隘，認為文書檔案就是將各種文書材料、檔案資料等做好日常整理工作，沒有站到企業改革發展的層面對如何高質量的分析和應用文書檔案進行把握，這些都導致企業上下對于文書檔案管理重視程度不夠，很多重要的文書檔案資料在收集與整理階段出現了疏漏，與一些不重要且較為零散的資料摻雜到了一起，沒有及時按照相關標準挑選出來，沒有做到及時進行歸檔，這對于企業今后的查找等造成了很大困難，如果是技術性非常強的文書檔案，一旦丟失，不僅會導致商業秘密的泄露，而且還會給企業帶來巨大的損失。以往的時候，曾經發生過不少這些的典型案例，由于對文書檔案資料重視程度不夠，很多的設計圖紙、技術創新等基礎性數據被泄露，對企業自身的核心競爭力造成了直接影響。

（二）文書檔案信息化建設不夠

進入21世紀以來，以計算機為核心的信息技術有了很大發展，國家與國家、地區與地區之間的競爭越發激烈，從本質上而言，這些都是圍繞著計算機信息技術競爭展開的。隨著互聯網+的提出，信息技術對于各個企業帶來的影響相當深刻，企業能否將信息技術有效地融入企業管理與生產經營當中，對于企業實際效益的促進和影響作用是相當明顯的，這其中，對于文書檔案的影響也非常突出的，傳統的文書檔案資料工作，在實際開展上，主要是以紙質形式來完成，不僅需要耗費大量的紙張資料，而且還需要大量的人力參與到其中，不少文書檔案在形成以后，由于管理不到位，很容易出現紙質文書檔案被破壞等的情況，不利于文書檔案長期保管的基本需要。但是，在“互聯網+”推動下，將信息技術與文書檔案相結合，不僅可以提高文書檔案的收集、保管等水平，而且還可以與紙質檔案形成雙向保管，對于文書檔案的安全等發揮著重要作用，一旦紙質文書檔案在保管當中出現了破損等情況，可以充分發揮網絡版文書檔案的作用，對于傳統文書檔案工作形成了非常好的互補。但是，有的企業出于成本管控等的考慮，在文書檔案信息化建設的投入力度明顯不夠，沒有深刻認識到信息化的重要性，往往是單純的增加一臺電腦或者添加掃描儀等，這對于海量的文書檔案資料而言，實際的信息化建設是明顯滯后的，一旦遇到突發事件或者其他問題，紙質文書檔案資料被損壞，一些重要的數據信息是難以修復的，這對于企業帶來的影響是極為深遠的。

（三）文書檔案管理的規范化不夠

對于文書檔案管理而言，工作人員的素質是重要的影響因素。由于重視程度不夠，導致企業現有的文書檔案管理人員，在工作積極性上不夠，文書檔案在收集、整理、編目與歸檔等方面表現得比較混亂，這對于后續參考查閱是非常麻煩的，例如，通過調查發現，有的企業出于成本管控的考慮，在文書檔案工作上一直沒有引進新人，而是安排了一些年齡偏大的員工負責相關工作，這些員工在思想上較為傳統，對于紙質文書檔案基本的重要性認識不夠，單純的認為只要整理好相關資料，把領導交辦的歸檔即可，這對于文書檔案整理、歸檔等的規范化開展是明顯不夠的。同時，在文書檔案管理上，很少有企業建立專門的制度，在文書檔案的收集、整理等方面表現得非常隨意，在面對不同類型的文書檔案資料時，不能精準把握哪些是最為重要的，這些都影響了文書檔案管理的規范性、成效性。

三、新形勢下提高辦公室文書檔案管理水平的基本策略

隨著社會的發展，企業在激烈的市場競爭中，對于文化檔案工作需要給予足夠的重視，注重將文書檔案與自身發展等緊密結合起來，這樣才能確保當前文書檔案存在問題有效解決。

（一）提高對文書檔案工作的重視程度

一方面，企業應當將文書檔案放到與其他業務開展同等重要的位置上，制定完善的考核管理辦法，在日常會議召開等的過程中，注重對相關重要文書檔案收集、整理、歸檔等的調度。對于存在的問題，堅持以現場辦公推動文書檔案工作的落實，這對于激發各個層面對于文書檔案的重要性認識具有重要意義。同時，在生產建設、技術研發等會議上，鼓勵文書檔案人員參與，發揮文書檔案的指導作用，這對于文書檔案人員充分認識自身角色的價值性具有重要意義。

（二）增強文書檔案信息化建設的力度

在辦公室文書檔案管理上，應當充分認識到信息化技術應用的重要性，在對紙質文書檔案資料進行全面認真收集、整理等的基礎上，還需要加快文書檔案的信息化進程。一方面，需要將各種可能的文書檔案資料進行信息化改造，將更多的內容通過信息化平臺呈現出來，這對于文書檔案管理的信息化、長遠化具有重要意義，可以顯著減少文書檔案管理的成本開支;另一方面，需要企業制定完善的文書檔案信息化實施方案，結合自身文書檔案信息化基本需要，及時添置各種高配置計算機等設備設施。

（三）提升文書檔案管理的規范化水平

對于文書檔案管理規范化而言，需要加快各項規章制度的建立，以制度的形式對文書檔案收集、整理等每一個環節進行細化與明確，以流程圖的形式對文書檔案形成閉合管理，這樣可以避免任何一個環節出現疏漏，從而提升了文書檔案的整體化管理水平。同時，在規范化建設上，還需要抓好文書檔案人員的教育培訓工作，注重培訓他們的操作標準、軟件應用等，這對于文書檔案紙質化與信息化的深層次結合發揮著重要影響，也有助于更好的體現文書檔案的價值作用。

四、結語

綜上所述，本篇文章主要是分析了文書檔案的基本特征，明確了當前企業文書檔案管理的缺陷不足，進而立足社會發展需要，對如何提高文書檔案管理水平進行了有效探索，這對于企業的現代化改革發展具有重要意義。

參考文獻

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