高校遠程查檔的探索與思考

張倩倩

摘 要：探索信息技術條件下的遠程查檔是當前高校提升檔案管理水平、降低查詢成本的重要舉措，在當前高校檔案工作發展中具有十分積極的意義。在遠程查檔實踐過程中存在各種問題，通過分析當前遠程查檔的特點及存在的問題，并對遠程查檔過程中涉及的資金、制度、人員培訓等方面提出了解決方法，對我國高校遠程查檔提供一定指導。

關鍵詞：遠程查檔;探索;思考

高校檔案涉及師生及學校管理過程中的多方面信息，包含學籍、學校行政、人事、財務、基建等方面信息，關系到畢業生的就業、深造、落戶，為教師的晉升提供依據，是學校日常管理過程中的重要體現[1]。

隨著科技水平的不斷進步以及人們對檔案信息管理要求的不斷提高，原理單純依靠紙質版的檔案資料以及線下進行資料填寫的方式難以滿足人們的要求，因此遠程查檔檔案管理發展的必然。目前已有城域網、局域網等應用于民生檔案的查詢[2]。部分地區還建有數據檔案中心，將有價值的檔案數據保管利用[3]。高校作為社會知識密集型場所，應率先推廣實踐遠程查檔管理服務。在當前，開展遠程查檔是解決目前高校檔案管理中服務效率不高、查詢成本高、受時間與空間的限制等核心問題的關鍵，因此開展遠程查檔的問題分析及措施研究在當前高校檔案工作中具有十分重要意義。

1 遠程查檔的特點

1）安全保密。數據泄露事件在我們身邊時常發生，比如QQ被盜，銀行卡盜刷，都是我們自身信息泄露以及操作不當導致的，因此對于數據的安全保密工作十分重要，需要保證數據使用的正確性。而遠程查檔系統具有加密技術保護傳輸過程的安全保密性，并且會進行隨機賬號密碼以及使用身份的動態認證，不管是客戶端還是市場端均需要進行認證才能使用，極大程度的保證了使用數據的安全保密性。

2）方便快捷。遠程查檔不受時間和地區上的限制，不管是居家還是出國都可以通過與數據庫的連接而進行數據的查找，極大節省了路途的時間，實現信息查找的快捷化。

3）節約成本。遠程查檔大大減少了資源的浪費，延長了信息的使用年限。對于電子資源來說，不管是保存多少年都是可以的，同時查閱方便，不會造成紙質查詢上人力物力的浪費，工作效率也得到了提升。

4）實現遠程打印。遠程查檔既可以對遠端的信息進行查看，也可以將遠端傳輸的文件進行實時打印查看，節約了時間成本。對于信息的傳送只需要上傳到遠程查檔平臺就可以完成，減少人力的浪費，實現人力的合理分配，數據信息的使用也快速高效。

5）管理運營簡單。遠程查檔系統由于具備低網絡水平下的運行能力，因此無需進行專人負責管理制度，資料查檔結束后即可關閉，使用時進行開啟，即使使用人數較多也不會造成數據崩潰，因此運營簡單，操作方便。

2 遠程查檔的問題

由于遠程查檔是通過數據網絡而建立起來的，那么就難免會因為數據量大，操作不當，網絡穩定問題而出現系統崩潰，遠程查檔管理體系中存在以下一些問題：

1）管理人員信息處理能力不足。作為遠程查檔的工作人員應具備專業的網絡知識和能力，懂得如何運營數據傳輸與使用才能更好的服務于系統，由于當前社會大發展的背景下，這類工作沒有形成教學科目傳授給學生，還有一方面是對于使用者而言，每一個完整的遠程查檔網絡雖不用專門進行管理，但也要由管理人員每天檢查運行穩定和安全程度，若長期忽視就容易導致遠程查檔問題的出現。

2）缺乏團結協作和資源共享意識。每一個遠程查檔系統的管理都有統一的團隊和指揮，這樣能夠保證遇到問題時快速高效的解決，對于遠程查檔系統的管理人員也是如此，需要與系統維護人員、數字化公司經常溝通及時解決問題。

3）經濟支出大。遠程查檔系統并非一蹴而就的，需要不斷的錄入數據，保存資源，漸漸的才能形成規模。這就需要大量的人力，人力成本的增加也就導致財力費用的上漲，因此需要持續的經費投入以維系數據庫的更新與升級。

4）遠程查檔系統管理方式單一。遠程查檔系統管理仍采用傳統考核制度管理的方法進行，由于管理方式單一，從而造成的問題如員工獨立解決問題導致效率低下，問題上報模糊導致解決拖延，不協作等問題。遠程查檔系統的管理人員與其他的部門不同，遠程查檔工作需要充分體現團隊意識和合作能力，才能保證信息傳輸正確、時效快且一致。

3 遠程查檔中問題的思考

當前，高校檔案遠程服務模式尚處于探索階段，在理論和實踐方面存在許多可以改進的地方，通過對問題的分析，提出以下幾點思考。

1）保障經費，統一標準。遠程查檔對于促進和提升高校檔案管理及利用水平具有重要作用，應當早日建立起全國或地區統一的經費標準，高校應按標準保證持續地財政投入，同時建立統一的經費考核制度、專款專用。

2）完善制度，規范遠程查檔工作流程。統一的制度是遠程查檔順利運行的基礎。制度化的遠程查檔系統會更加規范，每個使用者也都很清晰的知道自己該怎樣做，下一步是什么，怎樣利用資源，使遠程查檔系統更加健康的發展。目前并未有完善的制度對信息共享進行科學統籌[4]。遠程查檔制度應明確遠程查檔系統、工作流程及操作方式、系統維護及管理責任人、人員培訓、保密要求、問題處理等內容。

3）統一培訓，定期交流。檔案管理人員對館藏偏重于保管輕于利用。缺少主動性[5]。對于遠程查檔系統的管理工作人員應該進行統一培訓和定期交流，從而幫助管理人員提高專業能力，開擴視野，孰知新的操作技術和維護方式，從而適應不斷改進的遠程查檔系統，并在此系統上采取交流機制，共同對遠程查檔中的問題進行充分探討，促使問題得到有效解決，以滿足不同程度人們對于遠程查檔系統的需求。

4）持續的系統維護。隨著遠程查檔系統的發展，會有越來越多的信息資源納入其中，可利用和查找的資源越來越豐富，此時對于系統的承載力的要求很高，同時上線查找資料的人數多了，若是系統癱瘓，必定會影響用戶的使用效果。因此，持續的系統維護顯得很有必要。一是作為遠程查檔的管理人員，應該具備發現系統問題的前瞻眼光，具備防患于未然的能力以及出現問題短時間恢復正常秩序的能力，這樣才能保證遠程查檔系統的安全穩定。二是遠程查檔系統應有長期穩定的資金流，保證系統的開發計劃不會因為資金鏈斷開而中斷，在穩定的系統和長期的資金鏈維持下，不斷完善遠程查檔系統，使其更好服務于全體社會。

4 總結

隨著現代信息技術的發展，遠程查檔必然是未來檔案管理的必由之路。高校作為人才和知識的密集地，不僅具備遠程查檔的條件，更應在遠程查檔推廣和應用中起到帶頭示范作用。當前，在遠程查檔系統的建設、使用維護過程中遇到種種問題，但相信，這些問題會隨著不斷實踐過程中得到解決。在將來，我們也要帶著對遠程查檔的思考更好的發現其中的不足之處，使其更好服務生活，讓生活更加快捷高效。

參考文獻

[1]朱高明.南京市棲霞區委書記黎輝批示表揚區檔案工作[J].檔案與建設，2019（04）：94-95.

[2]李瓊潔.淺談民生檔案在社區中的網絡化利用[J].云南檔案，2015（10）：55-57.

[3]李廣都.網絡強國戰略下區域性數據檔案中心建立分析[J].中國檔案，2015（10）：64-65.

[4]張連星.對民生檔案信息資源共享與遠程利用工作的思考[J].北京檔案，2015（08）：30-31.

[5]席暢.大數據背景下檔案服務工作探析[J].機電兵船檔案，2020（01）：46-47.