辦公室行政管理精細化的途徑探索

韋勇

[摘 要] 就當前社會的主流發展模式而言，辦公室是作為企業的樞紐存在的。隨著當前社會現代化水平逐漸提升，經濟飛速發展的時代背景也使行業間及行業內的市場競爭愈發白熱化。如何使企業的樞紐最大限度發揮其實質作用，如何提升辦公室行政管理的水平，就成了每個企業及其經營者必須面對并要認真解決的問題。文章就辦公室行政管理精細化的途徑展開探索，以期獲得理想的答案。

[關鍵詞] 行政管理 精細化 辦公室

中圖分類號：C931.4 文獻標志碼：A

受社會發展及時代需求影響，現代管理理念提倡精細化管理[1]。作為企業及單位運行運作的重要部門，辦公室具有工作內容繁多、工作事項復雜的特點，而辦公室在辦公過程中的精細化程度對辦公室的工作效率，乃至整個企業的科學發展都有著至關重要的影響。辦公室的行政管理實現精細化不僅能夠提升辦公室的工作效率，還能強化所屬單位各部門之間的溝通能力，幫助企業實現更好的發展。

一、辦公室行政管理精細化概述

精細化管理脫胎于常規管理，是常規管理的進一步發展[2]。大力推行辦公室行政管理的精細化水平，從整體上看有助于企業在日漸激烈的市場競爭中獲得足夠的競爭力，從而推動企業的發展，因此辦公室行政管理精細化也是企業內部管理工作的發展方向。辦公室行政管理精細化的本質，是在企業各個環節的管理模式中徹底融入精細化管理的思想及科學管理的理念，并最大限度將相關管理工作精細化，以使企業整體的管理水準得到階段性的提升。一旦辦公室行政管理精細化能夠在企業內部得到有效實施，不僅能使企業的行政管理效率進一步發展，還能在一定程度上節約企業的管理成本，促使企業實現可持續發展的目標得到進一步強化。

二、辦公室行政管理精細化中存在的問題

（一）管理目標不明確

明確的管理目標能夠使企業的管理工作行之有效，從而全面提升企業的管理水平[3]。但從現代社會的實際情況來看，存在相當一部分企業在進行管理工作時并沒有制定一個明確的目標，在管理工作中多依靠經驗進行判斷或干脆以傳統管理模式為參照。這種情況的存在使得管理模式并不具備相應的計劃性、組織性及實際性。除此之外，管理目標不明確同樣造成考核制度不明確、員工績效評估與員工職責脫離，從而使員工對企業的歸屬感及職業素養受到了消極影響，既不利于企業的發展也不利于員工對自身的完善。

（二）管理人員職業素養不夠

精細化管理對相關管理人員的精細化管理意識有著較高的要求，只有具備相應精細化管理意識的管理人員能夠針對管理工作中的不足進行高度客觀的整改，并制定具有高度科學性及合理性的規章制度、提出相應的指標。實際情況卻是管理人員不具備相應水準的管理意識，在進行管理工作的過程中往往力有不逮，導致企業的管理水平得不到發展，致使企業在管理成本上的支出得不到合理優化，使企業的發展水平受到拖累。

（三）管理過程中的量化方式科學性差

管理過程中缺乏相應的科學量化方式是管理效率低下的主要原因。具體表現為以下三個方面：其一是管理人員對不同崗位的特點及性質了解程度不夠，導致制定的量化標準不具備良好的針對性，甚至量化評價標準脫離實際情況；其二是管理人員對員工綜合能力及職業素養了解不充分，在區分員工能力、績效及品行上多表現為重績效，輕品行，過分注重績效則使得員工的品行缺乏合理的管束；其三是在設計相應量化標準時沒有結合企業的實際情況，致使相關標準的制定不全面、存在漏洞，為員工的投機取巧行為留下隱患，導致量化考核完全起不到應有的作用。

（四）員工職業素養不足

員工職業素養不足主要體現在員工技術能力不夠及職業責任缺失兩方面。受傳統管理模式看重績效的帶動，員工在實際工作中只以績效為唯一目標，忽略除績效外的其他因素，導致針對客戶的接待及其他服務流于形式，這種現象也從側面印證了員工職業責任的缺失。另外，由于過于執著獲得高績效，員工對自己技術能力的強化也不夠重視，這必將導致員工的技術能力會逐漸跟不上時代的發展，漸漸顯露出能力不足的弊端。

此外，過于注重績效的傳統管理模式催生了員工之間的惡性競爭，在實際工作中缺少了應有的合作與交流，致使相應員工缺乏應有的團隊意識，使辦公室行政管理精細化的實施難度上升，從而導致企業的業務水平停滯不前。

三、辦公室行政管理精細化的途徑

（一）強化相應管理意識

為使辦公室行政管理工作實現精細化，就需要在不同環節及部門之間達成協同與配合的意識，這就意味著不同部門與崗位上擔任不同職能的員工需要在彼此間建立良好的協同化意識[4]；還要具備應有的經濟化意識，在控制成本的前提下提升精細化管理工作的效率；另外，在辦公室行政管理工作中應當加入標準化的概念，以傳統管理模式為參照，對已有工作標準進行相應的更改與完善，確保新工作標準的嚴謹與合理；為了適應當前社會經濟的快速發展，辦公室行政管理工作可采用流程化的管理理念，區分并理順各項任務及工作之間應有的順序，使各個環節之間實現具有高度科學性的有機連接。通過對以上管理意識的強化，實現辦公室行政管理精細化。

（二）綜合量化與細化展開管理工作

傳統管理模式中最大的缺陷之一，就是根據以往的管理經驗或由管理人員自行發揮進行管理工作。以以往經驗為參照意味著會逐漸落后于時代的發展，個人發揮則因為主觀性過強而往往具有高度不確定性，對管理工作應有的科學性、嚴謹性、合理性的考量則不足。綜合以上內容來看，這種辦公室的管理模式往往較為模糊，在實現行政管理的實效性上也具有很大不足。為了使辦公室管理具備更高的實效性，以及管理工作的相關流程更加清晰、明了，就需要針對已有情況展開對管理內容細化及量化的工作。

管理內容的細化是指根據具體工作內容及工作性質，將工作任務細分為多個部分的過程，該方式強化了對細節及局部的掌握，從而使工作人員提升了對整體工作的認識與理解，用在行政管理工作中就是對考核流程及相應工作步驟進行詳細的拆分，針對每個環節制定精確的標準；量化是指對不同崗位及其應承擔的責任進行量的考核，崗位的工作量完成與否都要根據實際情況進行量化，從而提升工作效率及工作的透明程度。

（三）建立相應的制度

精細化管理能為企業發展及提升員工業務水平帶來相應的積極影響，但管理工作必須要制訂相應的制度，因此要實現精細化管理，就必須重視對精細化管理制度的制訂。同時，制訂精細化管理制度的目的之一，就是讓員工在進行相應工作時，具備精細化思考的能力，從而使精細化的理念融入員工的思想中，使員工在工作出現問題時能夠精確找出自己出問題的環節，并針對性地進行整改。對辦公室行政管理實現精細化而言，除了要制定相應的精細化管理制度，還要確保相應制度能夠長期有效地進行，以使員工具備相應的意識。從這里可以看出實現辦公室行政管理的精細化是一個長久的過程，需要相關管理人員根據實際情況進行制度的調整，總結相應工作經驗以促進辦公室管理人員水平的提升，來實現辦公室行政管理精細化的目標。

（四）強化企業的文化建設

優良的企業文化能夠激發員工在工作中的積極性，也使員工在工作過程中對企業產生更強烈的歸屬感，從而主動強化自身的職業素養；反過來，一個擁有高水平職業素養，對企業有強烈歸屬感的員工也能為企業創造更大的價值，完善企業原有的企業文化。因此在實現辦公室行政管理精細化的過程中，應當將這一部分工作內容加入企業文化的建設，使員工在工作過程中體會到企業文化積極、具有吸引力的一面，對精細化產生更高程度的認可，從而為辦公室行政工作精細化打下良好的員工基礎。

四、結語

對于現代企業的辦公室行政管理工作而言，實現精細化是順應時代發展的要求，也是企業謀求自身發展目標的必經之路。辦公室行政管理的精細化能使企業節省在管理方面的成本支出，還能使企業的崗位及人員配置得到最大限度的優化，在提升工作效率的同時，也為其他工作的開展奠定了良好的基礎。綜合上述情況來看，實現辦公室行政管理精細化能使企業在當下的激烈競爭中保持高水準競爭力，以謀求更長遠的發展。

參考文獻：

[1]肖彤，熊蘭，王維子.淺談辦公室行政管理精細化的有效途徑[J].辦公室業務，2016（1）：154.

[2]樊宇.辦公室行政管理精細化研究[J].辦公室業務，2019（6）：49.

[3]毛輝.辦公室精細化行政管理對策研究[J].現代企業文化，2017（18）：93.

[4]孫百明，石星明.淺析辦公室精細化行政管理的策略[J].辦公室業務，2019（4）：6.