對財務檔案信息化管理建設的探討

李秋香

摘 要：在信息化時代的建設過程中，財務保障很重要。所以就需要進行會計檔案管理的改革方案和效率的提高，以此提高財務保障范圍的管理要求，也提高了拓展范圍。如何做好財務檔案信息的管理工作成為了當下的問題。本文針對會計檔案的信息化進行了介紹，并且推出了一系列的應對策略，可供借鑒。

關鍵詞：財務檔案;信息化管理建設;探討

引 言

傳統的會計檔案是目前為止會計行業還在引用的會計核算材料，如：會計憑證、賬簿、報表等。它的作用也很重要，一些重要資料和證據都需要傳統的會計檔案進行記錄和反映，而且這些重要的資料、證據不得隨意篡改，是十分嚴肅的，并且具有數據平衡性和時序性。而在信息化時代，在建設過程中，對財務的管理要求和保障的范圍也提高了，由此不得不盡快進行會計檔案管理的改革，并且提高效能。當下做好財務檔案管理的方法就是對財務檔案進行網絡化管理，并建設電子檔案。

一、會計檔案信息化的主要內容

（一）數據的挖掘與整理

在檔案控制的過程中，十分關鍵的前提就是實現檔案信息的數字化，不僅如此，數字化還是其他活動的關鍵要素。傳統的檔案，通常是用紙張進行記錄保管。朝著數字化方向實施對檔案的控制可以提高檔案管理的水平。以后的財務檔案室就不僅僅是保管財務檔案這么簡單的作用了，財務檔案室還會變成控制、處理、查詢、檢索信息等關鍵的地點。

（二）強化財務信息的網絡建設

財務檔案只有在被使用的過程中才能發揮它本來的作用。建立財務檔案的數字化體系，不僅可以提高數據的真實性，還能緩解工作人員的壓力。但是在獲取數據的方面還是略有局限性。所以若是能通過聯機查詢，遠程檢索等途徑進行信息的查詢與檢索，并獲得相應的數據，以此對檔案進行實時的監控，就會最大程度的避免工作上的失誤，并保證財務檔案的調理水平。

（三）建立財務管理檔案輔助決策系統

公司工作人員、相關機構等都是圍繞著檔案數據進行工作，也就是說，財務檔案數據為他們的工作奠定了基礎，所以數據對機構來講是十分重要的。由于工作量很大，而且要求也是比較高的，嚴苛的，所以就需要使用輔助決策系統。決策輔助系統就是將控制科學、電腦、行為科學和控制論進行整合，通過這種方法來增強財務的決策能力。這會更大程度的實現了會計檔案的信息化。

二、加強軟件系統

（一）從思想觀念為切入點

若想建立檔案信息，首先就要建立電子檔案。第一件事情就要從軟件系統入手。因為信息化時代剛剛普及，很多人的思想還是傳統的。那么首要問題就是應該轉變人們的思想觀念，讓機構的負責人重視財務檔案信息化，并保持一定高度的責任感，時刻關注部門財務，并圍繞《會計法》開展相應的工作。讓該部門領導自覺承擔起相關信息的監管工作，以此來提高數據的真實水平。

（二）完整的檔案信息化制度

若想要建設財務檔案信息化，一個完善的財務檔案信息化制度是必不可少的。財務報表能夠反應一個企業在一段時間內的經營狀況，是有重要的意義的。而且在這個過程中，必須要保證信息的真實性，并且一定要達到相應標準。所以提高財務報告水平是很重要的。不僅如此，提高會計檔案控制標準化水平和提高核算水平也是同等重要的。只有這樣才能構成一個完善的財務檔案體系。

（三）完善財務檔案數字化系統

在檔案控制的過程中，有一個非常關鍵的基礎就是檔案數據。所以，完善檔案數據信息化也是非常重要的，開展其他財務活動和工程都要圍繞著財務數據進行。之前的檔案是用紙張進行記錄和保存，十分麻煩，而且工作效率也一直提不上來。使用了數據化系統之后，不僅提高了工作速率，而且還為信息提供了關鍵場所。數據庫的建立，不僅讓信息資源大程度的滿足了相關的標準，還可以按照問題的不同來推出不同的應對策略。

（四）完善并利用財務檔案

財務檔案在一個機構中占據著十分重要的地位，它反映著一個企業的經營情況。所以完善財務檔案才能有效利用財務檔案。電算化會計檔案的輔助控制同傳統會計檔案相比，有著很大的優勢。輔助控制能夠進行原有信息的研究和對比，減少錯誤的發生。除此之外，輔助控制還會做出相應地區的發展狀況，還會進行預測，協助各機構領導人制定相應的制度并創造出經濟價值，并快速推動電算化會計檔案的建立。

（五）提高信息化人員素質

若想讓財務檔案信息化不斷地趨于成熟，在不斷完善優化的過程中，檔案人員的素質也是能夠產生非常大的影響的。只有會計檔案人員的素質不斷提高，才能使檔案信息不斷趨于完善。高素質團隊是財務檔案管理信息化中最關鍵的一步。

三、強化硬件系統

（一）重視檔案的網絡建設

檔案信息化在工作中的影響是很大的，只有將數據庫進行合理的運用，才能更好地設立財務檔案數據庫。而且會減少工作任務，并能提高信息的準確率。所以，檔案信息的網絡建設一定要重視起來。

（二）建立運營管理體系

可靠性，是財務檔案數據庫的基礎，那么想要完善財務檔案數據化，首先就要提高可靠性。若想提高可靠性，就要從安全控制體系入手。如此一來，不僅提高了可靠性，還提高了信息利用率，以便對財務工作進行更好的監管。一定要按照國家“一套封存，一套供查閱使用”的方法，對數據進行及時備份，加強對系統的監管。

（三）實現財務管理輔助決策系統

由于數據庫在工作中起著關鍵的作用，它對信息的準確度和真實性是具有極高要求的。為了提高信息準確度和真實性，并提高信息的使用率，就需要借助輔助系統對數據進行歸納對比，并整合出來，供決策人參考使用。高端的輔助系統，就是以科學的方法來作為基礎前提，比如控制科學、電腦科學、行為科學等，幾種科學方法由于各有不同，就可以利用這種明顯的差異性來營造一個決策體系。這種輔助決策系統可以對各大數據進行合理的對比、分析和調整，還會根據不同的難度制定不同措施。輔助系統不僅使財務工作準確率提高了，還會推動檔案信息化工作更好地開展下去。

結束語

為適應經濟發展趨勢，企業一定要重視對財務檔案的信息化管理，并完善管理制度，培養大量的高素質人才，提高財務檔案的整體管理水平。只有完全了解財務檔案信息化的內容，并有對財務管理信息化的憂患意識，才能使其更好地發揮作用。

參考文獻

[1] 顧蕓.檔案管理的信息化建設思考[J].新聞前哨，2017，09：92-94.

[2] 周曉明，殷泓波，殷桂中.會計檔案數字化對醫院財務管理的影響[J].行政事業資產與財務，2017，24：28.

[3] 劉平華，馬雄風.基于風險視角的財務信息化發展問題研究——對事業單位財務信息化建設的定位與思考[J].農業科研經濟管理，2017，03：14-16+25.

[4] 龍菲.學校財務檔案管理信息化建設探討[J].辦公室業務，2018，04：89.

[5] 秦紅.淺析信息化時代高校財務檔案管理的改革創新[J].中國管理信息化，2018，2118：172-173.

[6] 謝岳峰.基于新形勢下行政事業單位財務檔案管理工作的研究[J].辦公室業務，2018，19：92.