新形勢(shì)下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

黃靜

[摘 要] 企業(yè)檔案具有記錄企業(yè)發(fā)展變革的歷史意義，很多珍貴資料可以作為企業(yè)改革創(chuàng)新的參考和建議，具有很好的使用價(jià)值。在新形勢(shì)下，電力企業(yè)的檔案管理內(nèi)容和數(shù)量上都發(fā)生了改變。所以，電力企業(yè)要轉(zhuǎn)變思路，實(shí)行檔案管理的現(xiàn)代化，適應(yīng)社會(huì)和市場(chǎng)大環(huán)境的變化，運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案，形成現(xiàn)代化的檔案管理制度，專業(yè)的管理檔案工作人員，明確崗位職權(quán)，使電力企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范化。

[關(guān)鍵詞] 新形勢(shì) 電力企業(yè) 檔案 管理

中圖分類號(hào)：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

新形勢(shì)下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)瞬息萬變，電力企業(yè)處于改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，與改革相關(guān)的檔案管理也處于創(chuàng)新變革的重要時(shí)期，電力企業(yè)檔案管理在實(shí)行現(xiàn)代化管理模式時(shí)，遇到了不少阻礙，電力企業(yè)檔案管理人員專業(yè)性不夠，基礎(chǔ)設(shè)施缺乏后期的管理維護(hù)，使檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不夠迅速，筆者針對(duì)電力企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題，給出了相關(guān)的改進(jìn)措施。

一、檔案管理在電力企業(yè)的工作內(nèi)容

新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理在電力企業(yè)中運(yùn)用不夠成熟，出現(xiàn)了很多的問題，如檔案沒有及時(shí)地補(bǔ)充，檔案沒有統(tǒng)一規(guī)范地保存，檔案內(nèi)容缺失等常見問題時(shí)有出現(xiàn)。在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，出現(xiàn)這樣狀況的主要原因有：第一，檔案管理人員工作目標(biāo)不明確；第二，缺少完善的檔案管理制度的約束；第三，檔案管理沒有緊跟電力企業(yè)的發(fā)展步伐。通過以上三點(diǎn)的分析，梳理電力企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容主要有以下三點(diǎn)：

（一）檔案管理工作中的資料案卷

根據(jù)我國文書立卷中的要求，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的文書資源，必須及時(shí)定期進(jìn)行歸納整理，形成標(biāo)準(zhǔn)案卷，案卷記載企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有一定的歷史價(jià)值，可以反映一段時(shí)間的社會(huì)現(xiàn)實(shí)，方便相關(guān)政府部門的監(jiān)督和管理。

（二）檔案管理工作中定期歸檔

檔案管理工作的主要內(nèi)容是定期對(duì)電力企業(yè)的檔案和文書資料進(jìn)行歸檔整理，極大地方便了電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工查閱資料，在檔案管理工作中，要通過相關(guān)部門做好資料的收集工作，整理標(biāo)注好資料的內(nèi)容和時(shí)間等信息，重點(diǎn)資料要做到重點(diǎn)整理和重點(diǎn)安置，資料整理好后，要分門別類地進(jìn)行安置，完成資料的整理和歸檔工作[1]。

（三）檔案管理中檔案的保護(hù)

部分電力企業(yè)建立很早，具有幾十年的發(fā)展歷程，在企業(yè)的發(fā)展變革和人事變革之中，紙質(zhì)檔案由于管理不慎，或丟失，或損壞，所以檔案管理人員要盡職盡責(zé)地做好檔案的保護(hù)工作，人事變更時(shí)要做好檔案的交接工作，關(guān)鍵性檔案要單獨(dú)保管，防止遺失或者損毀，盡可能地保護(hù)檔案的使用價(jià)值。

二、新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

電力企業(yè)經(jīng)營管理現(xiàn)代化發(fā)展速度不斷地加快，而檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展速度緩慢，造成兩種之間發(fā)展失衡，具體檔案管理工作存在著如下幾個(gè)問題：

（一）新形勢(shì)，新課題

在新形勢(shì)下，電力企業(yè)的檔案管理將會(huì)遇到新的研究課題，在沒有專業(yè)人員的指導(dǎo)下，研究課題進(jìn)展緩慢。所以，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案管理部門對(duì)于新課題的研究，并提供資金保障、人員保障、物資支持等，后勤保障到位的情況下，與電力企業(yè)多個(gè)部門展開合作，有利于檔案管理部門快速地開展研究工作，新課題主要有：電力企業(yè)檔案管理中資源的利用、《檔案法》對(duì)電力企業(yè)檔案管理的作用、檔案信息化管理建設(shè)目的、電力企業(yè)創(chuàng)新改革對(duì)檔案資源管理的影響等。

（二）現(xiàn)代化管理缺失

1.檔案管理人員缺乏管理意識(shí)

現(xiàn)在不少電力企業(yè)的檔案管理部門的工作人員，專業(yè)性不是很強(qiáng)，并且思維沒有發(fā)生根本性的改變，還在延續(xù)以往的工作方式，認(rèn)為企業(yè)主抓生產(chǎn)，管理相對(duì)靠后。思維沒有發(fā)生改變，沒有跟上電力企業(yè)新形勢(shì)下的變化，對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，檔案資料收集的不夠全面，使檔案內(nèi)容過于片面，滯后于電力企業(yè)的發(fā)展速度。由于工作人員工作意識(shí)欠缺，部分文書資料收集不及時(shí)，造成丟失、損毀的嚴(yán)重后果，致使檔案的內(nèi)容不夠全面，檔案失去了利用價(jià)值。

2.檔案管理信息化起步晚

社會(huì)信息化發(fā)展速度加快，企業(yè)普遍采用信息化管理形式，大部門電力企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了經(jīng)營管理的現(xiàn)代化。因?yàn)闄n案現(xiàn)代化管理起步比較晚，很多檔案管理工作沒有實(shí)現(xiàn)完全的信息化管理，相關(guān)責(zé)任人重視程度低，信息化發(fā)展相對(duì)緩慢，部分電力企業(yè)在發(fā)展戰(zhàn)略中重視生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，忽略了檔案管理的信息化建設(shè)，軟硬件設(shè)施沒有跟上信息化發(fā)展的速度，或者是基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備齊全，但是沒有充分地開發(fā)和使用，使數(shù)字檔案建立速度慢，沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)，檔案現(xiàn)代化管理面臨諸多的問題，需要檔案管理人員去逐一解決。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理措施

（一）建立現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)

電力企業(yè)要建立現(xiàn)代化的信息檔案管理系統(tǒng)，使用系統(tǒng)對(duì)各部門的檔案資源進(jìn)行有效的管理，信息管理系統(tǒng)中針對(duì)檔案設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化檔案管理操作流程。信息管理系統(tǒng)中可以實(shí)行公開透明的員工業(yè)績(jī)考核制度，明確員工的工作職責(zé)，記錄員工日常工作內(nèi)容，方便電力企業(yè)的監(jiān)督管理。在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，電力企業(yè)要以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化作為發(fā)展的主要目標(biāo)，利用現(xiàn)代化手段開發(fā)利用檔案資源，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供參考和建議，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享，提高檔案管理的工作效率。

（二）提高電子檔案安全管理措施

網(wǎng)絡(luò)安全一直是互聯(lián)網(wǎng)中不可忽視的問題，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，電子檔案具有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，電力企業(yè)要做好電子檔案安全管理的財(cái)務(wù)預(yù)算，為電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的建立提供資金支持，電力企業(yè)要加大檔案管理軟硬件設(shè)施的投入，運(yùn)用專業(yè)人才保護(hù)檔案信息系統(tǒng)的安全。首先，要對(duì)不同保密級(jí)別的檔案設(shè)置權(quán)限，管理人員要針對(duì)不同業(yè)務(wù)級(jí)別的員工設(shè)立不同的使用權(quán)限；其次，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)防火墻建設(shè)，運(yùn)用多重防火墻技術(shù)，進(jìn)行全面的安全防范工作；最后，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行安全升級(jí)，防止新型計(jì)算機(jī)病毒對(duì)系統(tǒng)的攻擊。

除此之外，電力企業(yè)要重視電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，提高系統(tǒng)的安全性。作為一線的使用人員，檔案管理人員在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要注重操作過程中的細(xì)節(jié)性問題，從檔案的物理安全、技術(shù)安全和管理安全上，全面分析電子檔案的安全性，將問題反映給系統(tǒng)管理人員進(jìn)行綜合評(píng)估，最終給出改進(jìn)方法，在工作中找到檔案管理系統(tǒng)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，盡可能地提高電子檔案的安全性。

（三）電力企業(yè)健全檔案管理制度

電力企業(yè)具有豐富的檔案資源，隨著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，檔案資料數(shù)量還在持續(xù)增長(zhǎng)，如此形式多樣、數(shù)量龐大的文件資料，需要電企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化的管理。電力企業(yè)要建立嚴(yán)格的檔案管理制度，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的要求。首先，要明確檔案管理內(nèi)容，明確文書、合同、產(chǎn)權(quán)資料的收集，規(guī)范整理歸檔方式，并建立電子檔案[2]；其次，檔案管理人員要明確工作職權(quán)，責(zé)任落實(shí)到人，實(shí)行績(jī)效考核制度；再次，加強(qiáng)電力企業(yè)各部門與檔案管理部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，有利于檔案資料的收集工作；最后，充分利用信息管理系統(tǒng)，保護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)庫安全。

（四）電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的基本條件，紙質(zhì)檔案需要通風(fēng)條件好的保管庫房，檔案庫房需要檔案柜、密級(jí)架、檔案盒等，使紙質(zhì)檔案可以分門別類排放整齊；需要采購現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。檔案庫房要做好防火防潮措施，配備滅火器和抽濕機(jī)，防止檔案受潮發(fā)生霉變。對(duì)于企業(yè)保密級(jí)別和企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的重要資料，要著重做好安全防護(hù)措施，保證資料的完整性和有效性，使用專業(yè)的保險(xiǎn)箱進(jìn)行安置，庫房要配備24小時(shí)監(jiān)控，隨時(shí)掌握檔案庫房的實(shí)際情況[3]。

四、結(jié)語

電力企業(yè)的經(jīng)營管理與企業(yè)檔案管理密切相關(guān)，檔案資料在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策時(shí)，可以提供有效的指導(dǎo)和建議。檔案管理工作人員要隨時(shí)對(duì)企業(yè)的重要文件資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。將檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，有利于日后檔案的開發(fā)和利用，檔案的現(xiàn)代化管理可以保證檔案的完整性和有效性，提高檔案的使用價(jià)值，電力企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，要充分開發(fā)利用檔案的使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理的主要目的。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張曉華.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理，2018，（008）：18-25.