基于網絡環境的高校檔案館個性化檔案信息服務策略研究

倫鳳梅　宋曉淳　路紅華

摘要：隨著網絡信息時代的來臨，高校檔案館的檔案信息管理工作也發生了相應的變化，其管理方式呈網絡化以及數字化的方向轉變。在這種背景下，傳統的檔案服務管理方式的局限性逐漸突顯出來，難以滿足檔案用戶的信息需求。因此，高校檔案管理需要調整自己的服務觀念，盡可能為用戶提供個性化的服務。

關鍵詞：網絡環境;高校檔案館;個性化;檔案信息服務

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

前言

現如今，網絡信息對人們的生活與工作產生了深刻的影響，在網絡時代背景下，高校的檔案管理工作也朝著信息化的方向轉變，電子化檔案得到了普及應用。為了更好地開展檔案信息服務，高校檔案館需要了解不同的用戶需求，然后在這個基礎上為他們提供個性化信息服務。如此，才能夠推動高校檔案管理工作的更好進行。

一、開展個性化檔案信息服務的主要意義分析

1.有助于滿足用戶的個性化檔案信息需求

高校檔案館的服務對象為本校師生，而不同的用戶對于信息的需求也會有所不同，這樣就需要檔案館為之提供的信息服務也會有所差異。隨著社會的變化與發展，用戶對于個性化信息服務越來越重視，所以為了滿足各用戶的不同信息需求，高校檔案館需要根據用戶來制定相應的檔案信息服務。

2.有助于推動檔案館的進一步發展

在高校檔案館的發展過程中，開展個性化檔案信息服務是其未來的發展方向，要想實現這一點，高校檔案館需要作出相應的改變，例如要轉變自己的服務理念，樹立以用戶為本的服務理念;要提高館員的綜合素質，因為檔案館工作人員的綜合素質會影響用戶的服務體驗;還要不斷升級檔案館的服務設施等等。當高校檔案館不斷朝著這幾個方面改進時，其競爭力也會更強，從而推動其進一步的發展[1]。

二、開展個性化服務的主要策略分析

1.樹立以人為本的服務理念

高校檔案館要想開展個性化檔案信息服務，則需要轉變自己的服務理念，要樹立以人為本的服務理念。在網絡環境下，樹立“以用戶為中心”的服務理念包括以下幾層含義，一層含義是檔案館在確定自己的服務功能以及服務設施時，需要以用戶的需求為導向。第二層含義則是檔案館在創建個性化的檔案信息時，需要先了解用戶的特點，然后在這個基礎上提供個性化的信息服務。

2.專業管理人員的人性化管理

高校檔案館要想實現個性化的檔案信息服務，需要發揮檔案管理者的作用，因為檔案管理者素質能力的高低、管理水平的高低等，都會對信息服務的實施產生影響。故此，高校檔案館需要聘請一些具有專業管理能力的人負責檔案管理工作，而不能夠隨便找一個兼職人員擔任。而在人性化管理的過程中，可以從以下幾方面著手：

2.1知識管理是服務基礎

在科學技術的發展過程中，知識乃是其取得發展的主要來源，尤其是知識經濟時代的來臨，更是突顯了知識競爭的重要。在21世紀，各國之間的競爭越來越傾向于知識的競爭，所以21世紀也被稱為知識化時代。因此，知識管理乃是高校完善自身的基礎，也是高校提升競爭力的基礎。高校檔案信息不僅具有較強的文化價值，而且具有一定的工具價值，作為歷史文化的積淀，檔案的文化價值非常的豐富，這些檔案能夠為高校學術研究提供一手資料[2]。因此，在高校檔案管理中，需要進行知識管理，要對檔案內在的機制進行深入地挖掘，而這項工作需要有專業管理人員負責。

2.2全程管理是服務關鍵

所謂全程管理，指的是電子文件從一開始的產生到最終的保存或者銷毀，都需要進行全過程的管理。在全程管理中，需要檔案管理者具有一定的信息技術素養，要能夠熟練使用電腦。在網絡背景下，檔案的管理更多的是電子化管理，這樣檔案管理人員不僅要學會檔案的分類管理，還要能夠通過網絡確保電子檔案的存檔安全。因此，檔案管理人員的信息素養高低，對檔案個性化信息服務的質量有著直接的影響。當前，在一些高校檔案館中，檔案管理人員的綜合素質較低，有些管理人員乃是由兼職所擔任，雖然其掌握了專業的檔案管理知識，但是信息素養較差，不能夠熟練地使用計算機完成檔案的信息管理服務。因此，高校檔案館要重視對專業檔案管理人員的引進，并對其進行教育培訓，提升其檔案信息服務，以便為用戶提供個性化服務。

2.3建立數字化檔案館

在網絡信息時代背景下，檔案館的數字化是發展趨勢。高校要想提高自己的競爭力，為用戶提供個性化的信息服務，則需要建立數字化檔案館。這樣就能夠打破傳統檔案館的時空限制，能夠便利用戶對檔案的查詢與使用[3]。通過數字化檔案館，能夠實現各高校檔案館之間的合作，能夠與博物館或者圖書館等單位開展業務合作，繼而實現資源的共享，這樣也可以滿足用戶對于檔案信息的個性化需求。

2.4重視對用戶需求行為的分析

用戶需求乃是檔案館發展的前提，所以高校檔案館要想開展個性化的信息服務，則需要加強對用戶需求的行為分析。故此，檔案館需要從關心用戶、尊重用戶的角度出發，對用戶的需求進行分析。例如，加強對大數據技術的引入，通過大數據技術來分析用戶的需求，然后推送相應的服務。例如，根據用戶的瀏覽記錄來分析用戶的需求，然后為他們推送服務。

2.5建立特色專題數據庫

高校檔案館需要根據學校的工作重點，對科研、教務等工作進行挖掘，建立名牌專業、精品課程等具有學校特色的信息數據庫，通過這些數據庫為教學或者科研提供個性化的專題服務。此外，還可以建立名人數據庫，因為高校有許多影響力較大、造詣較深的學者以及專家，這些學者專家大多數都是學科帶頭人，或者是研究生導師，他們在教學以及科研方面發揮著巨大的作用。可以這么說，這些專家與學者乃是一個高校的無形資產。故此，高校檔案館可以為專家與學者設立“名人數據庫”，可以根據學科或者專業來創設名人數據庫，將這些相同學科或者專業的學者放到一個子數據庫內。

結語

綜上，在網絡環境下，高校檔案館需要與時俱進，為用戶提供個性化的信息服務。而要想實現這一點，檔案館需要轉變自己的服務理念，要樹立以用戶為中心的服務理念，要建立數字化檔案。此外，檔案館還要重視對用戶需求行為的分析;可以建立特色專題數據庫。如此一來，高校檔案館就能夠順應時代的發展要求，取得進一步的發展。

參考文獻

[1]邸家琴.信息化背景下高校檔案館信息服務策略研究[D].黑龍江大學，2010.

[2]王宇暉.基于網絡環境的高校檔案館個性化檔案信息服務策略研究[J].蘭臺內外，2008，01：11-12.

[3]曹興華.對信息化背景下高校檔案館信息服務工作的思考[J].秘書之友，2012，05：41-43.