高校小額零星采購的信息化平臺探究

李淼邱雙 孫寧 賈沛

摘 要：為落實“放管服”改革，各高校制定了自主采購限額，在此限額以下的貨物采購可以由教職工自主完成。這類采購具有金額小、業務量大的特點，這種采購方式的推行無疑會增加相關部門的業務量，同時增加監管的難度。在信息化已成為我國高等教育的發展趨勢下，分析高校小額零星采購業務流程，分析小額零星采購需要對接的部門，并初步搭建小額零星采購系統。

關鍵詞：高校;零星采購;信息化建設;采購系統

中圖分類號：F253 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2020）20-0139-02

近年來高校對于信息化的重視度逐步提升，但是通過調研發現，國內高校的小額零星采購的信息化系統普及程度并不高。因此，建立一套高效便捷、符合高校特點的采購系統，通過信息化平臺建設減輕零星采購有關部門業務量，同時通過大數據加強采購過程監管，實現小額零星采購全流程信息化，可以極大提升教職工采購體驗。

一、高校小額零星采購執行主體分析

目前各高校的小額零星采購業務基本相同，只是根據學校的管理方式的不同會有些許差異。采購依照執行主體的不同可分為采購人自行采購、二級單位采購及學校采購管理部門采購。

（一）采購人自行采購

由采購人依據需求分析采購貨品的相關指標，核實采購預算，并由此開展采購活動的前期調研。在獲取充足的調研信息后，采購人可在相關歸口職能部門的監管下進行備案登記，并自主開展采購活動。由采購人整理技術參數并組織相關的論證會議，確定采購供應商及采購貨品。

（二）二級單位采購

由采購人依據采購需求并核實采購預算展開前期調研工作。在獲取充分的調研信息后擬定采購需求，并將采購需求提交至二級單位。由二級單位組織采購程序，確定采購供應商及采購貨品。

（三）學校采購管理部門采購

一般由采購人擬定采購需求，由采購人或采購人所處二級部門將采購需求提交至學校采購管理部門。由學校采購管理部門組織采購程序，確定采購供應商及采購貨品。

以上幾種采購管理方式，其執行進度受多種因素制約，導致其執行效率低下。且采購程序完成后一般還需進行合同簽訂、國資建檔以及財務報銷等程序，其流程費時費力。因此，建立一套小額零星采購系統極有必要。

二、小額零星采購系統搭建基礎

小額零星采購系統要求能夠實現預算信息的采集和管理，實現經費凍結與解凍，對采購業務完成后的國資入賬及財務報銷能夠實現信息的接收與推送，實現從采購申請到支付結算全流程線上的采購管理系統。

（一）小額零星采購系統相關業務系統

小額零星采購一般會涉及財務管理部門，屬于國有資產的還須在國有資產管理部門登記建檔。若財務管理部門及國有資產管理部門建成相關的管理系統，為實現采購過程全信息化，提升采購效率，須打破各系統間的信息壁壘，將小額零星采購系統與相關的系統進行對接[1]。

1.財務管理系統

一般高校的財務管理部門都已建成財務管理系統，小額零星采購系統應與財務管理系統對接以實現經費的核算、凍結、解凍及報銷等流程[2]。

2.國有資產管理系統

國有資產管理系統一般是高校對國有資產管理的系統，在采購流程進行完驗收后，一般應將儀器設備在國有資產管理系統中進行登記入庫，登記入庫的儀器設備才可進行財務報銷手續。與資產系統的對接可以實現資產信息的接收與推送，減少資產信息的重復錄入。

（二）小額零星采購系統模塊

小額零星采購系統應包括供應商庫管理、采購審批管理、信息推送管理等多項模塊協同工作，才能實現小額零星采購過程的信息化。

1.供應商庫

小額零星采購系統中的貨品應為貨架產品，可入圍一批供應商，由供應商將相關的貨品上傳系統。模塊應實現貨物信息的上傳、上架、下架、展示等基本功能。此模塊同時應具有結算申請、發票傳遞等功能。

2.采購模塊

高校采購一般都采用相應經費卡支付，不同經費卡有相應的經費負責人。模塊可允許采購人在商品池中檢索相關商品，將相關商品下單，在下單的同時填寫經費卡以及相關信息。提交審核后應對相應經費卡的余額進行校驗，并依據經費以及審核部門等審核流程進行線上審核。經審核的采購申請在供應商端提示，由供應商做發貨等物流配送處理。同時可由采購人對供應商的配送、貨品質量等進行評估，信息匯總至供應商庫模塊。

3.統計模塊

統計模塊包括對采購經費人統計、供應商銷售統計、品目品牌統計、成交品目統計、成交品牌統計、供應商評價統計、節能產品成交統計，通過統計數據對小額零星采購進行分析，提升小額零星采購服務質量。

4.監察模塊

小額零星采購的過程中，一般高校有相關的部門進行監督，監察模塊可以實時檢查貨物采購的環節，并調取各個環節的資料。

三、小額零星采購系統流程

小額零星采購系統在實際操作中應依據實際采購貨品簡化報銷流程，提升采購、入賬以及報銷效率。依據采購貨品的特征，可以將采購流程區分為需要入固定資產的貨品以及不需入固定資產的貨品。

（一）不需入固定資產的貨物

不需入固定資產的采購流程一般是采購人在系統中下單，經費負責人在系統中審核，審核后凍結相關經費;由電商發貨，采購人在系統中確認收貨。在賬期時由供應商提起結算申請，并將發票傳遞，由財務系統接收后財務部門進行核算，解凍經費并報銷，并將結果反饋至采購系統。

（二）需要入固定資產的貨物

需要入固定資產的采購流程一般是采購人在系統中下單，經費負責人在系統中審核，審核后凍結相關經費;由電商發貨，采購人在系統中確認收貨。收貨后相關信息推送至資產管理系統。待資產管理系統登記入賬后反饋信息，在賬期時由供應商提起結算申請，并將發票傳遞，由財務系統接收后財務部門進行核算，解凍經費并報銷，并將結果反饋至采購系統。

小額零星采購管理系統對高校采購的信息化建設具有重要的參考價值，系統的使用可以節省教職工的時間，極大提升教職工的采購體驗，進一步提高采購效率。

參考文獻：

[1] ?何磬，吳冠儀.高校小額零星采購合同全過程管理[J].實驗技術與管理，2018，35（2）：268-272.

[2] ?寧萍，姜源.計算機軟件在采購合同及付款管理中的應用[J].實驗室研究與探索，2009，（10）：73-74.

Abstract：In order to carry out the reform of “releasing management service”，each university has formulated the quota of independent purchase，and the purchase of goods below this limit can be completed by the teaching staff independently.This kind of procurement has the characteristics of small amount and large volume of business，the implementation of this procurement method will undoubtedly increase the volume of business of relevant departments，and increase the difficulty of supervision at the same time.Under the informationization has become the development trend of higher education in our country，this paper analyzes the business process of small and sporadic procurement in colleges and universities，analyzes the departments that need to connect small and sporadic procurement，and initially sets up a small and sporadic procurement system.

Key words：universities;sporadic procurement;information construction;procurement system