談企業(yè)資金管理存在的問題及對(duì)策

摘要：資金管理在財(cái)務(wù)管理體系中占據(jù)非常重要的位置，隨著社會(huì)的發(fā)展及管理經(jīng)驗(yàn)的積累，大中型企業(yè)對(duì)資金管理也日漸置于重中之重的位置。在結(jié)合現(xiàn)代管理思想及電算科技集成下，本文擬就企業(yè)在資金計(jì)劃、控制、監(jiān)督等方面存在的問題進(jìn)行探討，在電算化軟件成本投入、財(cái)務(wù)人員配崗分配、資金賬戶管控、財(cái)務(wù)信息內(nèi)部傳遞等各方面提出建議，以期尋求更好的資金管理方式，提高資金的使用效率及收益率，控制風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：資金管理;財(cái)務(wù)軟件成本;資金賬戶管控;財(cái)務(wù)信息傳遞

資金管理是財(cái)務(wù)管理體系的重要組成部分，是企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵因素，企業(yè)只有建立良好的資金管理系統(tǒng)及制度，才能不斷提升資金使用效率及收益率，促進(jìn)企業(yè)良性的運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略管理目標(biāo)。近年來，大中型企業(yè)在現(xiàn)代管理思想下也逐步日益重視資金管理，但有些問題和不足尚存。

一、企業(yè)資金管理存在的問題和不足

（一）財(cái)務(wù)控制軟件資金投入少、人工管控多

目前企業(yè)針對(duì)資金的有效管理意識(shí)加強(qiáng)，普遍使用各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。但實(shí)際在運(yùn)營(yíng)過程中，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)存在以下現(xiàn)象：1.軟件公司對(duì)財(cái)務(wù)軟件的升級(jí)和擴(kuò)容受限。最初選購的軟件產(chǎn)品在初始化模塊完成上線后，因公司業(yè)務(wù)模式的拓展需要更多元素呈現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，原軟件已無法進(jìn)一步升級(jí)或遇到無法突破的瓶頸。2.財(cái)務(wù)資金管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，與后續(xù)的ERP系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳送，導(dǎo)致資金自動(dòng)化管理系統(tǒng)逐漸演變?yōu)殡u肋之勢(shì)。3.管理層對(duì)財(cái)務(wù)軟件的重視度不夠，對(duì)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)成本投入較少。資金系統(tǒng)屬于科技類產(chǎn)品，為ERP體系中的一個(gè)模塊。如果購買一套大型ERP完整系統(tǒng)，需要耗資巨大。在選擇ERP時(shí)，管理層更多的是重視創(chuàng)造利潤(rùn)的業(yè)務(wù)端的模塊有效性和便捷性，對(duì)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)成本投入較少。4.為控制系統(tǒng)成本，人力管控為主。因原有的資金管理系統(tǒng)的不便利性，很多企業(yè)選擇人工管控與資金管理系統(tǒng)并行，且人工管控為主。數(shù)據(jù)的及時(shí)性及準(zhǔn)確性并不能達(dá)到好的效果。

（二）IT人員素質(zhì)匹配與流程設(shè)置更新滯后

大中型企業(yè)，一般都設(shè)有企業(yè)自身的辦公平臺(tái)軟件，并配備相應(yīng)的IT人員進(jìn)行后續(xù)維護(hù)和開發(fā)。在最初平臺(tái)開發(fā)模塊設(shè)置完畢后，隨著公司業(yè)務(wù)模式的變更，存在功能開發(fā)限制。當(dāng)資金的審批流程發(fā)現(xiàn)變更時(shí)，出現(xiàn)IT人員素質(zhì)匹配與流程維護(hù)設(shè)置出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。

（三）資金賬戶系統(tǒng)化及檔案保管不規(guī)范

大中型企業(yè)資金流量較大，母公司及下屬公司一般存在幾十個(gè)至上百個(gè)銀行賬戶，存續(xù)期長(zhǎng)，管理人員眾多，但系統(tǒng)化及檔案保管不規(guī)范。主要體現(xiàn)在以下方面：1.賬戶于各地開立，賬戶信息及開戶資料、銀行聯(lián)系人等不能及時(shí)完整地更新至系統(tǒng)平臺(tái)中。當(dāng)新舊財(cái)務(wù)人員交接時(shí)，僅能憑前任的紙質(zhì)文件，容易遺落交接賬戶。2.銀行賬戶的資金余額，因與銀行系統(tǒng)端無法對(duì)接，資金余額為人工維護(hù)，影響資金動(dòng)態(tài)的更新時(shí)效性及準(zhǔn)確性。3.為資金管理需要，購置單獨(dú)的資金管理平臺(tái)。此類單獨(dú)模塊，一般是依靠人工的維護(hù)每日的余額，功能單一，僅能提供有限的資金信息;并且因無法對(duì)接銀行客戶端系統(tǒng)，只能通過人工進(jìn)行檢查，資金管理平臺(tái)軟件日漸成為財(cái)務(wù)人員的例行工作的負(fù)擔(dān)。

（四）財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行不利

大中型企業(yè)，一般有健全的財(cái)務(wù)核算體系和完整的財(cái)務(wù)執(zhí)行程序，每年度都會(huì)進(jìn)行財(cái)務(wù)資金預(yù)算。但基于子公司及分支機(jī)構(gòu)眾多，在執(zhí)行中容易存在形同虛設(shè)的現(xiàn)象。沒有同步的預(yù)算與執(zhí)行比對(duì)和監(jiān)督，到了年底回審預(yù)算數(shù)時(shí)，已無法改變已發(fā)生額開支。

（五）資金管理的內(nèi)部控制及財(cái)務(wù)信息傳遞問題

大中型企業(yè)的人員眾多，職別層級(jí)也較復(fù)雜，在資金管理的內(nèi)部控制中還存在以下問題：1.有分層授權(quán)意識(shí)，但平衡授權(quán)和放權(quán)不足。普遍企業(yè)對(duì)主要業(yè)務(wù)及高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域的管控?zé)o單獨(dú)劃分，與日常事務(wù)的授權(quán)均以涉及的金額大小區(qū)分，對(duì)事項(xiàng)性質(zhì)的重要性控制不足;高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金進(jìn)出的流程全面控制，放權(quán)不足，影響資金的靈活性及管理的效率;2.上市公司的人員較多，交叉?zhèn)鋶徆芾恚瑱?quán)責(zé)不明晰。當(dāng)出現(xiàn)臨時(shí)代工或換崗時(shí)，相互制約和監(jiān)督的機(jī)制出現(xiàn)空檔，容易發(fā)生紕漏。3.資金平行矩陣管理，確導(dǎo)致信息傳達(dá)不及時(shí)。主要體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部之間的有效溝通不足，信息的溝通制度不完善，傳送渠道過多反而出現(xiàn)信息遺漏等狀況，造成資金信息傳遞失真或不能及時(shí)傳遞到高層主管或底層員工。

二、加強(qiáng)企業(yè)資金管理的對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理

資金管理系統(tǒng)是一種管理手段，在成本許可的范圍下，合理增加財(cái)務(wù)軟件的投入;通過財(cái)務(wù)軟件與人力雙重管控。公司的管理層更加重視財(cái)務(wù)軟件開發(fā)的投入，短期效果或許并不明顯，但長(zhǎng)期看來，不僅會(huì)更有效的管控資金，并且將很大程度節(jié)約管理成本及用人成本。

首先，在選擇新的資金平臺(tái)軟件時(shí)，盡量選擇大型規(guī)范的軟件公司及模塊的兼容性和拓展性較高的產(chǎn)品。很多大中型企業(yè)，業(yè)務(wù)拓展得迅猛，后期資金管理軟件無法滿足到新業(yè)務(wù)的需求。資金管理最終還是停留在出納人員每日制電子表格，主管匯總數(shù)據(jù)的階段。軟件的開發(fā)或維護(hù)不到位，人工管控難免出現(xiàn)疏漏。所以建議在一開始選擇產(chǎn)品時(shí)，去選擇資質(zhì)較好的軟件公司產(chǎn)品，與企業(yè)預(yù)計(jì)十年或更長(zhǎng)時(shí)期業(yè)務(wù)匹配的、功能拓展性能好的產(chǎn)品。

其次，由于最初產(chǎn)品性能不足以支持業(yè)務(wù)發(fā)展，很多企業(yè)選擇購買外掛單獨(dú)資金管理模塊。但基于成本要素，模塊的數(shù)據(jù)信息還是只能靠人工維護(hù)，效用并不實(shí)用。所以，在選擇購買單獨(dú)資金模塊時(shí)，建議管理層多考慮與原系統(tǒng)對(duì)接性。如果采用多套管理軟件并行，不是最佳方式。加大資金管理軟件成本的開支，尋求成本與效率的平衡。

最后，資金管理系統(tǒng)，最佳的是能直接正確反映銀行資金余額，并能從出納系統(tǒng)對(duì)接到賬務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)生成管理層資金總額數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性，將大大增加資金報(bào)表的可使用性。目前，很多銀行等金融機(jī)構(gòu)，也在不斷升級(jí)銀企直聯(lián)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)銀企數(shù)據(jù)傳送，大大提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，這同時(shí)也需要企業(yè)有較好的資金管理平臺(tái)功能拓展和支撐。

（二）資金流動(dòng)性系統(tǒng)化管理

在運(yùn)營(yíng)中，資金的流動(dòng)性管理的重要性不言而喻。我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象：團(tuán)隊(duì)有新的項(xiàng)目提報(bào)，老板就立刻就會(huì)問財(cái)務(wù)主管是否有足夠資金。資金富足時(shí)候，財(cái)務(wù)主管可以根據(jù)賬上的大致數(shù)據(jù)立刻提供;但資金存量較少時(shí)，會(huì)后再盡快盤點(diǎn)所有大小賬戶內(nèi)資金。而統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來源經(jīng)常是各地出納人員匯總資金賬戶余額而成。這其中，人工匯總數(shù)據(jù)會(huì)存在各種差異，例如當(dāng)日已收到項(xiàng)目回款，而出納人員未接到通知;或有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)疏漏等等可能存在現(xiàn)象。而好的資金管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，在短時(shí)間內(nèi)出報(bào)告的效用就很容易體現(xiàn)出來。就如按下一個(gè)按鈕，每個(gè)賬戶的資金總量匯總出來，各種形式的報(bào)表也能即可打印，一目了然。通過財(cái)務(wù)軟件手段和人工管控，現(xiàn)金流預(yù)測(cè)準(zhǔn)確度也將大大提高。同時(shí)，公司應(yīng)匹配相應(yīng)的管理機(jī)制，配置相對(duì)水平的IT人員，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)授權(quán)流程系統(tǒng)設(shè)置;如果財(cái)務(wù)系統(tǒng)還處于人工維護(hù)的階段，資金數(shù)據(jù)的維護(hù)人員應(yīng)設(shè)專崗專職，避免數(shù)據(jù)的維護(hù)不及時(shí)、不準(zhǔn)確，稽核不到位。

（三）賬戶及交易平臺(tái)控制管理

資金賬戶管理建立專門檔案，系統(tǒng)化管理。大中型公司，旗下賬戶數(shù)量眾多，分散全國(guó)各地。很多企業(yè)由當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)人員保管紙質(zhì)材料，并未形成系統(tǒng)化文件、賬戶開戶的統(tǒng)計(jì)表也依靠人工統(tǒng)計(jì)。當(dāng)財(cái)務(wù)人員離職等情況，因交接不清，新任人員甚至不了解公司存在的全部賬號(hào)。賬戶過久不使用，按照中國(guó)人民銀行的規(guī)定將轉(zhuǎn)為久懸賬戶。此類賬戶存在，明顯的缺陷在于：1.如賬戶內(nèi)存在少量資金，公司的資金未能有效利用;2.新業(yè)務(wù)開立需新增賬戶，但鑒于久懸賬戶的存在，業(yè)務(wù)受限，影響新項(xiàng)目出資或募集資金。賬戶及其交易的管理，建議也采用系統(tǒng)化的方式;一切載于平臺(tái)之上，通過系統(tǒng)的控制，來加強(qiáng)流動(dòng)性的管理。

（四）加強(qiáng)預(yù)算規(guī)劃及控制現(xiàn)金流

財(cái)務(wù)預(yù)算，是大中型企業(yè)必備的一個(gè)工作。但在實(shí)踐中，特別容易流于形式。預(yù)算目標(biāo)設(shè)定，采用從上而下或從下至上的流程，都是可以選擇的。我們探討依據(jù)歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)預(yù)判規(guī)劃后的現(xiàn)金流，如何能更好地在執(zhí)行中實(shí)現(xiàn)控制。

1.投資和籌資的決策影響現(xiàn)金流

在年度預(yù)算時(shí)，比較難預(yù)計(jì)的是未來投資規(guī)模及資金需求量;如投資需求膨脹較快，資金需求量難以匹配，短時(shí)間內(nèi)籌資需求強(qiáng)烈。籌資過激，很容易引發(fā)資本結(jié)構(gòu)不當(dāng)，出現(xiàn)企業(yè)籌資成本過高或者債務(wù)危機(jī)。預(yù)算的控制，應(yīng)通過對(duì)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及相關(guān)的財(cái)務(wù)活動(dòng)的審批或確認(rèn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)余與財(cái)務(wù)一體化的控制。設(shè)定適合企業(yè)發(fā)展階段的財(cái)務(wù)杠桿比例，不盲目擴(kuò)張，有計(jì)劃的控制投資和籌資的進(jìn)度。

2.經(jīng)營(yíng)過程控制現(xiàn)金流

預(yù)算目標(biāo)值設(shè)定后，需定期檢視和監(jiān)督執(zhí)行情況。很多企業(yè)單純依靠人工核查，很難實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制;也存在不少企業(yè)，將預(yù)算僅僅作為年底階段性工作完成后，就很少再行比對(duì)。比較好的方式是，通過系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行限制;每期填報(bào)投資項(xiàng)目、費(fèi)用支出等需求申報(bào)時(shí)，設(shè)定的資金預(yù)算數(shù)自動(dòng)跳出，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算已使用額度及剩余額度。每月度自動(dòng)生成管理報(bào)表，供部門檢討審核，并控制后續(xù)的投入資金量。如特殊事項(xiàng)導(dǎo)致當(dāng)年的發(fā)生額與預(yù)算相比波動(dòng)過大，再通過高層管理會(huì)議修訂預(yù)算數(shù)據(jù)。

（五）強(qiáng)化資金調(diào)度的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理

1.大中型企業(yè)規(guī)模較大，人員層級(jí)多。企業(yè)的各管理層都有分層授權(quán)設(shè)置，但普遍存在平衡授權(quán)和放權(quán)不足。出于風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，建議采用基本和專項(xiàng)授權(quán)分離機(jī)制;日常開支、定期費(fèi)用類支出，由系統(tǒng)控制預(yù)算數(shù)及較低授權(quán)額度;專項(xiàng)投資類，設(shè)定專門授權(quán)程序;通過辦公平臺(tái)軟件或ERP系統(tǒng)，建立完善授權(quán)管理工作機(jī)制。

2.上市公司交叉AB備崗制度，在資金管理方面，需權(quán)責(zé)更加明確

備崗制度不等于不分權(quán)責(zé)。當(dāng)一人休假時(shí)，代崗的員工所處理的事件，需留下處理痕跡和明確責(zé)任人。資金活動(dòng)管控如果不嚴(yán)，很容易產(chǎn)生資金被挪用或侵占現(xiàn)象。

3.建立完善的信息傳達(dá)機(jī)制

因通訊的便利，現(xiàn)行公司比較常用的是資金平行矩陣管理;主管通過郵件、微信等多種溝通方式傳達(dá)信息。信息的價(jià)值，是需要通過互相傳遞和有效利用才能體現(xiàn)。資金信息，特別是緊急資金需求及出資等重大事項(xiàng)，需固定的公司制度溝通交流方式，將有關(guān)信息在企業(yè)內(nèi)部各管理級(jí)次中傳送，而不是經(jīng)常變換溝通工具、或所有事項(xiàng)通過中層主管傳到底層，產(chǎn)生信息失真或信息不及時(shí)的狀況。穩(wěn)定的信息渠道，是保證資金高效營(yíng)運(yùn)的重要手段。

三、總結(jié)

健全的資金管理系統(tǒng)，需要建立一個(gè)完整的資金管理制度，有效的資金管理軟件和控制平臺(tái)，良好的運(yùn)營(yíng)內(nèi)控機(jī)制，并合理的配置人力資源。通過現(xiàn)代技術(shù)手段與強(qiáng)有力的內(nèi)控制度，將企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)降到最低，使企業(yè)持續(xù)保持支付能力及償債能力，從而達(dá)到整體利益最大化，實(shí)現(xiàn)公司最終戰(zhàn)略目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介：

黃隨彬，中國(guó)光大控股有限公司。