淺析高校二級學院行政秘書的工作現(xiàn)狀以及特點

馮曉雯

摘要：行政秘書是高校行政管理中的基層人員，需要具有較強的協(xié)調能力和組織能力，協(xié)助領導處理各種行政事務，完成領導交代的各項事宜，是領導的重要助手。就行政秘書的工作特點以及存在進行分析，以更好的為學院提供更加便捷、有效的服務。

關鍵詞：高校二級學院行政秘書;工作;現(xiàn)狀;特點

一、高校行政秘書的崗位職責

現(xiàn)今高校行政秘書說白了，就是學院的“小管家”，沒有多大的權利，卻需要管人、管物、管錢，了解學院的現(xiàn)狀以及重要事件，以便隨時應對領導提問以及為領導的決策提供參考意見。[1]管人就是要做好各個部門的溝通橋梁，學院教職職工的考勤還有上級以及各部門吩咐的各種瑣事以及突發(fā)事件;管物就是要時刻關注學院的固定資產情況，知道各個固定資產的擺放地方以及狀況以及最學院的重要信息進行收集、保管、送存等;管錢就是等于是學院的財務，報賬、關注每個項目的進度，時刻向領導匯報學院的資金進度情況，協(xié)助領導管理學院的資金使用情況，時刻為領導提供準確的財務信息。為了做好這個“小管家”需要行政秘書具有良好的溝通能力、應變能力、工作細致細心、有專業(yè)的財務知識儲備和辦公軟件應用能力等。

二、高校行政秘書的工作特點

1.輔助性

行政秘書是行政管理層的小助手，要注意領會領導的意圖，完成領導交代下來的任務，協(xié)助領導完成學院日常管理工作以及根據(jù)自身對學院師生、財務等情況的了解給領導提供參考意見，必須做到不越位、不出錯。熟悉運用辦公軟件，以便于在短時間內完成領導吩咐的任務以及上級要求的突發(fā)任務。自覺服從領導，在思想上與領導共振，在行動上與領導步調一致[2]。

2.廣泛性

行政秘書的工作內容很廣泛，常常需要與院校各個職能部門、學院領導、老師以及校外人員溝通交流。行政秘書不但服務于學院教師與領導，肩負著上傳下達的任務，保證學院工作的正常運行，身為行政秘書還涉及與各部門進行溝通的職責，是個領導與部門的“傳聲筒”。學院事情五花八門，需要有良好的溝通能力以及應變能力，以應付和處理一些特殊事件。所以需要加強自身的溝通交流能力，從而更好的與學校 各職能部門、學院師生協(xié)同配合，完成本職工作。

3.繁雜性[3]

行政秘書幾乎每天都面對著大量的工作，且大多時候是同一時間處理不同的大小事務，與不同的人員打交道，工作內容繁瑣。以致于行政秘書每天上班就跟打仗似的，工作涉及到學院的方方面面，除了正常的日常任務，還有很多突發(fā)性的臨時任務，造成每天都有完不成的任務，整天埋頭苦干，不知道自己做什么事，做了什么事，但是就是忙忙忙，感覺永遠做不完工作。

4.專業(yè)性

行政秘書是學院的財務，需要有專業(yè)的財務知識儲備以更好地完成學院財務咨詢、報賬、資金進度監(jiān)控等工作?，F(xiàn)今高校采用友財系統(tǒng)進行網報，需要有充足的財務知識儲備，熟悉財務系統(tǒng)的操作，對各項業(yè)務進行分類填報以及提供相應的附件資料，對各筆業(yè)務進行認真核對檢查，減少退單以及重復性工作。對于某些老師提出的關于報賬的問題，給予熱情的服務，專業(yè)性的回復，并引導他們順利完成報賬。

5.程序性

行政秘書處理微觀性事務性工作一般應該按正常的辦事渠道，遵循一定的辦事程序 [4]。行政秘書在財務報銷工作、經費申請、資產采購等工作時，為減少失誤、重復工作，需要熟悉國家以及學校的相關文件并按照規(guī)定的流程走程序。

三、高校行政秘書工作存在問題

1.工作任務重、職責不明確

現(xiàn)今，絕大部分高校教師都認為行政秘書是個打雜、跑腿的，可有可無，但是學院大大小小的瑣事都要行政秘書完成。有些教師覺得某某事情就是行政秘書應該做的，明明是自己的私事就經常以沒有時間，行政秘書就應該代勞完成，甚至只要沒有人愿意做的瑣碎事情，就是行政秘書的工作。做好了，那是職責范圍內的，沒做好或者拒絕幫忙，就會引發(fā)大家的不滿，認為服務態(tài)度不行、效率不高、沒認真做事。就這樣，由于本身業(yè)務繁重，加上分工不明，行政秘書工作起來越來越難。

2.待遇偏低，人員流動性大

當今高校的行政秘書，絕大多是引進人才的家屬或者是對外招聘的編外人員，對學院沒有歸屬感。編外人員待遇低，工作量大，形成付出與收獲不成正比，大大的打擊了行政秘書工作的積極性，大多同崗位的同事都是抱著“當一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，每天做好領導吩咐的分內事就好，或是騎牛找馬，以此為跳板，找到好點的就跳槽，造成了該崗位的人員流動相當大。

3.工作不被重視，晉升空間少[5]

行政秘書的工作多而繁雜，涉及到學院的方方面面，有時候幾件事情一起做，總會有個輕重緩急，這時候有人就感覺自己被怠慢了，行政秘書服務不到位，甚至還會被投訴。沒有人做的事情，領導就讓你幫忙完成，最后就到這是你行政秘書的工作，工作多做了，領導不會記得，也不會重視。到了評職稱或者評這獎那獎的時候，行政秘書永遠不在他們的考慮范疇內，因為他們認為這個是本職工作。目前對于行政秘書的工作性質存在著一些片面的認識，對其工作難度和強度往往不予重視。因此行政秘書普遍存在晉升機會渺茫，發(fā)展空間小等現(xiàn)狀。

四、結語

綜上所述，行政秘書在高校中扮演著十分重要的角色，是學院管理層的左右手，行政秘書的工作具有輔助性、廣泛性、繁雜性、專業(yè)性以及程序性，我們要在工作實踐中不斷積累經驗，確實提高工作效率，通過不斷學習完善自我，提高抗壓能力和情緒管理能力，即使受到委屈，也不要逃避。同時還要學會管理自己的不良情緒，學會控制、調整自己的情緒。只有這樣才能更好地做好服務學院領導、及廣大師生的工作，為學校和院系的健康發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

參考文獻：

[1]尉曉君.淺析高校行政秘書工作現(xiàn)狀及建議[J].課程教育研究，2017，47—0013—02

[2]劉明偉.高校行政秘書教學秘書工作芻議[J].科技創(chuàng)新導報，2008，（6）：232.

[3]肖榮英.淺析高校二級學院行政秘書工作的特點和現(xiàn)[J].中國高校教育下旬刊

[4]盧如華 . 現(xiàn)代秘書行為引論 [M]. 電子工業(yè)出版社 . 2009（2）.

[5]唐素梅. 談談對高校二級學院行政秘書工作的幾點認識[J].教育現(xiàn)代雜志. 2018.50.059