如何激發國企兼職檔案員工作積極性

石磬

摘要：兼職檔案員在國企檔案管理工作中發揮著重要作用，如何激發兼職檔案員的工作積極性，既是檔案部門必須面對的現實問題，又涉及人們各類需求的深層次因素。本文從企業檔案管理的實際情況出發，以需求層次理論為分析工具，研究兼職檔案員工作積極性與需求之間的關系，為企業通過有效調動兼職檔案員熱情推動檔案事業發展提供些許思路。

關鍵詞：檔案管理;兼職檔案員;激勵;工作積極性

一、兼職檔案員的重要作用

在國有企業中，由于各方面工作的復雜性與多樣性，很多企業無法具備充足的專職檔案人員從事檔案管理的各項工作。在檔案工作任務艱巨與人力資源不充分的現實矛盾之下，兼職檔案員應運而生，他們負責企業各部門檔案的收集、整理、打印、填寫移交目錄等基礎性工作，并按照檔案部門的相關要求，將各部門檔案移交給檔案部門。

兼職檔案員是企業檔案管理工作在企業各部門得以實現的重要人力保障，在企業檔案管理的整體工作中發揮著重要作用。如果沒有兼職檔案員，企業的檔案將無法順利移交給檔案部門，企業的各項檔案管理工作將難以開展。

由于兼職檔案員并非正式崗位，檔案的收集整理等工作量又特別艱巨，因此，兼職檔案員的工作積極性、主觀能動性容易受到影響，而這又直接決定了企業檔案管理工作的成敗與質量。企業不可避免的要面對與解決提高兼職檔案員工作積極性的課題。

二、需求層次理論與兼職檔案員激勵

激勵是人類活動的一種心理狀態，一切內心要爭取的條件，如希望、需要、欲求、動力等都構成對人的激勵。美國著名社會心理學家馬斯洛認為，人類的需求如階梯一樣從低到高按層次分為五種，分別是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求（見圖）。

需求層次理論與激勵方式對應圖

要想提升企業兼職檔案員的工作積極性，就要從反映人類本性的需求層次理論出發，結合企業檔案工作的實際情況，在各項檔案工作的各個環節，不斷對兼職檔案員施以物質獎勵、工作環境、培訓提升、精神鼓勵、職業發展等各種形式的激勵。

三、運用各要素激發兼職檔案員工作積極性

生理需求、安全需求和社交需求，更多的在于防止兼職檔案員對檔案工作失去興趣，對在其本職工作之外所承擔的繁重檔案工作產生抵觸情緒。例如：付出與回報的失衡、沒有時間和精力做檔案工作、檔案工作的復雜性與難度。

尊重需求和自我實現需求，更多的能夠激勵員工的工作熱情。例如：在企業和部門中的價值、在企業中的認可與賞識、工作能力的提升、工作的成就感、職業發展。

激發兼職檔案員工作積極性可以與從需求層次理論的五個層次著手分析與實現。

（一）第一層次：生理需求與物質激勵

人們通過勞動獲得經濟報酬，從而解決最初級的生理需求。兼職檔案員與企業所有員工一樣，通過自身勞動獲得薪酬。如果能為兼職檔案員在薪酬體系（主要包括工資、獎金、福利、獎勵）之外，設定一定的物質獎勵，將對激發兼職檔案員的工作積極性至關重要。

（二）第二層次：安全需求與工作穩定

考核制度不僅是薪酬體系的制定基礎，而且是員工判斷自己工作內容的重要標準。作為企業檔案部門，應積極制定兼職檔案人員的相關管理制度，將檔案工作列入各部門負責人及兼職檔案員的考核評價范圍之內，用制度強化企業檔案管理。

同時，企業檔案部門還需要為各部門兼職檔案員積極爭取各部門負責人對于檔案工作量與兼職檔案員本職工作的合理融合，讓他們有時間和精力去完成各項檔案工作。例如，檔案的年度歸檔工作，需要兼職檔案員精心組織部門內各位文件形成人的歸檔工作，并完成對照接收、逐條審核、返回修改、匯總編號、填寫目錄、電子版文件整合、按要求移交辦公室等一系列歸檔工作，使歸檔文件減少誤差、保證質量，這些工作可否順利完成，與兼職檔案員其他工作安排具有此消彼長的直接關聯。

（三）第三層次：社交需求與培訓提升

社會在不斷進步，企業與員工的關系不再是簡單的勞動力買賣關系。面對檔案工作的專業性、復雜性與高難度，企業檔案部門應當加強檔案培訓的人性化管理，使兼職檔案員感受到企業對自身所兼職的檔案工作的重視，通過培訓拓寬員工的工作視野和社交范圍，達到與系統內同行們在專業領域深度交流的目的，滿足員工在專業業務領域的社交需求，從而提升他們對檔案工作的積極性和熱情。

和諧的人際關系對工作者尤為重要，檔案部門與兼職檔案員之間的人際氛圍是否友好，也會直接影響到兼職檔案員的工作情緒。加強檔案部門與各部門兼職檔案員關系的建設，可以增強兼職檔案員對檔案工作的認同感，增加檔案事業的凝聚力。

（四）第四層次：尊重需求與精神激勵

精神激勵能夠讓兼職檔案員獲得企業和部門對自己的認同與尊重，鼓勵兼職檔案員充滿激情地為檔案工作奉獻才智，因此，檔案部門應在如何讓兼職檔案員在尊重需求方面獲得滿足而多加努力。

領導的表揚與認可、授予兼職檔案員檔案工作方面的各種榮譽、積極對評優頒獎進行宣傳等工作，對于兼職檔案員在受到尊重與認可方面具有積極作用。

（五）第五層次：自我實現需求與職業發展

自我實現是馬斯洛需求層次理論中的最高層次，是人們在實現自身價值、發揮潛能方面的需求，獲得職業發展的員工會更加熱情的投入工作。兼職檔案員為檔案工作的額外付出，應當給予他們不僅僅是完成領導交辦工作的肯定，更需要在職業發展方面賦予兼職檔案員一片屬于自己的事業天空。

幫助兼職檔案員規劃職業生涯，為優秀的兼職檔案員設計向專職檔案員轉變資格、給予優秀的兼職檔案員企業正式編制等合理多樣的職業發展通道，讓兼職檔案員的職業生涯更加精彩。

進修也是企業幫助兼職檔案員實現自我的重要途徑。企業檔案部門積極爭取與協調，向兼職檔案員提供外派培訓與進修的機會，可以將兼職檔案員的職業興趣與工作內容進一步豐富化，對于提升兼職檔案員的工作積極性具有重要意義。

研究兼職檔案員工作積極性與需求之間的關系，通過多鐘方式主動激勵兼職檔案員的工作積極性，不僅能夠達成兼職檔案員在檔案工作方面的加倍努力，更能為企業的檔案事業帶來更快更好的發展。