檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

袁菲

摘要：隨著我國經濟實力的增強，行業得到了較為快速的發展，原本的檔案管理工作已經無法滿足現代化發展的需要，為此必須要對其予以改善，使檔案管理發揮作用，為其進一步發展提供支持。本篇文章分析了檔案信息化建設過程中存在的問題，并提出了解決措施，希望能夠為相關工作的順利開展提供支持。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理;思考

對于檔案進行信息化建設是時代發展的必然趨勢，能夠較為有效的解決傳統檔案管理過程中存在的問題，為此必須要對其予以重視。對于檔案信息化建設與檔案管理進行分析，提升檔案信息化建設水平，使檔案管理工作更加高效的開展。

一、檔案信息化建設過程中存在的問題

（一）沒有認識到檔案管理工作的重要性

從當前的情況來進行分析，大部分檔案管理工作人員并沒有對于檔案形成正確的認識，不了解其中出現的問題，也就意識不到信息化建設對于檔案管理工作的重要性，這在一定程度上阻礙了檔案信息化建設的順利開展。

（二）檔案管理工作人員的水平比較低

傳統的檔案管理工作對于檔案管理工作人員并沒有過高的標準，大部分檔案管理人員并不會使用計算機，即使有部分工作人員能夠對于計算機進行應用，但是也并不熟練，缺乏和信息化相關的知識[1]。在對于檔案進行信息化建設時，無法借助于信息技術將紙質檔案在電腦中進行存儲，仍然運用較為落后的方式開展檔案管理工作，這就導致檔案管理效率得不到提升，不利于檔案管理工作的順利開展。

（三）沒有規范的體系

部分檔案管理部門在進行檔案信息化建設的過程中雖然運用了現代化技術，但是這只是對于其它信息化檔案管理部門的借鑒，并沒有考慮到自己的現實需要，這就導致檔案信息化建設和實際需求并不相符，沒有相關的規章制度作為支持，這嚴重阻礙了有關工作的有序開展。

（四）檔案信息化管理程度比較低

從目前的情況來進行分析，大部分檔案管理部門進行檔案管理的信息化程度比較低，甚至部分檔案管理部門仍然將紙質檔案作為檔案的唯一存儲形式，并沒有充分的發揮出檔案信息化管理系統的作用。這主要是由于檔案管理工作人員的信息化水平比較低，進行查閱檔案需要花費大量的時間，并且結果并不準確，進行審閱的流程較為復雜，這就導致檔案管理工作的效率得不到提升，不利于檔案管理的信息化建設。

（五）沒有完善的設施設備作為支持

從當前的情況來進行分析，檔案管理部門在進行檔案管理工作時，較為常見的問題是基礎設施設備并不完善，這嚴重阻礙了工作的順利進行。軟件和硬件是檔案信息化建設和管理的立足點，只有在先進軟件設施和充足硬件設施的支持下，檔案信息化建設與檔案管理工作才能夠高效開展。但是，從現實情況來進行分析，由于檔案管理部門并沒有認識到檔案信息化建設與管理的重要性，硬件設施數量較少，軟件也沒有及時的進行更新，這并不利于檔案信息化建設工作的順利進行，嚴重阻礙了檔案管理工作的現代化發展[2]。

二、開展檔案信息化建設與檔案管理的措施

（一）完善相關的基礎設施

科技水平的提升，為社會的發展提供支持。檔案信息化建設與檔案管理工作的創新，能夠使相關工作更加高效的完成。為此，這需要有關部門對于基礎設施設備進行完善，加強建設水平，只有基礎設施健全，才能夠使檔案信息化管理水平得到提升。在這個過程中，要研發專門的系統來對于檔案進行管理，并注重后期的維護工作。有關部門在進行檔案信息化管理這一工作時，要花費資金對于先進的軟件和硬件進行購買，更換已經落后的設施設備，使其能夠滿足現代化發展的需要，使檔案管理真正的發揮作用。除此之外，有關部門還應該建立檔案數據庫來保障檔案的安全，使檔案信息庫更加現代化，有足夠的資金作為支持。

（二）正確認識檔案管理工作的重要性

想要使檔案信息化建設和檔案管理工作順利開展，為相關工作的開展提供支持，有關部門就必須要對于檔案信息化建設與檔案管理工作形成正確的認識，做好檔案管理工作，使其更加有序的進行。除此之外，有關部門還應該完善對于檔案系統，使工作能夠更加規范的開展。

（三）建立完善的檔案管理系統

在對于檔案進行信息化建設時，需要有信息技術的支持。為此，有關部門要合理的對于信息技術進行使用，對于檔案建設和管理工作作出創新，結合現實情況，制定完善、精細化的檔案管理制度，明確檔案的性質和進行存儲的時間以及相關資料等[3]。有關部門可以自主的研發檔案管理系統，也可以和技術部門進行合作，購買這一系統，提升檔案管理部門信息化管理水平。對于檔案資料的存儲和整合，要明確進行工作的流程，讓檔案管理工作人員認識到自身的職責，明確檔案管理部門對于檔案的需要，改變原本的檔案管理模式，使檔案資源充分的發揮價值，這不但能夠提升檔案管理工作的效率，還能夠降低檔案管理的失誤。

（四）提升檔案信息管理的安全性

隨著互聯網技術的發展，信息資源的安全越發重要。在這一情況下，檔案管理部門在進行信息化建設和檔案管理的過程中，要采取措施提升檔案信息的安全性。可以從以下幾點進行工作：第一，對于檔案信息進行加密處理，在輸入密碼正確時才能夠查閱信息，這能夠較為有效的維護信息的安全，降低非法入侵的概率。第二，設置訪問權限。這通常是對于瀏覽用戶的分級處理，能夠在開放的環境下，確保檔案信息處在安全狀態下。第三，要運用防火墻來抵御病毒，使管理更加高效。第四，可以備份檔案信息，避免信息丟失或者是過于片面性。

（五）對于管理方式進行創新

檔案管理工作人員的水平能夠在一定程度上決定檔案信息化建設和管理最終的結果，為此，要對于檔案管理工作人員進行培訓，提升其水平。第一，要對于檔案管理觀念進行創新，轉變原本的管理方式，了解最新的管理知識，使檔案管理工作人員有足夠的能力開展現代化管理。第二，檔案管理工作不僅要求檔案管理工作人員具有較強的服務能力，還對其專業水平有著較高的要求，在這一情況下，檔案管理工作人員要不斷的進行學習，了解最新的檔案管理技能，確保自己能夠運用現代化技術來開展檔案管理工作，為檔案信息化建設工作的順利開展提供支持[4]。

三、總結

根據上文來進行分析，檔案信息化建設與檔案管理有著非常重要的作用，這需要檔案管理工作人員認識到這一工作的作用，分析在工作過程中出現的問題，使其更加適應現代化發展的需要，對于檔案管理觀念進行創新，使檔案信息化建設和管理更加高效的開展，確保檔案真正的發揮作用。

參考文獻：

[1]崔立紅，羅欽引，楊淑梅. 關于數字檔案館建設的幾點思考[J]. 機電兵船檔案，2020（04）

[2]陳水湖，張小靜. 檔案管理視角下的企業電子化成文信息管理策略探究[J]. 機電兵船檔案，2020（04）

[3]程麗麗，程鵬，莊寧. 淺談新《條例》背景下的高校干部人事檔案信息化建設[J]. 蘭臺內外，2020（25）

[4]楊實堯. 電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J]. 科技與創新，2020（16）