大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)探析

摘要：信息時代的來臨，檔案信息化建設(shè)日益提上日程，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化、查詢的便捷化就顯得尤為重要。但目前整個社會對檔案信息化重視程度不夠，體制機制不夠健全，學(xué)校檔案與社會檔案融合程度薄弱，已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展進程。因此，必須形成自動、立體、實時、網(wǎng)絡(luò)化的電子信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享，給學(xué)校管理、單位管理、個人使用帶來極大的便利。但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，為個人信息安全帶來了極大的挑戰(zhàn)。同時，也為檔案信息化管理提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案;信息化

隨著技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。我國的學(xué)生電子學(xué)籍信息已經(jīng)應(yīng)用十?dāng)?shù)年，完全可以利用電子學(xué)籍平臺，逐步建立完備的學(xué)生電子檔案信息，與社會檔案逐步融合，逐步形成檔案信息化。眾所周知，不管政府還是企事業(yè)單位，晉級評優(yōu)、職務(wù)升遷等方面都離不開完備詳實的個人檔案，人事檔案管理在現(xiàn)實生活中具有重要價值和作用。因此，就學(xué)時期，學(xué)生電子學(xué)籍信息就不能僅僅用于教育科研和教學(xué)管理，更應(yīng)該盡快融入個人整個發(fā)展歷程的檔案信息中，縱觀整個系統(tǒng)化工程，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化、查詢的便捷化就顯得尤為重要。

一、學(xué)生檔案信息化建設(shè)存在的問題

目前，在我國學(xué)校學(xué)生檔案、社會檔案管理上存在諸多突出的問題，主要有以下表現(xiàn)：1、整個社會對學(xué)生檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，國民意識中沒有很深的檔案意識，尤其是相關(guān)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、老師對檔案的重要意義認識不足，沒有給予足夠的重視，造成經(jīng)費、精力、人力、物力嚴重匱乏，使學(xué)校檔案信息化建設(shè)捉襟見肘，顧此失彼。2、有關(guān)學(xué)校檔案概念存在偏差，檔案內(nèi)容比較單一，千篇一律，缺乏個性。就現(xiàn)有的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式，比較突出的問題就是內(nèi)容不夠豐富，普遍存在記錄比較簡單，基本都是家庭主要成員、上學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、學(xué)習(xí)成績等的簡單化記錄，缺乏健康狀況、興趣愛好、階段性綜合評價、社會實踐狀況等綜合素質(zhì)的反映，沒有體現(xiàn)出學(xué)校與學(xué)校，學(xué)生與學(xué)生個體之間的差異性，沒能比較全面的反映學(xué)生個人的綜合性狀況。3、基礎(chǔ)設(shè)施比較陳舊，缺乏必要的軟硬件設(shè)施。要想進行檔案信息的信息化、數(shù)字化，必須具備電腦、數(shù)據(jù)庫、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案全部錄入專業(yè)、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)案卷、影像、目錄等檔案信息化。但該項工程比較繁瑣，需要投入巨大的人力物力，這就在一定程度上大大限制了學(xué)校的信息化建設(shè)進程。4、體制機制不夠健全，各個環(huán)節(jié)嚴重脫節(jié)。學(xué)生檔案牽涉很多部門，不少科目，內(nèi)容比較龐雜。科任老師、班主任老師、檔案管理人員、計算機信息化管理人員，相互之間即時溝通效果比較差，缺少相關(guān)的原則、規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致學(xué)生檔案不能即時歸檔入庫，不能有效充實到信息化平臺。5、學(xué)生電子檔案信息在學(xué)生畢業(yè)后，不能有效的融入到畢業(yè)后社會會檔案信息中，形不成完備的信息檔案體系。

二、學(xué)生檔案信息化建設(shè)應(yīng)對之策

我們現(xiàn)行的學(xué)校檔案信息化管理中不僅僅存在上述問題，檔案管理人員沒有專業(yè)的檔案知識，嚴重匱乏計算機、檔案復(fù)合型人才，各級各類部門、學(xué)校缺乏統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，凡此等等，學(xué)校檔案信息化建設(shè)還有很長的路要走，這段路比較漫長而艱難，需要根據(jù)實際情況制定應(yīng)對之策。

（一）加大宣傳力度，提升國民檔案信息化意識，尤其在學(xué)校當(dāng)中，更應(yīng)該加強檔案信息化管理宣傳，使師生認識到檔案信息化的重要性和特殊性，提高他們填寫檔案數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和完整性。通過信息化管理平臺的展示，讓學(xué)生了解檔案信息化是目前大趨勢，勢在必行。

（二）建立檔案信息化科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)校檔案從業(yè)人員有規(guī)可循，有法可依。信息化的檔案資源，多姿多彩，形式多樣，文字、視頻、照片、錄音等，使得檔案從業(yè)人員面對浩瀚多樣的資料無從下手，這就需要國家層面根據(jù)國情同時結(jié)合國際上發(fā)達國家檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定中國特色的檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，既符合國家檔案信息化工作基本方針，又兼顧與發(fā)達國家檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)相銜接。

（三）增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。在學(xué)校的檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)加大經(jīng)費投入，購置計算機、打印機、高速掃描儀、大容量硬盤等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，同時配置專業(yè)檔案室儲存紙質(zhì)及電子檔案，為學(xué)生檔案的集中統(tǒng)一管理和檔案信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)，為實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)條件。我們處在信息化飛速發(fā)展的時代，信息化建設(shè)時刻處于動態(tài)變化之中，這就為檔案信息化平臺提出了更加高的要求，要求在檔案信息化建設(shè)過程中具備前瞻性。

（四）更新師生檔案觀念，形成全新的、系統(tǒng)性的檔案理念。紙媒體檔案給大家的印象就是簡單地時間、歷程、學(xué)業(yè)等的羅列。學(xué)生檔案信息化平臺要體現(xiàn)出每個階段動態(tài)的過程，除了必要的個人信息、學(xué)業(yè)成績、獎懲情況，還要包括學(xué)生的興趣愛好、健康狀態(tài)、班主任評價、參加的社會實踐活動等圖片、音視頻，形成更加全面、立體的學(xué)生檔案信息。

三、學(xué)生檔案信息化管理要既注重便捷化，又要確保信息安全

形成自動、立體、實時、網(wǎng)絡(luò)化的電子信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享，電子檔案利用率將大大提高，使用便捷，給學(xué)校管理、單位管理、個人使用帶來極大的便利。但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，為個人信息安全帶來了極大的挑戰(zhàn)。同時，也為檔案信息化管理提出了更高的要求

（一）電子信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化、法制化建設(shè)亟待提高。

目前，檔案資源使用范圍有限，實現(xiàn)資源共享比較困難，究其原因如下：（1）檔案管理各行其是，各個學(xué)校、部門檔案管理相對分散，沒有形成系統(tǒng)化、集約化、規(guī)范化的檔案體系，部門與部門之間所執(zhí)行的檔案政策不統(tǒng)一，沒有統(tǒng)一的檔案管理和查詢標(biāo)準(zhǔn)。（2）檔案的時效性亟待提高，每個人的發(fā)展都是動態(tài)的過程，檔案不能及時記錄個人動態(tài)的軌跡，傳統(tǒng)檔案管理模式相對滯后。（3）傳統(tǒng)檔案管理模式收集信息相對滯后，不能適應(yīng)信息化時代的飛速進程。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，盡快實現(xiàn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、制度化建設(shè)，便成了當(dāng)今社會亟需要解決的問題。

（二）保留傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)良方法，堵塞檔案信息化管理安全漏洞

檔案實現(xiàn)信息化后，提高了人們用檔的應(yīng)變能力，形成檔案管理主動服務(wù)意識，既保證大家對檔案信息的有效檢索，又提高檔案導(dǎo)入的時效性。在滿足為社會和公眾提供服務(wù)的同時，為個人信息安全帶來了不小的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式為我們提供了確保安全的思路和可公開信息的尺度。（1）檔案信息化功能需要提供可對外公開和授權(quán)公開兩個板塊的功能;（2）設(shè)置本人充實檔案和專業(yè)審核通過的功能，提高檔案信息的實效性。（3）加大國家數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保電子信息數(shù)據(jù)庫空間充裕，避免數(shù)據(jù)丟失。

總之，大數(shù)據(jù)時代，學(xué)生檔案工作實行信息化之后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，一次性錄入的信息就可以檔案數(shù)據(jù)內(nèi)部共享，大大提高了查檔效率。部門管理員也可以從手工勞動中解脫出來，更好的收集并整理檔案，大大提高了工作效率，同時為檔案系統(tǒng)化、科學(xué)化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]劉子倩.大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：72+92.

[2]童毅力.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的信息化[J].管理觀察，2020（21）：104-105.

[3]楊琪.信息化模式下檔案價值實現(xiàn)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（18）：81+98.

作者簡介：

邢繼綱（1980-），男，本科，研究方向為檔案學(xué)。

作者單位：菏澤市教育考試中心