高校檔案管理體制的變革與創新研究

王娟玲

[摘 要] 檔案的收集、排序、維護、評估、統計和提供利用的活動就是檔案的管理系統。檔案管理系統的建立是為了更快、更好地查找利用所需檔案。檔案管理體制有利于學校總體發展和科研水平的提高。但是，傳統的高校檔案管理體制存在某些缺點制約著高校的進一步發展。所以，高校迫切地需要對傳統高校管理體制進行創新與改革。文章著重研究了高校檔案管理體制的當前現狀、背景以及改革創新的必要性，最后提出了為高校檔案管理體制的改革和創新提出了幾點建議。

[關鍵詞] 高校檔案管理體制；變革；創新體制；現狀

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

近幾年，我國高校迅速崛起、飛速發展，傳統的高校檔案管理體制已經無法適應高校如此快速的發展。先進、合適的高校檔案管理體制可以在很大程度上促進高校的健康、穩定發展。高校的檔案管理體制在本科課程評價中更是起了無法替代的作用。高校的檔案管理體制應該與時俱進，不斷適應新時期、新體制、新政策下的高校發展。在高校的教學管理中檔案管理體制的改革已經成為迫切需要解決的問題。

一、高校檔案管理體制的變革與創新研究的背景

對高校檔案管理體制是在大背景支持下進行變革與創新研究的，也就是高校檔案管理體制變革創新的可行性。第一個就是本科教學評價要求檔案管理體制必須進行改革。經教育部要求，每五年對各個大學進行一次教學評價。這一措施可以促進各個大學發展自己的獨有特色，為培養一些高精尖人才提供客觀條件和物質基礎。如果要滿足教育部的評估要求，各個高校必須根據評估工作的需要對傳統高校檔案管理體制進行改革和創新，建立較為科學的檔案管理體制，以此來適應新時代高校的發展。第二個是各個高校現在處于高速發展的穩定時期，大學長期發展的需要為系統改革提供了檔案管理體制改革和創新的環境條件。我國高校在近幾年不受原有傳統的學校運營理念，建設更為專業的環境，無論是校園建設還是人才培養，都在傳統的基礎上不斷進行開發。為了高等教育的健康發展，需要一個與時俱進的檔案管理系統。特別是電腦和網絡技術方面管理技術正在逐步加強。大多管理人員通過大學全國計算機二級考試，這將為系統改革提供人力資源。除了人才的增多，技術的提升和普及化也促進了高校管理體制的變革。計算機的大眾化和網絡技術的使用為系統改革提供了技術支持。利用原有的技術基礎和數據，在進一步進行系統整理，明確分類科目，使編目清楚、排列系統，更加快速便利地整理，同時也更方便尋找。高校檔案管理體制的變革與創新研究是必要的，是有人才和技術的支持，更是與時俱進，提高高校發展水平，響應國家號召的正確選擇[1]。

二、高校檔案管理目前存在的問題

從理念的角度來看，高校沒有充分重視檔案管理的工作，在理解上存在誤區。大學注重教學和科研，檔案工作效率較低。一些部門和領導不太注重檔案管理工作，導致人員配置不足，基礎設施支持不夠充分，儲存環境落后，管理系統不到位等問題。

從管理模式角度看，高校檔案管理大都進行封閉式的管理，由于系統不健全，封閉式的文件管理系統的操作程序并不是特別的完善，并且仍然有兼職管理現象的存在，所以高校的檔案管理進行封閉管理模式不能較好地提供查閱服務，也不能提供學校教育評估和人事系統改革的詳細資料。

在服務技術方面，由于高校檔案管理在資訊的存入、儲備、開發與使用的過程當中仍然處于人工手動操作階段，其結果就是人力資源與技術的使用效率大大下降，最終導致高校檔案信息使用效率低下。由于先進科技在管理高校檔案的過程中利用率較低，所以，這就降低了給高校檔案管理信息化程度。降低建檔、查詢和搜索的效率，所以這就對高校的質量及人才的培養構成嚴重限制。

傳統的高校檔案管理在內容的收集上較為片面。比如，目前高校人事檔案的重點是收集政治思想成果和工作成果的資料，反映教師和教職員工的道德特點、才能、心理和性格特點的資料相對較少，政治思想的表現和工作能力的表現不能完全反映個人的整體素質。目前的人事檔案管理重點是教師的學歷而不是能力，反映出記錄的時候歷史比現實更為重要。除了教師的檔案信息收集不全面之外，更新也不是非常及時，不能反映個人的目前現實的狀況，并且組織評價較為官方，在一定程度上無視員工的實際情況。

檔案管理人力不足是導致高校檔案管理水平與高校發展現狀不匹配的原因之一，高校由于缺乏檔案管理人員，未能建成一支由完整知識體系的檔案管理團隊。檔案管理的效率和服務質量影響著高校的生存和發展。所以要不斷吸取人才，科學地加強檔案管理隊伍的建設[2]。

三、對高校檔案管理進行改革和創新的意義

以人事檔案為例，人事檔案是高校檔案的重要組成部分，高校的人事檔案是選拔和任命干部的重要基礎。大學實現飛躍性的發展，核心要素是組建領導能力和有德才兼備、既年輕又專業的干部隊伍。各個高校的人事檔案部門對各人員的綜合情況了如指掌，可以為學校的上級管理人員提供準確的信息和數據，為人才的選拔和提升打下框架，讓人才自身價值得到充分的實現。人事檔案工作是提高學校質量的首要條件。人事檔案在大學管理中起指導和連接作用。做好人事檔案工作對高校培養人才，預測人才，制定人才政策，具有十分重要的作用。對人事檔案工作進行加強，科學設置和管理人事檔案，為發現、認識和培育人才提供實際、無誤的信息。人事檔案管理的工作是人事管理工作的重要環節。隨著高校人事分配體系的改革逐漸深入，人事檔案成為教師專業職責考核和績效考核的重要基礎。做好檔案管理工作可以選用和培養優秀的師資力量，為提高學校的質量奠定基礎。除此之外，在人才選拔的過程當中，人事檔案可以提供可靠有效的鑒定材料，保證職稱評定更加規范化，提高公平性。另一方面，人事檔案是教師在教學科研方面的真正憑證。教師是大學課程的不可或缺的，師資的質量和水平直接影響到教學質量和人才質量。人事檔案可以系統反映各教師的專業能力，學業水平及工作成果的歷史性事實證據。隨著高等學校對科研的建設越來越重視，學校領導可以通過科技人才的人事檔案決定研究方向，選擇研究主題，成立科研機構，組建科研小組，以合理的知識結構組成研究小組。由此可見，檔案在科學研究中起著選擇才能的作用[3]。

四、對高校檔案管理進行改革和創新的措施

（一）加強高校檔案管理規范意識的建立

許多學校中的機構都在學校發展的過程中得到改革和創新。唯獨輕視檔案管理的作用，沒有認識到檔案管理的功能，這樣就導致高校檔案的建立無法對學校的工作人員起到監督的作用。高校要實現長足、科學的發展，高校的管理者需要端正對檔案管理的態度，正確認識檔案管理的地位，正確使用檔案管理，使其發揮自己的最大作用。除此之外，檔案部門也要多與其他部門協同合作，加強合理、正確的宣傳使得高校的師生以及管理者認識到檔案管理的重要性，建立高校檔案意識，讓檔案可以為廣大師生們服務，促進全體教職員工的發展，進而提高學校整體質量。

（二）加強人事檔案管理人員的培養

檔案管理人員是檔案管理工作的重要實施者，只有提高檔案管理工作人員的專業性和整體素質才能使檔案得到有效利用。所以，建立一支科學的檔案管理隊伍是非常有必要的事。第一，保證檔案管理人員的人數和工作數量是對檔案管理人員的結構進行合理化調整的必要前提。除此之外，學校需要在新的時代背景下，要求檔案管理人員適應新形勢的需要，提高創新能力，建立創新意識，緊跟時代潮流。最后，要對檔案管理人員進行定期的考核和培訓，并且配備現代化裝備設施。以此來提高檔案管理人員的專業素養和積極性。與此同時，也可以提高檔案管理人員的現代化設備操作能力和檔案管理人員的工作效率，推動檔案管理的現代化[4]。

五、結語

可以見得，高校的檔案管理對高校的發展和人才的培養都至關重要。所以，高校的檔案管理必須要取其精華，去其糟粕，與時俱進，在發展的過程中不斷完善和創新科學的管理模式，在思想上重視高校的檔案管理，不斷吸取和培養人才，提高管理人員的素質，逐漸形成一支系統、完整的檔案管理隊伍。

參考文獻：

[1]王根健.高校檔案管理體制的變革與創新研究[J].蘭臺世界，2020（04）：83-86.

[2]徐小莉.體制改革背景下高校檔案管理措施探討[J].赤峰學院學報（自然科學版），2020，36（01）：94-95.

[3]江佩瓊.高校檔案管理體制與發展研究[J].黑河學刊，2020（01）：11-13.

[4]李雪茹.高校檔案管理體制與發展研究[J].蘭臺內外，2019（08）：21-22.