國有企業檔案數字化的探索與實踐

葉國梅

摘要：檔案是國有企業的重要資產，對企業的管理決策、科技創新和可持續發展具有非常重要的意義。隨著信息技術的深入發展和廣泛應用，如何將科技成果應用到企業檔案管理中，是企業面臨的重要課題。從廣州移動檔案管理實際出發，思考如何利用信息技術進行企業檔案管理數字化，為企業發展提供堅實保障。

關鍵詞： 國有企業;檔案數字化;探索實踐

中圖分類號：G642 ? ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）17-0239-02

Abstract： Archives is an important asset of state-owned enterprises， which is of great significance to the management decision， scientific and technological innovation and sustainabledevelopment of enterprises.With the in-depth development and extensive application of information technology， how to apply the scientific and technological achievements to the management of enterprise archives is an important issue faced by enterprises.Based on the actual situation of file management in guangzhou mobile， this paper discusses how to use information technology to digitize the management of corporate files and provide a solid guarantee for the development of enterprises.

Key words： state-owned enterprises; digitization of archives; exploration and practice

在公有制為主體的經濟制度下，國有企業控制著我國國民經濟的命脈，在我國社會主義現代化建設中占有重要地位。檔案是企業生產、經營、管理活動的真實記錄，是企業有形資產的憑證和無形資產的組成要素。檔案是全體員工的智慧結晶，是國有企業的知識資源和寶貴財富。借助先進的信息技術，充分挖掘檔案的價值，能為企業領導提供決策支持，從而推動企業的科技創新和可持續發展。

支撐我國國民經濟命脈的國有企業，通常成立年限早，企業年齡長，積累的檔案資料非常多。以廣州移動公司為例，截至2018年12月底，廣州移動館藏檔案材料已達46萬件（卷），其中合同檔案約占50%，在日常工作中經常被利用到報賬、訴訟、用電報裝等。此外，郵電系統分營之前，形成了一批早期文書檔案，隨著年代久遠，這些紙質材料逐漸風化受損。處理這些傳統檔案耗時費力，工作效率低下。據統計，近三年，廣州移動日均檔案利用量是51件（卷），按傳統紙質檔案借閱耗時分析，每件檔案從庫房調出，到收回入庫，平均耗時0.3小時，日均處理時長為15.3小時，相當于2人日的工作量。另外，紙質檔案借閱以手工為主，檔案原件被借出后，由于各種因素的影響，易造成原件丟失，從而產生不可挽回的損失。因此，探索企業檔案數字化管理是企業提檔升級的必由之路。

1方案設計

企業檔案工作是企業基礎性工作，在保障企業生產、經營和管理活動持續開展、資產保障增值和記錄企業歷史等方面有著重要的地位和作業。根據國有企業檔案管理現狀，從信息安全、人員管理、費用預算等方面制定符合企業的檔案數字化方案，如圖1所示。具體工藝流程包括領取案卷、檔案分類整理、檔案修復、檔案掃描、圖像質檢、條目錄入和校對、文件格式轉換、檔案裝訂歸還案卷、數據掛接到檔案系統和掃描數據備份等。其中整個掃描流程，輔助以數字化加工掃描軟件進行實施。

2檔案數字化

檔案數字化是一項非常細致的工作，包括檔案前期登記檢查、對破損檔案重新修復和整理，已有條目的核對、補缺、完善，檔案掃描，圖像處理，圖像存儲，數據掛接，已掛接文件的核對、更改（對掛接錯位或明顯不能利用的頁面重新進行掃描），OCR識別（手寫檔案不要進行OCR識別），數據上傳，數據驗收，數據提交，數據備份，檔案實體消毒、入庫上架等整套工作。

（1） 引入合適的服務方。根據國家檔案局發布的《檔案服務外包工作規范》，引入的服務方利用計算機技術對需對紙質檔案、音像檔案、微縮檔案等進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態硬盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本。為了檔案信息的安全，雙方制定出合適的檔案管理機制，并簽訂保密協議，確保檔案原件和數字化信息的安全。

（2） 制定規范的工作流。數字化實施的各個環節都需詳細的登記，整理、匯總、裝訂成冊，而且集存規范的記錄，如工作流程單、檔案交接單等。

（3） 檔案提卷。核對檔案的卷/盒數、件數、頁數、檔案的借閱、缺失、破損情況詳細地記錄在《檔案交接單》中。

（4） 檔案掃描。根據檔案幅面的大小（A4、A1、A0）等，選擇相應規格的掃描儀進行掃描。幅面小于或等于A4頁面采用平板掃描儀掃描，圖紙采用專業的圖紙掃描儀進行掃描。掃描色彩模式：全部文件彩色掃描。掃描分辨率為300dpi。掃描存儲的格式：單頁TIFF或多頁TIFF一套，雙層PDF。

（5） 圖像處理。去除圖像的污點、黑邊、折痕，對傾斜的圖像要糾正，對有影響圖像閱讀方式的掃描件將進行旋轉處理。檢查圖像掃描質量：掃描內容是否完整、是否有掃錯頁、漏頁等情況，若有需重新掃描的紙質文件，應及時反饋，依據流程做二次處理。為能縮小圖像文件的容量，節省存儲空間，不影響預覽速度，需把紙張多余的白邊去除，統一設置紙張的大小，使用者預覽時更加美觀。為使掃描圖像質量更高，對文件進行居中處理。圖像存儲且壓縮格式：黑白TIFF采用G4壓縮;彩色TIFF采用JPEG壓縮。

（6） 條目錄入及校對。采用檔案原件和檔案數據庫的校對方式，對數據逐條進行核對，核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據則應進行修改或重錄。

（7） 檔案還原裝訂。恢復檔案原貌。

（8） 數據掛接。對所錄的數據按照檔案類別進行匯總，導入到電腦中，再把轉換的PDF文件掛接到對應的文件夾中，并檢查掛接的數據是否有完整（漏條、掛錯等），發現問題及時修改。

（9） 數據備份。DVD/CD、光盤備份一份;將TIFF文件進行光盤刻錄，保證同一張光盤上的目錄信息與圖像文件對應。確保所刻盤內的數據可拷貝，光盤可正常閱讀使用。TIFF格式圖像與雙層PDF水印圖像由上傳到盤陣存儲器進行備份保存。

3檔案數字化管理的優勢

依托實數字化加工管理軟件進行檔案掃描、圖像處理、著錄、校對、質檢、自動掛接、查詢檢索、數據轉換、數據上傳、數據統計、打印輸出等功能，有五種優勢。

（1）檔案修復：檔案歸檔前使用過程中存在破損的情況，在數字化加工中發現并對破損的都進行修復處理。

（2）整理糾錯：原檔案在歸檔整理裝訂過程中，將頁面正反面調轉打孔裝訂，導致在查閱實體檔案不便利的情況，在數字化服務過程中實體進行糾錯。

（3）引入OCR技術：可以直接提取圖像上的文字信息、減少手工輸入文字的次數，節約錄入時間、減輕工作量、提高工作效率。實踐證明其在檔案信息數字化工程中的作用愈來愈顯著。

（4）二維碼識別：系統掃描功能在掃描的同時，可以自動識別實體文件上面的一維條碼和二維碼，并根據我單位的個性化要求采集和解析條碼信息，并對原先的識別技術進行升級由只能識別一維黑白條碼，升級為能識別一維、二維條碼。

（5）多重校對錄入：根據信息化項目對條目錄入正確率的要求差異，該系統支持單機錄入、雙機錄入以及三機錄入以提高錄入數據的準確性。

4方案實踐成果

檔案數字后，實現檔案雙套備份的同時，提升檔案管理服務能力，同時，節約了企業管理成本。首先確保了檔案安全，傳統的紙質檔案，檔案員完全依靠手工方式來實現利用服務，借閱實體檔案，由于自然災害或者自身管理原因，不可避免地會造成有些重要檔案的丟失和損壞。數字化后，檔案數據實現異地異質備份，后續的統計、開發、借閱等工作，可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害。其次，節約了企業成本。第一，節約人力成本。根據分析，處理傳統的檔案借閱每件需要0.3小時，數字化化后，處理每件時長大約在0.15小時，人力成本節省了50%。第二，把檔案員從繁重的重復勞動中解脫出來，極大減輕了工作人員的負擔。第三，節約企業復印資源和紙張成本，數字化后，檔案復印量減少，按目前廣州移動年需復印的借閱量1550件計算，每年節約紙張大約36000張，經年累月，是一筆不小的費用。最后，提高了工作效率。檔案信息化后，企業的無形資產可以快速向需求者提供瀏覽，檔案室逐漸從保管部門轉變為信息中心、記憶庫。

5結束語

傳統的紙質檔案，檔案人員完全依靠手工方式來實現利用服務，借閱實體檔案，由于自然災害或者自身管理原因，不可避免地會造成有些重要檔案的丟失和損壞。檔案數字化后，檔案數據實現異地異質備份，后續的統計、開發、借閱等工作可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害。廣州移動檔案數字化將為通信行業的檔案工作帶來了新的挑戰和機遇，也將為日后通信事業留下寶貴的財富。

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【通聯編輯：王力】