檔案“源代碼”—讓紙質檔案“活”起來

孔鋒

摘 要：檔案“源代碼”是指為流動人員人事檔案生成一個二維碼，檔案所有者或代理單位憑二維碼即可知曉檔案基礎信息，了解檔案所在地（可具體到庫房內某一櫥柜及編號）及檔案轉入轉出痕跡等資料信息。如果需要修改或增刪內容，工作人員核實補錄后，當事人只要重掃二維碼即可獲取更新后的內容。服務對象還可以通過二維碼獲取檔案管理部門公開信息，與檔案管理人員實現精準對接。檔案源代碼生成后，流動人員人事檔案管理更加透明化，檔案所有者或代理單位能實時掌握自己的檔案情況，實現了“數據多跑路，群眾少跑腿”。減輕了檔案管理工作者的工作壓力，提高了群眾的滿意度。

關鍵詞：源代碼;檔案;紙質

近期，濟寧市兗州區人才服務中心為方便辦事群眾，開展了檔案“源代碼”推廣工作，受到省級業務部門認可，做為試點單位，繼續深入推廣。為便于試點工作順利進行，從業務角度經過認真推敲，提出個人思考如下：

1 檔案“源代碼”的可行性分析

一是符合大數據時代對政務服務的要求。隨著放管服工作的深入開展，廣大群眾對行政服務數字化管理的需求日益強烈，人事檔案尤其是流動人員人事檔案紙質化、表格化的常規管理，已與整個社會資源特別是人才資源的流動、交互與共享的形勢嚴重脫節，無論是檔案所有者或代理單位均迫切要求以數據為支撐的檔案信息管理體系，代替落后的紙質管理及由人檔分離造成的信息閉塞。二是“源代碼”可為服務對象提供實時服務。檔案“源代碼”是指為各人才服務中心管理的所有流動人員人事檔案生成唯一二維碼，檔案所有者或代理單位憑二維碼即可知曉人事檔案基礎信息，主要是檔案所在地（甚至可具體到庫房內某一櫥柜及編號）、檔案基本屬性信息（如姓名、學歷、院校等）、檔案轉入轉出痕跡、檔案管理員聯系方式等信息。如個人檔案信息需要修改或增刪內容，工作人員核實補錄后，當事人只要重掃二維碼即可獲取更新后的內容，完全可以實現即改即知的實時更新，大大提升了檔案管理的便捷度和透明度，節約了來往運送人事檔案的社會成本。三是現有的技術平臺可以支持項目運行。目前，我單位利用商業平臺“草料二維碼”生成“源代碼”，該平臺方便、好操作，工作人員無需培訓，只要基礎信息完備，導入Excel數據，極短時間即可自動生成一批結構相似內容不同的二維碼。同時可支持文字及圖片的掃錄，自動記錄查看歷史，支持手機及電腦端雙平臺運行，完全滿足我們檔案信息化管理的需求。四是有創新性，適合全省乃至全國推廣。該項目在全省尚屬首創，我單位自運用以來，得到服務對象的一致認可，紛紛表示該項服務符合“數據多跑路，群眾少跑腿”現代政務服務要求。既然流動人員遍及全國各地，一檔一碼的“源代碼”檔案信息服務具備充足的群眾基礎，極具復制及推廣價值。

2 目前工作成效

目前，兗州區人才服務中心管理流動人員人事近叁萬份，而且以每年倆千份的速度遞增。當前所有流動人員人事檔案基礎信息的采集工作已接近尾聲。在此基礎上，我們先在幾個有一定規模的代理單位實現了“源代碼”管理，檔案“源代碼”生成后，集合成冊，企業對員工人事檔案管理情況一目了然。結合電子政務廣泛開展，檔案委托單位實時掌握人事檔案管理情況，根據“源代碼”提供的檔案存放信息與管理單位對應科室工作人員實現精準對接，減輕了檔案管理工作者的工作壓力，得到了代理單位人力資源部門及存檔人員的一致認可，檔案實時更新工作也在流動人員中進行了試運行，試行人員均認為“源代碼”具有實時、便捷等優勢，期待大力推廣。

3 面臨的困難和問題

雖然，檔案“源代碼”的實行為流動人員人事檔案開辟了一條新的管理之路，但在推行過程中仍存在一些困難和問題。

1）流動人員知曉率低。2020年，人員流動率較低，到檔案所在地主動聯系查詢檔案人數較往年大為減少，給源代碼推行工作帶來一定難度。大多數流動人員不知曉實行此項服務，我們雖然生產了一些“源代碼”，但發放到個人手中的并不多。因為是新興事物，宣傳及推廣工作跟進較慢，群眾知曉率低，推廣仍需一定時間。

2）商業平臺的盈利性與檔案管理的公益性不可兼具。各地人才服務中心流動人員人事檔案均實行公益性管理，如果依托草料二維碼平臺生成檔案“源代碼”，草料二維碼畢竟是商業性平臺，目前可免費使用50M的容量，兗州區目前存放流動人員人事檔案近叁萬份，如果僅錄入簡單檔案基本文字信息，尚可實現免費使用。一經推廣，隨著檔案信息的不斷健全完善，草料二維碼提供的免費容量恐難支持大范圍流動人員人事檔案龐大的數據流量;另外，服務對象的高頻使用或將促使商業平臺受利益驅使，開通限時免費或降低免費容量，影響源代碼的推廣使用。

3）二維碼生成平臺安全性仍亟待提升。根據《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》要求，人事檔案管理應當按照管理制度化、規范化、科學化的要求，嚴格遵循保密制度。兗州區人才服務中心目前錄入的檔案“源代碼”，只提供可公開的流動人員檔案基本信息，幫助服務對象找到個人人事檔案的“家”。隨著單位人力資源管理要求的不斷提高，僅顯示基本信息，很快將不能滿足代理單位對代理人員人事檔案信息完整性及全面性的要求。如果付于“源代碼”更多的實用性，商業二維碼生成平臺的安全性及使用權限將面臨極大挑戰。

4 推進工作的意見建議

下一步，兗州區人才服務中心將繼續堅持為人民服務的宗旨和對服務對象高度負責的原則利用一至兩年的時間將流動人員人事檔案“源代碼”工作推行好，保證服務對象的人事檔案盡快實現數字化、規范化，爭做全省流動人員人事檔案信息化建設工作的排頭兵。

一是強化檔案“源代碼”工作的信息宣傳。充分利用微信公眾號、電臺、報紙等媒體渠道，廣泛宣傳“源代碼”服務內容及優勢特點，盡快提高“源代碼”的知曉率和使用度，讓它可以惠及更多的流動人員和代理單位，既而得到更大范圍或地區的認可應用。

二是迅速完善基礎信息的采集。生成“源化碼”的前提是基礎信息的采集，只有基礎信息采集全面了生成的二維碼才有意義。我們計劃利用半年的時間，通過社保平臺、檔案整理等方式，盡可能多的獲得存檔人員的身份證號等基礎信息并認真核實，保證采集到信息盡可能的真實完善、覆蓋面廣。鼓勵更多的檔案所有者通過“源代碼”找到檔案所在地，動態關注自己的檔案信息，讓每一份流動人員人事檔案“活”起來。

三是積極爭取上級資金技術支持。流動人員人事檔案信息化建設是一項嚴肅系統的工程，需要全省乃至全國范圍各職能部門的通力合作。綜合性的商業平臺或不能滿足這項工作的全面開展實施，只有政府投入資金技術，開發自己的二維碼生成技術，結合人社部門已有的后臺數據管理，根據不同的管理者設置不同的檔案使用權限，才能實現流動人員人事檔案管理的安全有效，達到讓“代理單位、服務對象滿意和檔案管理部門”三方滿意的目的。

參考文獻

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