中職院校評估檔案材料的收集與整理方法初探

鄧艷

摘 要：隨著教育事業的不斷發展，教育評估已經成為我國現代教育的一項基本制度。評估檔案材料的收集和整理是評估工作順利開展的最重要一環，高質量的評估檔案材料是中職院校辦學條件、教育水平和學校特色的重要體現，是評估專家對中職院校人才培養工作水平做出正確評價和判斷的重要依據。明確評估檔案材料的收集范圍、收集方法和整理規范，有助于形成科學規范地評估檔案，有助于提升評估工作效率，對檔案評估工作有著重要意義。

關鍵詞：中職院校;檔案;檔案收集

1 前言

教育部為促進中職院校人才培養工作水平的提升，建立了五年為一個周期的評估制度，開展以評促建、以評促改、以評促管、以評促建、重在建設的中職院校人才培養評估工作。中職院校評估檔案是學校建設、教學管理和教學過程中形成的，用于學校評估的支撐文件佐證材料。齊全且真實有效的評估檔案，能夠體現學校發展的歷史和當前的現狀，以及學校未來的發展和人才隊伍建設規劃，評估專家通過檔案能夠正確的評價學校人才培養工作的重要依據。高質量的評估檔案材料能夠充分體現出學校管理水平、教學水平和辦學質量。促進學校加強基礎建設，提升學校管理水平，建立和完善自我發展、自我約束的機制，不斷提升學校教學質量和辦學效益，為國家社會培養更多的專業技能型人才。

評估檔案是評估工作中的一項十分重要的任務，其涉及范圍廣、工作內容多、工作量大，建立完善的評估檔案不僅是對學校檔案藏室的利用效益的檢驗，檔案部門要在管理好現有檔案的同時，要協助評估工作部門加強對評估檔案的管理，結合學校實際情況，制定檔案管理辦法，使評估檔案管理有序開展，根據各類評估工作的需要，調整工作目標和重點。發揮檔案室檔案的利用率，加強檔案查閱、咨詢、信息整合等工作，使評估檔案信息更加豐富，實現制度化、規范化和標準化管理。

2 中職院校評估檔案材料的收集范圍

中職院校人才培養工作需要制定相應的指標，以便于教學水平的評估，所評估的內容涵蓋辦學方向、辦學模式、專業設置、學院面積、學生管理、師資隊伍、教學管理以及校企合作等方方面面。為保障評估檔案資料的完備性，中職院校需要建立迎評辦公室和評估佐證資料室，按照上級主管部門下發的評審細則標準，檔案佐證材料由各學院和各個部門，掌握評分要點，制定出相應的評估檔案佐證材料目錄清單。目前我國對于重點中職院校評估體系包含3個一級指標，15個二級指標以及39個三級指標，無論是幾級指標，都需要達到具體的標準，并且提供相應的佐證材料。這就需要學校在日常教學工作中整理和編制相應完整、準確、真實有效的支撐材料。根據評估檔案材料目錄，再結合學校的實際情況，收集和整理以下檔案材料：反映學校辦學指導思想、師資隊伍建設、教學條件與利用、教學建設與改革、教學管理以及教學效果等方面的檔案材料。

反映學校辦學指導思想的檔案材料主要是辦學方向正確，用科學發展觀指導工作。包括學校的師資力量規劃、辦學理念和校園文化建設、實驗實訓建設和規劃等基礎建設，另外，還包括對學校辦公會議紀要和相應的決議事件的記錄、學校各部門領導的年度工作計劃和總結、學校對師生開展思想教育學習計劃及相關的文件、記錄等。此外，還包括學校出臺的教學資源傾斜政策文件和相應的材料文件等，對于校園建設還要準備學校平面圖、土地證、租賃合同以及新征地批文等。校園文化建設包括：學校辦學理念的宣貫、學校校歌、校風建設、學風建設等。

關于師資隊伍建設的檔案材料包含師生對比計算統計數據、教師工作量資料、教師管理制度、教師評測檔案和考核匯總等。另外還有教師的學歷以及職稱情況、設立專業教學研究機構，加強技能人才培養規律和方法的研究。師資獲獎情況以及專業設置和培養層次相適應師資隊伍等。對于科研經費需要對經費來源進行匯總，例財政撥款、專項經費、學費等，對于改善學校辦學條件的經費還要分類匯總項目實施的時間、地點、金額以及相應的協議和審批文件等。

反映教學條件與應用的材料主要包括：學校建筑面積匯總表、平面圖、用房統計、教學設備資產價值統計、圖書館館藏信息、體育器材實物與價值統計材料、圖書館和實驗室開放時間和管理制度等。此外，還要準備校企合作情況、職業技能鑒定文件和制度、在校生已獲得的專業技能證書匯總表以及校園網絡建設及運行狀況材料等。

教學建設與改革需要準備的佐證材料包括：專業建設規劃、教學日歷、畢業設計情況、素質教育建設材料。專業建設規劃細分為當前學校專業設置情況、專業介紹、專業教學計劃、專業教學資料以及試點教學改革專業教學方案、實施計劃和相應的評審文件。教學日歷包含各專業教學成果、教材使用情況、多媒體教學情況、省市比賽活動、專家專題講座、學生實驗實習情況以及學生專業技能和職業資格情況等。素質教育建設資料除了包含各個專業技能測試題庫和樣卷之外，還包含素質教育的目標、探索、實施和研究等。涵蓋思想道德素質教育、心理健康教育、文化素質教育、職業技能素質教育和社會實踐等支撐資料。

至于教學管理的佐證材料包括：校系教學管理制度、教師和學生獎懲情況、教學質量評估檔案等。其中教學管理制度包括學生和老師管理制度、教學工作會議記錄、學生管理系統信息化建設文件。教師和學生獎懲情況主要是教師獲得的科研成果和學生參加學校活動獲得的獎勵，以及師生違紀行為的懲罰文件等。教學質量評估包括教師評教、學生評教、教師工作計劃和總結等。

此外，教學效果的佐證材料，包括學校加強學生英語、計算機等考試工作的文件、學生考試通過率統計及專業技能情況、學生各專業成績統計、學生實驗實訓記錄、畢業論文答辯、教師指導記錄以及畢業論文成績、學生校外實習計劃、實習報告和總結、學生就業率和畢業跟蹤調查報告以及就業率排名情況等。

3 中職院校評估檔案材料的收集與整理方法

檔案材料的收集制度要按照《檔案法》、《評審細則》并結合本校的實際情況，制定相應的《中職院校教育評估檔案管理實施辦法細則》。首先根據要求明確歸檔評估材料的范圍，確保佐證材料的完整性，不留空檔，根據材料特點，采取多渠道、多方法的方式去收集，對于一些評估材料需要專人、定時、保質保量的集中收集并歸檔，例如：學生的花名冊、教學計劃和工作總結等。而有的材料是在特殊的環境條件下產生的，甚至是有特定情形產生的，這類材料的收集需要采用現場跟蹤，及時收集的方法，否則收集難度大幅提升，甚至是無法收集。例如：師生考試試卷、行政人員的聽課筆記等。另外，材料的搜集一定要遵循真實可靠的原則，并按照規范要求整理評估材料的外觀形式。這就需要在收集材料過程中，注重材料的外觀形式，即文檔的格式，規范材料用紙標準、頁邊距、行間距、打印方向等。此外，對于標題、附件、落款和文字內容等也要嚴格要求，對于不符合要求的材料，需要重新制作，直到材料規范。評估檔案所需搜集的材料范圍、歸檔要求和實踐要求確定后，要確保材料的真實性、完整性和信息的可靠性，助力檔案材料收集工作的順利開展，為評估檔案工作打下堅實基礎。

3.1 采用單一的分類方法

評估檔案材料需要遵循現行的、通用的整理方法，在收集的過程中進行整理。文書類的文件存檔方法分為4類，即，保管期限-年度分類法、保管期限-年度-問題分類法、問題-年度-保管期限分類法、年度-保管期限分類法。評估檔案分類方法采用問題-年度-保管期限分類法。嚴格執行按問題-年度分類的方法，這里的問題即指評估方案中三級指標體系下的評估觀察點。由于評估時，評估專家組在一天的時間內，需要查閱上萬份評估檔案材料，這樣分類有利于迅速調閱。所以宜采用先按評估內容分開，再按年度進行分類，提升評估效率。

另外，在整理和分類檔案時要規范與粗放相結合，例如：在整理學生素質教育手冊時，按照每人一份，全年級人數按照500人計算，4年手冊數量約3000冊，可以將學生按照分層抽樣的方法抽取一定數量的樣本進行規范化整理，其他的則按問題-年度分類法打爆，減少檔案整理的工作量。檔案的整理需要結合實際情況，靈活處理。

3.2 采用多元的保管期限

評估檔案需要按照評估方案進行整理，所以在組卷時，要用系統的、完整的、充分的評估檔案材料佐證評估要點，這樣會導致一盒文件中，會出現永久文件、定期文件以及不定期文件。如果按照保管期限進行分類裝盒，將會影響材料的系統性、完整性和真實性，不利于評估工作的順利進行。檔案整理和分類要立足于服務檔案評估，因此，要使用多元的保管期限進行檔案裝盒。

3.3 以“多軌制”方法編訂目錄

評估檔案材料的搜集和整理，日常都是分散在各處室的，在各處室整理檔案時，會先編制一個臨時號，使用鉛筆在盒上標明，有助于減少后續整理的工作量。在教育評估檔案前，各處室將整理好的評估材料移交到閱覽室，進行下一步搜集整理工作，直到將文件整理成為最佳的評估檔案。在進行目錄編訂時。可以采用三級目錄法，例如：評估方案中有15個二級指標，則將檔案分為15類，作為一級目錄，并用拼音字母簡寫，簡寫字母多是選擇1到2個漢字的大寫漢語拼音首字母，以代替文件名。采用阿拉伯數字1、2、3分別指代“永久”、“長期”，“短期”不同的年限。對應的三級指標為二級目錄，三級目錄編制流水號。

4 結語

中職院校評估檔案工作是一次全面的考驗和檢閱，通過評估，全校上下會加強檔案工作的重視程度，強化檔案意識，有助于管理層次的提升，編制申報材料匯編，利用ISO質量管理認證，為學校檔案工作提供了良好的發展契機。學校要重視評估檔案工作，以評促改、以評促管，使學校檔案工作建設得更加科學、規范。

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