高職關于職工檔案管理信息化建設問題的研究

摘 要：職工檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要內容，為了應對信息量劇增、管理方式陳舊等問題，高職院校的檔案管理部門開始推進職工檔案管理的信息化建設，旨在以信息化技術為支撐，優化職工檔案管理的整體過程，提升職工檔案管理的有效性。只是目前高職院校所開展的職工檔案管理信息化建設還存在一些阻礙性的發展問題，需要檔案管理人員予以重視，并采取可行的應對性措施，提高職工檔案管理的信息化水平。

關鍵詞：高職院校;職工檔案管理;信息化建設;管理方式

職工檔案一般是人事部門在招用職工、調配職工、培訓職工、考核職工、獎懲與任用職工的過程中所形成的與職工個人工作經歷、工作表現、業務水平、工作變動等等內容相關的一份文件材料。高職院校在教學管理工作中，需要以職工檔案為依據，對職工進行全面的考察，展開有效的職工管理。只是職工檔案信息量劇增，若沿用以往的檔案管理方式，則會限制職工檔案管理的工作效率。高職院校應通過職工檔案管理信息化建設這一渠道，克服職工檔案管理的問題。

1 高職職工檔案管理信息化建設面臨的各項問題

檔案管理信息化，實際上就是指檔案管理者利用現代信息化技術實現檔案數據的自動化采集、處理、運用與管理。這一檔案管理信息化是檔案管理的重要發展趨勢，檔案管理者通過提高檔案管理的信息化水平，可有效提升信息化檔案管理的質量[1]。而在高職院校的職工檔案管理中，雖然檔案管理者正在推進職工檔案管理信息化建設，但是其中存在一些問題，影響著職工檔案管理信息化建設的實際成效。

首先，高職院校職工檔案管理者的信息化管理意識還比較淺薄，沒有認真研究職工檔案管理信息化建設中遇到的各種新問題，所采用的檔案管理方法還具有陳舊的元素，沒有徹底轉變職工檔案信息化管理方式，使得職工檔案管理信息化建設中存在一些漏洞，影響了職工檔案信息化管理的質量。

其次，高職院校職工檔案信息化管理者的服務觀念、管理方法、管理手段有待得到進一步的創新與提升。職工檔案信息化管理對管理者提出的要求比較嚴格，如熟悉信息化檔案管理技術與手段、熟悉職工檔案信息化管理的理論知識與操作技能、具備良好的信息處理能力與信息化服務意識等等。

最后，高職院校職工檔案管理信息化建設中的信息資源建設與數據庫建設力度有待加強。檔案信息資源建設與數據庫建設均是職工檔案管理信息化建設的基礎性工作，需要檔案管理者對此予以足夠的重視，夯實職工檔案管理信息化建設的基礎。

2 推進高職職工檔案管理信息化建設的有效措施

2.1 提升職工檔案信息化管理人員的綜合素質

高職院校職工檔案信息化管理人員的管理意識強化、服務觀念更新、管理方法的改進、業務素養與技術技能的提升等等都可為職工檔案信息化管理提供質量保證，要推進高職職工檔案管理信息化建設的健康開展，則可從提升管理人員的綜合素質入手，讓管理人員可以做好技術性極強的職工檔案信息化管理工作。為此，高職職工檔案管理部門應做好以下幾項管理人員培訓工作：

一是通過滲透思想政治教育，提升管理人員的思想道德修養與法治素養。思想政治教育內容可涵括檔案法、保密法相關的法律法規、高職院校檔案管理的規章制度等等，讓管理人員在學習思想政治理論知識時，樹立起敬業愛崗精神、團結合作精神等等，并有效增強其法制觀念。二是通過職工檔案信息化管理的專業知識教育，包括計算機基礎知識、計算機網絡操作技術知識、數據庫技術專業知識等等，以提升管理人員的專業知識水平、信息化技術操作能力等等[2]。

三是加強服務理念教育，讓管理人員樹立起服務觀念與服務創新意識，要學會為服務對象提供快捷、高效的檔案信息服務。在這方面，要求管理人員熟知職工檔案信息檢索、信息閱讀的服務機制相關知識，在信息化的檔案管理服務機制下，推進職工檔案信息的高效化利用。通過優質的職工檔案信息化管理服務，高職院校的教職工能夠有效增強個人的檔案意識，使其了解到職工檔案信息化管理的重要性，進而主動配合檔案管理部門的工作，推進職工檔案信息化管理的發展進程。

2.2 利用互聯網技術建立職工網絡檔案館

在互聯網+的新技術支持之下，高職院校的檔案管理部門可建立起具有較高信息化水平的職工網絡檔案館。在這個方面，職工檔案管理人員應結合高職院校的實際條件，引入辦公自動化系統、檔案信息資源規劃系統等等有用的軟件，提高職工網絡檔案館的自動化辦公水平，以加強職工檔案信息資源建設，有效推進職工檔案信息化建設的順利開展[3]。在這方面，高職檔案管理部門還應注重完善各種硬件設備，利用有用的軟硬件設備，建立起高職職工檔案信息化管理的專欄網站，便于管理人員快速、科學地分析高職院校的人力資源情況，對職工的新發展需求進行合理的預測，并基于此，盡可能地滿足職工的各種新發展需求。此外，高職職工檔案信息化管理人員可建立起職工檔案歸檔處理的網絡化管理機制，開設網絡化的專遞窗口，在網絡平臺上對職工檔案文件進行便捷的處理，以提高職工檔案管理信息化建設的實際水平。

2.3 基于大數據技術加強檔案數據庫建設

職工檔案管理數據庫的建立、運行與維護是職工檔案管理信息化建設的核心任務，需要高職檔案管理部門加強職工檔案管理數據庫的信息化建設工作，旨在提高職工檔案數據庫的管理水平。而在這方面，管理人員需認識到檔案數據庫管理通常都需要依托數據庫管理系統來進行。因此，檔案管理人員可引入以大數據為支撐的數據庫管理系統，提高職工檔案管理數據庫建設水平[4]。

首先，檔案管理人員可建立便捷、實用、專業性強的職工檔案數據庫，使其更好地為職工檔案信息化管理服務。這一職工檔案數據庫需涵括高職院校職工的各種基本信息，如職工姓名、職稱、職務等等基本的數據信息。其次，檔案管理人員可建立起專業技術信息庫，這一數據庫可記錄職工每年的進修學習情況、教研技術創新等信息，這可以更好地反映職工業務素養與技術能力的發展情況，可為高職職工全面考核提供更準確、更詳細的參考依據。最后，檔案管理人員可引入檔案信息數據自動處理與管理系統，實現職工檔案數據信息的自動化管理，包括信息數據的自動化收集、自動化加工、自動化整理、自動化更新等等，有利于提高職工檔案信息的智能化管理水平。檔案部門可建立起檔案管理工作者的業務應用平臺，在最大程度上提高職工檔案信息化管理的水平。同時，檔案部門可面向高職院校教職工引入互聯網檔案信息應用系統，為教職工提供最優質的檔案管理服務，最大化地提高職工檔案信息的利用率，真正推進新時期高職職工檔案信息化建設的健康發展。

3 結束語

總而言之，高職職工檔案管理人員的淺薄管理意識、缺乏創新的服務觀念與管理技術手段、信息資源建設與數據庫建設水平等等都與職工檔案管理信息化建設的有效性存在緊密的關系。檔案部門可從具體的問題著手，采取相適應的解決對策，改善職工檔案管理信息化建設的問題，保障職工檔案信息化管理的質量。

參考文獻

[1]褚海燕.淺析高職院校檔案信息化建設的現狀、問題與對策[J].黑河學刊，2019（06）：171-172.

[2]李欣欣.探析高職院校人事檔案管理信息化建設[J].才智，2019

（01）：223.

[3]吳冬梅.高職院校檔案工作信息化建設的實踐及改進對策[J].黃岡職業技術學院學報，2018，20（02）：70-72.

[4]姚麗麗，邢艷娟.基于大數據時代高職院檔案信息化建設的探究[J].遼寧高職學報，2019，21（02）：103-106.

作者簡介

康志華（1988-），女，山西原平人，陜西職業技術學院，碩士研究生，碩士期間主要研究贗熱源鬼成像，現階段主要從事研究人力資源管理工作。