淺析當前房地產檔案管理的現狀和優化對策

摘要：房地產檔案在房地產業發展中占據著極為重要的地位，可以在房地產爭議糾紛中發揮關鍵作用，同時能有效保護個人、集體和國家的房屋所有權益，是房管部門的一項核心工作。隨著社會發展，不斷優化房地產檔案管理工作，推動房地產檔案管理現代化，能更好地服務于區域經濟發展，滿足社會需求，向群眾提供更加便捷的服務。

關鍵詞：房地產檔案管理;現狀;優化對策

1 導言

在現階段，房地產經濟活動中檔案管理是一項重要的基礎工作，是房地產管理部門的職責所在。為進一步強化房地產檔案管理，要管理部門運用現代化、標準化和規范化的管理手段，建立健全檔案信息，更好地服務于房地產管理和發展。只有充分認識到現階段房地產檔案管理存在的問題，并將切實可行的解決措施嚴格落到實處。同時，在社會的不斷發展下，要積極創新，對檔案管理辦法予以完善，和時代發展保持同步，這樣才能推動房地產經濟的良好發展，為國民經濟發展奠定堅實的基礎。

2 房地產檔案管理工作控制意義

現階段，我國房地產樓盤開發速度越來越快，存量房和新建樓盤的流轉交易頻率較高，在此形勢下便產生了諸多房產檔案信息的管理難題。因此，專業化、信息化管理房地產檔案信息意義重大。第一，房地產檔案管理可以將資信制度構建起來。現代房產交易不能借助交易雙方的契約界定房屋產權、使用權和歸屬權，而要利用專業化的房產檔案信息管理，記錄和存儲房產交易雙方的信息，確保在之后的房屋產權變動中具有資信證明。第二，房地產檔案管理可以使房產交易過程得到簡化。因為現階段房地產檔案管理主要為結合信息化和紙質化的管理方式，因此借助專業化的房產檔案信息管理，可以給予房產交易雙方幫助，使其迅速查找資料，從而簡化房產交易流程。第三，房地產檔案管理可以防止套現，以及一房二賣、重復抵押等問題出現。當前我國已經構建了較為完善的房地產檔案管理制度，只要加大房地產檔案信息的管理力度，便可有效減少房產交易的隱患。所以，有效的房地產檔案管理可以使居民的合法權益得到保障。

3 當前房地產檔案管理的現狀及突出問題

3.1 檔案管理存在較大的安全風險

房地產檔案是重要性極強的檔案材料，尤其是其中的房屋產權檔案，是永久性檔案，一旦形成終生為檔，因此檔案安全工作成為檔案管理工作的首要問題。而就目前房地產檔案管理的現狀來看，大多數管理部門對檔案管理雖然采取了一些基本的防護措施，但是與房地產檔案應該具備的保管環境、安全措施等相比，仍然具有較大的差距，而且房地產檔案中包含大量的紙質文本，且紙質文本都是保存孤本，沒有可以替代的文本，如果保管措施不到位，一旦遇到火災等突發事件，檔案很可能就會被付之一炬，使孤本蕩然無存，后果嚴重。

3.2 信息化建設尚未得到廣泛重視，觀念落后

目前，傳統檔案管理模式凸顯滯后性，很難滿足全社會對房地產檔案的需求，使其面臨新的挑戰。但是，部分檔案管理者對信息化建設缺乏深刻與全面的認識，沒有對信息技術的使用價值給予充分肯定，觀念與思維缺乏先進性，嚴重制約了房地產檔案管理信息化進程，不利于管理水平的提升。

3.3 檔案管理模式較為落后

由于房地產產業發展經過了相當長的歷史時期，檔案管理工作的時間闊度也相對較大，檔案的管理模式也相對滯后，檔案的存在方式也參差不齊，檔案管理部門想要對檔案進行集中統一管理的難度很大。特別是隨著信息化和網絡化手段的普及和應用，檔案管理部門需要對逐年積累下來的檔案資料進行重新整理，但是工作量和工作難度較大，緊靠檔案管理部門是無法完成和實現的，也導致檔案管理工作停滯不前。

4 加強房地產檔案管理的對策

4.1 提高企業檔案管理意識

第一，房地產企業檔案管理人員應具備較強的責任意識，檔案管理人員掌握著檔案信息，也應將相應的責任承擔起來。第二，促進檔案管理意識提高既要從檔案管理人員著手，還應針對企業領導加大教育力度，以便加深其對房地產企業中檔案管理工作重要性的了解。在建立檔案管理意識時，可以借助利用檔案獲得一定的經濟效益，以使企業領導高度重視檔案管理工作，之后再積極普及相關知識，加深房地產企業內部人員對檔案重要性的了解。企業掌握著檔案信息的所有權，管理者無權將檔案信息用于商業用途，若是管理人員責任意識不強，既可能對自身工作造成影響，同時還會損害房地產企業的利益，進而對企業的發展造成影響。因此，只有企業全部人員對檔案管理工作引起高度重視，才能更加順利地開展檔案管理工作，使各部門積極展開配合。

4.2 不斷提升房地產檔案管理的基礎條件

針對房地產檔案時間跨度大、保存年份長，每個歷史時期的檔案構成要件和要求不盡相同，進而造成檔案資料標準不一的問題，要對檔案進行標準化整理，特別是對那些歷史遺留的房地產檔案資料要進行大規模的整理規范，按照現行的檔案管理標準逐步補齊要件，對缺少的文字和影像資料要督促相關部門盡快補齊，未雨綢繆的做好檔案管理的基礎性工作。要不斷加強檔案管理人員的培訓和教育力度，通過開展專業培訓和網絡講座等方式，提升檔案管理人員的職業素質和管理能力，特別是加強管理人員對數字化檔案的熟悉和運用能力，為檔案管理工作提升奠定基礎。

4.3 實現房地產檔案管理現代化

現階段，科學技術得到了迅猛發展，計算機技術逐漸在房地產檔案管理工作中得到了廣泛應用，進而促使房地產檔案管理現代化目標順利實現。在房地產檔案管理中，充分借助網絡技術，可以將現階段房地產檔案管理職工中存在的變化快、流動大等因素導致的更新、整理難度大的問題進行有效解決。計算機和網絡技術的應用相結合，可以有效應對房地產檔案管理中存在的問題，更好地管理、收集和查詢房地產檔案信息。借助先進的技術可以減輕房地產檔案管理的工作量和降低工作難度。借助科學技術手段，可以有效解決傳統人工采集和整理匯總房地產檔案信息工作量大的問題，有效提高工作效率，同時使工作更加精準。除此之外，建立健全房地產電子檔案，逐漸取代傳統的紙質記錄，使房地產檔案實現信息化、數字化。如此，不僅更加環保，也有效節省了空間資源，并能及時共享房地產檔案信息資源，與當前社會的發展需求相適應。值得注意的是，在實際應用中，要不斷完善相關硬件和軟件設施，細化操作流程，增強房地產檔案信息管理的時效性和應用性。

4.4 提高產權檔案的抗風險能力

就房地產產權檔案來說，必須把抗風險意識提升到國家戰略高度。國家為大力管控金融和股市風險運用了各種各樣的手段，獲得了十分可觀的效果，如此，產權檔案管理也可以以此為參考。在股市交易中，每一位客戶交易資料都采用了異地備份的方法，以有效防范不可抗力風險。就產權檔案來說，一般都是紙質材料的形式，但在計算機技術廣泛運用的形勢下，電子檔案的出現為異地存儲和檔案備份提供了方便。電子檔案管理是一項系統、繁雜的工作，不僅要電子化處理庫存檔案，同時還要電子化處理新入庫的檔案資料，需要諸多的人力和物力，因此政府必須為其提供大力支持。

5 結語

房地產檔案管理工作是房地產行業健康發展的重要條件，檔案管理部門和從業人員要不斷提升責任意識和憂患意識，不斷創新管理方式，更新管理理念，強化管理措施，推動房地產檔案管理工作更好更快發展。

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作者簡介：楊明月（1965.3— ），女，漢族，廣西全州人，理學學士，高級經濟師。