深化檔案資源建設，提升企業檔案工作能力和治理能力現在化

何鳳鳳

摘 要：近些年來，我國信息技術的快速發展為企業檔案管理工作提供了一個新的途徑和方法，但是就目前的實際情況來看，很多企業檔案管理工作的信息化、數字化水平依然較低，難以對檔案資料進行充分的開發和利用。基于此，文章首先分析了新時期深化企業檔案資源數字化建設的重要意義，主要包括兩個方面：有利于提升企業檔案管理整體水平、企業檔案管理數字化符合時代發展趨;之后對現階段企業檔案管理工作存在的主要問題進行了介紹，如檔案管理效率低下、檔案管理資源的開發利用不合理;最后，從合理收集檔案資料，開展數字化整理、著錄工作、重視應用信息技術，構建和完善企業數字檔案室等三個方面探討了提升企業檔案管理能力的途徑。

關鍵詞：檔案資源;工作能力;治理能力

隨著經濟全球化的不斷發展和深化，世界各國已經連接為一個整體，這一方面為我國企業的發展提供前所未有的機遇，另一方面也帶來了巨大的挑戰。面對日益激烈的市場競爭，企業必須不斷提升自身的核心競爭力才能夠始終立于不敗之地。而檔案管理工作作為企業日常管理工作重要的組成部分，對提升企業的核心競爭力起著重要的作用。因此，企業必須結合自身的實際情況，及時采取科學、合理的手段，深化檔案資源建設，從而能夠更加充分、有效、安全的開發利用檔案信息資源，進而使企業檔案工作能力和治理能力的現代化得到有效提升。

1 新時期深化企業檔案資源數字化建設的重要意義

1.1 有利于提升企業檔案管理整體水平

在企業數字化建設中，檔案數字化建設占有重要地位，發揮著非常重要的作用，在很大程度上革新了企業檔案管理工作。企業檔案數字化建設主要是為了更好的配置和管理檔案信息資源，從而實現檔案信息資源的網絡化和系統化，進而使新時代企業對利用檔案信息的實際需求得到充分的滿足。另外，在企業的發展過程中進行檔案數字化建設，能夠使企業的信息化管理水平得到進一步提升，從而為企業的生產以及經營管理提供更好的服務，有利于促進企業的可持續發展。因此，企業一定要重視將先進的信息技術應用到檔案管理工作中，對各類檔案信息資源進行深入的開發和利用，從而充分實現企業檔案工作能力和治理能力現在化[1]。

1.2 企業檔案管理數字化符合時代發展趨勢

目前，我國基本上已經普及了計算機和網絡技術，在很大程度上提升了企業生產和經營管理工作的自動化和信息化程度，改變了文件產生和傳輸的方式，并且可以用電子文件的形式儲存各種文件。在未來的檔案管理工作中經過數字化處理的各種電子文件必然是最為重要的構成部分。信息資源將來會和材料資源以及能源等扮演同等重要的角色，其作為一種生產資料和無形的資產必將發揮出重要的作用。現階段，企業加大力度開發和利用信息資源，并在此基礎上使開發利用水平不斷提高，也有利于科學發展觀在企業生產、經營以及管理工作中的貫徹落實[2]。

2 現階段企業檔案管理工作存在的主要問題

2.1 檔案管理效率低下

目前，還有相當一部分企業仍然采用傳統的檔案管理方法開展檔案管理工作，并且在實際的管理工作中缺乏先進的檔案管理設備，同時也比較缺乏先進的儲存方式，一部分企業仍然以紙質文檔為主，這不僅容易使檔案受到破壞，并還容易導致檔案遺失。另外，雖然一部分企業已經將信息化、數字化管理手段應用到了檔案管理工作中，但是由于檔案管理人員缺乏較高的信息技術水平，導致無法將信息化、數字化管理手段的作用充分發揮出來，實際上主要還是依靠人工手段管理檔案資料，導致企業的檔案管理效率比較低下[3]。

2.2 檔案管理資源的開發利用不合理

企業檔案管理工作主要是收集和保存企業生產以及經營管理工作中的各種信息資料，目前大部分企業在開發利用檔案資料方面還處于比較低的水平，這主要是因為很多企業并沒有結合自身實際情況將檔案資源應用和管理系統合理完善的構建起來。

3 新時期深化檔案資源建設提升企業檔案管理能力的途徑

3.1 合理收集檔案資料，開展數字化整理、著錄工作

企業首先應投入足夠的人力、物力以及財力建設和購買相關方面基礎設施以及硬件設備，并加大力度研發相應的軟件，從而將符合企業實際情況檔案信息管理系統合理、完善的構建起來，提高檔案管理工作的數字化水平。其次，企業檔案管理人員要注重收集各個方面的信息資料，使企業的檔案館藏更加的豐富，另外還要注意要充分保障歸檔材料的完整性，這是順利開展數字化整理、著錄工作的基礎。企業檔案管理當然人員在開展數字化管理、著錄工作的過程中要將先進的網絡信息技術充分利用起來，從而提高著錄效率，降低勞動強度，最大程度的減少整理和著錄差錯。數字化技術使以往的檔案資料整理和著錄模式發生了根本性的變化，檔案著錄的空間也因此得到了極大的拓展。利用數字化手段開展檔案資料整理和著錄工作，可以依靠先進的網絡編輯技術、檢索以及儲存技術，并通過計算機的信息處理功能就，更加高效、快捷、方便收集和整理信息并加以著錄，使檔案信息的利用率得到了極大的提升。

3.2 重視應用信息技術，構建和完善企業數字檔案室

為了更好的管理和利用檔案資料，企業領導層一定要重視信息技術的應用，通過現代化信息管理技術構建起相應的網絡信息管理平臺，統一管理企業內部的檔案信息資源，并在此基礎上將企業的數字檔案室建立起來，這樣一方面能夠企業檔案管理工作的管理效率得到有效的提高，通過數字檔案室的網絡信息管理系統可以統一、高效的采集、整理、著錄和儲存，另一方面還能夠使檔案資料的安全性的得到充分的保障。基于網絡信息管理平臺的數字檔案室是，應設置登錄限制，內部人員想要查找和利用相關方面的檔案信息，必須得到授權，并且要給不同的部門設置不同的查閱權限，與此同時檔案管理人員還要根據企業的具體要求合理劃分檔案資源。

3.3 建立健全企業檔案管理制度，充分發揮企業檔案的作用

很長一段時間以來，大部分企業并不十分重視檔案管理工作，相關方面的規章制度也是不夠健全和完善，嚴重影響了檔案管理工作的順利開展，并且對企業的可持續發展也造成了不良影響。針對這種情況，企業首先要轉化以往的思想觀念，結合時代發展要求以及企業的實際情況，將合理完善的檔案管理制度構建起來，從而使企業內部的檔案管理工作更加的規劃、合理，只有這樣才能高效、有序的開發和利用檔案資料，將企業檔案的作用充分發揮出來。特別是在數字信息化背景下，企業的檔案管理工作中存在的漏洞和不足，可能會導致檔案信息泄露，對企業的經營發展產生嚴重威脅。

4 結束語

總而言之，隨著全體一體化的深入發展，企業之間的市場競爭日趨白熱化。在這種情況下，企業除了要積極研發或引進的生產技術，改革和創新經營管理模式之外，還要重視借助我國信息技術快速發展的契機，對傳統檔案管理工作進行改革和創新，構建起基于信息技術的數字檔案室，從而更加充分有效的開發利用檔案資料，提高企業的市場競爭力，促進企業的可持續發展。

參考文獻

[1]張格格.淺談加強企業檔案管理信息化建設[J].中國有色金屬，2018（S1）：152-153.

[2]朱榮.加強多種經營企業檔案資源開發提高檔案管理水平[J].中國化工貿易，2018（011）：40.

[3]章曉鐳.利用大數據提升電力企業檔案資源管理和服務能力[J].科技創新與應用，2016（013）：172.