淺析中職學(xué)校人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

趙燁

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)，各個(gè)行業(yè)有了良好的發(fā)展契機(jī)。中職學(xué)校充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)完善檔案管理，并取得了良好成效。就中職學(xué)校來(lái)說(shuō)，人事檔案管理對(duì)于中職學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要作用。本文就中職學(xué)校人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)論述，通過(guò)分析現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題，提出針對(duì)性的解決策略。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;問(wèn)題分析;解決對(duì)策

“十年樹(shù)木，百年樹(shù)人。”人才資源是第一資源，選好人、用好人是每個(gè)單位必須面對(duì)的大問(wèn)題。人事檔案是反映個(gè)人政治修養(yǎng)、道德品質(zhì)、思想覺(jué)悟、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)素質(zhì)、作風(fēng)表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等的歷史記錄，是選拔、任用、管理和評(píng)價(jià)人才的基礎(chǔ)資料。中職院校的人事檔案管理工作不僅掌握著職教教師的全部信息和各種情況，同時(shí)對(duì)職教教師使用狀況以及流動(dòng)情況也做了詳細(xì)記錄。中職院校要發(fā)揮好教師的積極作用，將教師合理安排到相應(yīng)崗位和使用，都離不開(kāi)人事檔案管理和使用。筆者在對(duì)中職院校檔案管理工作進(jìn)行了解后，試對(duì)相關(guān)問(wèn)題和對(duì)策淺析如下：

1 現(xiàn)階段中職學(xué)校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)不到位，管理專(zhuān)業(yè)性欠缺

在中職學(xué)校里學(xué)校以學(xué)生的教育教學(xué)任務(wù)為重，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)人事的檔案管理工作予以足夠的重視，檔案管理工作人員也就降低了對(duì)自己的要求。在很多中職學(xué)校里人事檔案管理員都是兼職的，在做檔案管理工作的同時(shí)還有很多繁重的行政事務(wù)，導(dǎo)致進(jìn)行人事檔案管理的精力不足，且很多管理員都不是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺少檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不足，造成檔案的管理工作變成了學(xué)校的附加工作，流于形式。這樣的人事檔案管理使得其實(shí)際作用不能夠得到有效的發(fā)揮，難以適應(yīng)新時(shí)代人事管理工作需要。

1.2 檔案制度不完善，管理效率低

“無(wú)規(guī)矩，不成方圓。”良好的管理制度是做好人事檔案工作的堅(jiān)強(qiáng)后盾。但現(xiàn)階段許多中職學(xué)校的檔案管理制度還不夠完善，例如有關(guān)人事檔案收集、歸檔、查詢(xún)、利用及管理、保密等方面的規(guī)章制度不健全，缺失相應(yīng)的檔案利用規(guī)范，檔案管理部門(mén)權(quán)責(zé)不清，這都有可能造成人事檔案的遺失、機(jī)密泄露等。

人事檔案管理工作效率不高，不能及時(shí)服務(wù)于教師和學(xué)校。有些中職學(xué)校還存在人事與人事檔案管理脫節(jié)，實(shí)時(shí)更新的個(gè)人檔案材料如學(xué)歷提升、職稱(chēng)晉升、年度考核、教齡轉(zhuǎn)年、薪級(jí)轉(zhuǎn)年等材料得不到及時(shí)整理，有時(shí)還會(huì)誤歸檔于文書(shū)檔案，致使中職學(xué)校教師的檔案信息不能及時(shí)更新、人事檔案材料不完整，對(duì)學(xué)校的人才選拔和教師個(gè)人晉升都造成的一定負(fù)面的影響。

1.3 檔案內(nèi)容不完整，部分材料待核實(shí)

在中職學(xué)校進(jìn)行的干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核過(guò)程中筆者發(fā)現(xiàn)人事檔案材料的一系列問(wèn)題：

1）檔案缺失。隨著時(shí)間變遷、工作的調(diào)動(dòng)、學(xué)校變更或改制，教師們的人事檔案不斷轉(zhuǎn)移，由于缺乏專(zhuān)業(yè)化的管理，資料未及時(shí)歸檔造成了檔案材料丟失。例如有些人事檔案材料中的工作報(bào)到證遺失、個(gè)人學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)復(fù)印件、工作調(diào)動(dòng)或晉升工資表以及擔(dān)任干部任免表以及相關(guān)考察材料的缺失。

2）檔案失真。由于填寫(xiě)人主觀或客觀原因造成如出生年月、工作時(shí)間、學(xué)歷、干部身份等內(nèi)容混雜交錯(cuò)，信息記錄不一致，而人事檔案管理員未認(rèn)真審核，造成最后人事檔案材料失真。

3）檔案內(nèi)容價(jià)值不高。個(gè)人自傳、簡(jiǎn)歷、年度考核、調(diào)查材料等材料都存在很多空話(huà)和套話(huà)，簡(jiǎn)單相同，沒(méi)有突出個(gè)人特點(diǎn)和年度變化，例如沒(méi)有將教師相關(guān)的科研成果或是教育教學(xué)案例等資料歸入檔案，收集反映教師的綜合素質(zhì)的新材料不夠，因此可用于選拔考察的價(jià)值不高，無(wú)法通過(guò)其檔案全面了解干部情況。

1.4 管理模式單一，信息化水平亟待提高

目前，大多數(shù)中職學(xué)校的人事檔案管理模式比較單一，手段較為落后，影響了中職學(xué)校干部人事檔案的有效利用。例如這些中職校的人事檔案大都只有紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)文件容易損壞，且不易保存，還不能及時(shí)更新。查詢(xún)檔案信息時(shí)需要耗費(fèi)檔案管理者較多的時(shí)間和精力去翻閱大量紙質(zhì)材料，從中找到需要的相關(guān)信息。隨著現(xiàn)代化信息的快速發(fā)展，高科技信息化手段已經(jīng)在人事檔案管理工作中得到了廣泛運(yùn)用，但中職學(xué)校檔案電子信息化建設(shè)信息化水平還處于比較低的水平。首先各中職校沒(méi)有引進(jìn)檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備和軟件，其次各中職校的檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱、信息化技能不強(qiáng)，不能運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段整理檔案資料，致使檔案管理工作效率不高，這狀況與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。

2 解決當(dāng)前人事檔案管理存在問(wèn)題的策略

2.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高檔案素質(zhì)

解決中等職業(yè)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題，首先要增強(qiáng)各中等職業(yè)學(xué)校的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中的重要性作用。人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治修養(yǎng)，還要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，不僅要掌握人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、科學(xué)方法、熟悉所從事的業(yè)務(wù)工作，同時(shí)還要具備高度的職業(yè)責(zé)任感、服務(wù)意識(shí)和敬業(yè)精神。一方面，各中等職業(yè)學(xué)校要做好現(xiàn)有從業(yè)人員的職業(yè)能力培訓(xùn)，定期讓他們參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，特別是結(jié)合實(shí)際需要，根據(jù)新的人事檔案要求開(kāi)展中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理工作;另一方面，要加強(qiáng)引進(jìn)具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)背景的復(fù)合型人才，提高中職學(xué)校人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2.2 完善檔案制度，提升管理水平

首先，中職校人事檔案管理要嚴(yán)格遵守人事檔案管理的一系列規(guī)定，結(jié)合中職校的特點(diǎn)，制定和完善關(guān)于干部人事檔案收集、歸檔、借閱、安全等管理的相關(guān)規(guī)章制度，使學(xué)校人事檔案管理工作規(guī)范化，保證人事檔案管理的安全性，更好地為教育人才資源的應(yīng)用和管理提供決策支持和保障。如：制定有關(guān)中職學(xué)校人事檔案鑒別歸檔方面的制度，做好人事檔案內(nèi)容及資料的鑒別，做到去偽存真、查缺補(bǔ)漏、去粗取精，使其能滿(mǎn)足各校乃至教育局人事檔案管理的工作需要。又如：根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)家秘密保護(hù)法》和人事檔案查詢(xún)利用制度，規(guī)范中等職業(yè)學(xué)校人事檔案保密制度，確保學(xué)校人事檔案安全。其次，要做好中職學(xué)校的人事檔案管理工作，就要明確人事檔案工作歸屬，管理部門(mén)的權(quán)責(zé)要清晰。根據(jù)人事檔案的性質(zhì)，目前中職學(xué)校合理的人事檔案部應(yīng)由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)，綜合性工作應(yīng)在教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查下進(jìn)行，具體工作由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)人或?qū)W校檔案管理員負(fù)責(zé)。

2.3 豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量

提高人事檔案質(zhì)量，是一項(xiàng)“立功于當(dāng)下，利得于未來(lái)”的長(zhǎng)期工作。根據(jù)現(xiàn)代人才選拔的需求，我們要不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)校教師的職業(yè)特點(diǎn)、特長(zhǎng)，側(cè)重收集有關(guān)師德師風(fēng)、教學(xué)技能、科研成果、獲獎(jiǎng)表彰等方面的信息，及時(shí)收集歸檔，作為人事檔案的重要內(nèi)容，為今后教師人才的有效運(yùn)用奠定信息基礎(chǔ)。中職學(xué)校的每一名教師要認(rèn)真對(duì)待自己的每一份人事檔案材料，認(rèn)真如實(shí)填寫(xiě)實(shí)際情況;同時(shí)人事檔案管理員在歸檔審核時(shí)，更要分外仔細(xì)，嚴(yán)把入檔關(guān)卡，在檔案審核過(guò)程中若有發(fā)現(xiàn)缺漏，應(yīng)盡快補(bǔ)齊并做好記錄，如有涂改或記載不一致，應(yīng)盡快取證上報(bào)并完成認(rèn)定，歸檔。

2.4 運(yùn)用信息化手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

隨著現(xiàn)代信息化水平不斷提高，社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的信息化要求，中等職業(yè)學(xué)校的人事檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)于提升中職校人事檔案管理的信息化水平，筆者認(rèn)為可以從以下三點(diǎn)入手：

第一，建立教師電子檔案庫(kù)和檔案信息系統(tǒng)。將中職學(xué)校的所有教師相關(guān)的檔案信息進(jìn)行篩選后，全部錄入計(jì)算機(jī)，其中包括教師個(gè)人的教育、獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)評(píng)定、職務(wù)變動(dòng)等資料，部分資料如工資表、年度考核表等材料可以通過(guò)掃描原件，以照片的形式保存;該電子檔案庫(kù)以姓名或是身份證號(hào)碼等關(guān)鍵信息作為依據(jù)，建立人事檔案信息系統(tǒng)。人事檔案信息系統(tǒng)需要專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行每天維護(hù)和更新，確保各項(xiàng)信息的有效利用，在全面系統(tǒng)地記錄個(gè)人信息的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)更新和補(bǔ)充。該人事檔案信息系統(tǒng)可自動(dòng)生成干部任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料，在需要時(shí)可提供最快、最新的資料。

第二，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的共享。中職學(xué)校可以通過(guò)人事檔案信息的分析與共享，實(shí)現(xiàn)便捷高效的干部人事管理。通過(guò)系統(tǒng)的快速檢索、動(dòng)態(tài)反饋、設(shè)置權(quán)限等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)里規(guī)范地快速檢索、查檔、提取所需信息，這樣不僅簡(jiǎn)化查檔的手續(xù)，提高檔案管理工作的效率，更能保證人事檔案的安全性。

第三，在人事檔案工作管理上，還需要有專(zhuān)門(mén)的檔案管理經(jīng)費(fèi)支持，特別是尤其是數(shù)字化的檔案管理，各中職學(xué)校需要給予一定的經(jīng)費(fèi)支持，用來(lái)引進(jìn)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)等以及必不可少的現(xiàn)代化設(shè)備，從而更好地保障人事檔案管理工作有序高效開(kāi)展。

人事檔案管理對(duì)中等職業(yè)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。中職學(xué)校要不斷提高學(xué)校檔案意識(shí)，完善人事檔案制度，培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案管理的信息化水平，讓人事檔案工作更好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。

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