試析以人為本加強檔案管理工作的措施

巴哈圖拉

摘 要：檔案管理工作涉及信息采集、整理、分類和借閱利用，對管理人才的要求很高。為了更好優化檔案管理工作，我們采取以人為本的策略，充分發揮專、兼檔案管理工作人員的職能作用，形成更科學化的檔案管理體系。本文通過分析檔案管理工作中存在的問題，結合以人為本的理念提出解決措施，完善檔案管理體系機制，希望能給相關人士提供借鑒。

關鍵詞：以人為本;檔案管理;解決措施;問題分析

我國的檔案管理工作是一種專業技術型工作，對從業人員的綜合素質要求高。檔案管理工作人員應該要秉承以人為本的工作理念，從多個層次入手，協調好工作內容，發揮人員間的合作力作用，建立起完善的管理機制，推動檔案管理工作進行。雖然在發展的過程中有許多困難，但我們可以結合以人為本的理念解決這些困難。

1 檔案管理工作中存在的問題

傳統的檔案管理工作在實際應用過程中存在一系列的問題，如圖1所示。第一，各種業務檔案難以收集，管理的機制不成熟。不規范的管理體系造成內部的管理工作不能實現權責分明，不同類型的管理員負責的工作內容混亂，各部門間的工作內容交接難以進行。第二，各部門負責人不重視該工作，成本投入太小。職員不能及時轉變自己的思想觀念，認為檔案管理工作是一種費時費力的工作，認為該工作只能帶來成本上的浪費，導致領導忽略了對該工作的精力投入，甚至是資金投入。

2 以人為本加強檔案管理工作的措施

2.1 發揮全職或專職檔案管理員的主導作用

以人為本的檔案管理工作需要全體人員參與統籌規劃，規范化檔案管理工作的方方面面。我們需要動員全職或專職檔案管理員、各職員、各部門負責人、分管領導等，其中全職或專職檔案管理員在檔案管理工作中起到主導作用，他們是以人為本原則的核心。全職或專職檔案管理員可以推動檔案管理工作進展，提升他們的檔案意識建設水平，建立健全相關管理體制，進行檔案資料開發利用、安全性分析、歸納整合等工作。全職或專職檔案管理員的工作態度應該是積極進取的，不能受到客觀因素的影響產生消極怠工的情緒。當領導不重視相關工作導致工作難以順利進行時，全職或專職檔案管理員應該積極創造條件，為自己的職業未來打下良好基礎[1]。各種業務檔案難以收集，工作難以發生進展，責任單位（責任部門）不重視該工作，管理的機制也不成熟，成本投入太小。在這種情形下，應該要創新檔案管理的方法，采取獎懲激勵體系，激發系統上下職員的工作積極性，對表現優異的做出突出貢獻的給予物質獎勵;相反的，對于態度惡劣的進行思想教育和物質處罰。獎懲激勵體系更能發揮全職或專職檔案管理員的主導作用。然而，對于全職或專職檔案管理員來說，應該要發揮好自我的能動作用，積極工作，完善相關體制機制和政策規則，完成檔案管理工作[2]。

2.2 發揮兼職檔案管理員的基礎性作用

全職或專職檔案管理員在檔案管理工作中起到主導作用，兼職檔案管理員則起到基礎性作用，他們在檔案管理工作中發揮作用沒有前者多，因為其群體數量不大，負責的職能較為基礎。基礎的檔案管理工作對檔案管理系統來說也很重要，包括檔案的整理、歸納、轉移等工作。如果沒有兼職檔案管理員，檔案工作就沒有了基礎，后續的深層次工作都發揮不了他們的作用。所以，以人為本加強檔案管理工作需要加強兼職檔案管理隊伍建設，提高兼職檔案管理員職業素養和技能水平，讓兼職檔案管理員負責所有基礎性工作，并能出色完成工作任務。兼職檔案管理員的意識建設工作需要相關人員不斷進行宣傳教育工作，這樣檔案意識自然而然就能形成。兼職檔案管理員在崗期間應該要清晰地理解自己的職責所在，對工作有很強的責任感和具有積極進取的工作態度[3]。

2.3 加強領導對檔案管理工作的重視程度

統籌檔案管理工作不僅需要檔案管理員的努力還需要領導的重視，領導重視是完成檔案管理工作的核心也是關鍵。檔案管理工作是一項科學性、制度性、綜合性的工作，需要多方人員共同努力。加強領導對檔案管理工作的重視程度，首先是要讓領導知道檔案管理工作的利用價值、經濟價值。檔案利用成果直接為全系統帶來的工作便利、工作效益，這樣才能引起領導關注。經濟價值方面檔案管理工作可以節約資金投入，節省人力物力的投入，避免不相關性金錢的浪費，極大體現出檔案管理工作的經濟價值。其次，讓領導重視檔案管理工作需要通過不斷的與他們進行交流溝通，讓領導明白檔案管理工作的重要性。溝通是解決問題最高效的方法，全職或專職檔案管理員應該要經常向領導匯報自己工作內容和工作成果及收益，讓領導接觸檔案管理工作，加大人力物力支持檔案管理工作，達到加強領導對檔案管理工作重視程度的目的[4]。

2.4 上級行政管理部門發揮好監督管理作用

檔案管理工作的外部壓力對檔案管理工作有積極促進作用，外部壓力的來源就是上級行政管理部門。行政管理部門具有行政監督、行政考核、行政管理等作用，對檔案管理工作進行宏觀調控。對于上級行政部門來說，首先我們要利用好它的執法權，其次要利用好它的檢查評估考核權，發揮職能優勢，創造價值。針對事業單位來說，本職業務的職能職責變動需要引起重視，檔案管理工作的優化也需要引起重視。因為檔案是一種無形且重要的資料，對檔案進行嚴格的監督管控至關重要。各項檔案管理需要協調宏觀規劃和微觀管控，讓檔案管理工作變為一項重要工作，在增加效益方面發揮作用。上級行政管理部門發揮好監督管理作用，給予下級各部門執行壓力和發展動力，讓他們更加自覺的提高自身能力，促進各方發展。行政部門和執行部門相輔相成，相互配合，共同進步，形成強大的管理機制，促進檔案管理工作的進展，發揮好自我的能動作用，積極工作，完善相關體制機制和政策規則。

3 結束語

我國的檔案管理工作是一種綜合類的管理工作，對從業人員的綜合素質要求高。檔案管理工作人員應該要秉承以人為本的工作理念，發揮好全職或專職檔案管理員的主導作用，發揮好兼職檔案管理員的基礎性作用，加強領導對檔案管理工作的重視程度，上級行政管理部門發揮好監督管理作用。雖然在發展的過程中有許多困難，但我們可以結合以人為本的理念解決這些困難。加強檔案管理工作需要從多個層次入手，協調好工作內容，發揮人員間的合作力作用，建立起完善的管理機制，推動檔案管理工作進行。

參考文獻

[1]李學梅，杜彥紅.新時代縣供電企業如何加強檔案管理工作[J].農電管理，2019.

[2]趙健.財務檔案管理工作的重要性以及加強檔案管理的對策探討[J].科技經濟導刊，2019，27（14）：238.

[3]陳婧.加強檔案管理工作提高檔案人員素質[J].數碼設計：下，2019，000（003）：143-144.

[4]姚茜.東城區檔案局運用“四步走”方法加強新建單位檔案工作監督指導[J].北京檔案，2019（7）：62-63.