高校檔案電子化管理的現狀以及優化途徑分析

張燕

摘 要：文章首先分析了現階段高校檔案電子化管理的現狀，主要包括三個方面的問題：管理體制不健全、管理人員技能水平低下、缺乏有效的安全保障;之后在此基礎上探討了高校檔案電子化管理的優化途徑，主要四個方面的措施：建立健全電子檔案管理體系、加強檔案管理人員技能培訓、強化檔案管理安全保障、加大資金投入，完善設備設施。通過以上幾個方面的研究分析，希望能夠為以后高校檔案的電子化管理工作提供一些參考。

關鍵詞：高校檔案;電子化管理;現狀;優化途徑

我國科學技術近些年來發展迅速，在很多領域都取得了突破性進展，特別是在信息技術的帶動下我國社會已經進入信息時代，各種信息技術也已經廣泛應用于各個行業和領域。而在高校檔案管理工作中通過應用信息技術打造電子化檔案，不僅節省了大量的人力和空間，同時還極大地提高了檔案管理工作的效率，縮短了工作時間。另外，電子化檔案也突破了時間和空間的限制，可以隨時隨地進行使用和傳輸，這使得文件傳輸的時間大幅縮短。

1 現階段高校檔案電子化管理的現狀

1.1 管理體制不健全

從本質上來說，傳統檔案與電子檔案的作用是相同的，即整合并保存各種信息資料。但是，在傳統檔案管理思想的影響下，很多高校并沒有充分認識到電子檔案管理的重要作用，相應的檔案管理體制不夠規范和完整。在這種情況下，電子檔案管理工作不僅難以順利高效的開展，甚至還越發的復雜和混亂。與此同時，很多高校在開展電子檔案管理活動的過程中，仍然依靠過去的經驗，也缺乏規范性和系統性。另外，由于信息化系統應用時間較短，與傳統檔案管理方式相比，相關方面的制度還不夠完善。目前，一部分高校缺乏較強的規范意識，不重視監管檔案使用人員，對于可能出現的問題難以采取合理有效的措施進行應對。此外，隨著時代的發展檔案管理系統也隨之升級，對于當前新形勢下的新要求，以往的管理方式和約束制度已經難以充分滿足，這對信息化系統的使用造成了極大的阻礙，同時也嚴重制約了高效檔案的信息化進程。

1.2 管理人員技能水平低下

高效檔案管理人員中有相當一部分年齡較大的工作人員，他們在使用這種新興的電子化管理方法時，面臨著較多的困難。與此同時，檔案管理人員在沒有接受相關方面知識技能培訓的情況下，運用電子信息管理系統時很容易出現各種錯誤，從而對檔案管理的準確性產生嚴重影響。除此之外，還有很多高校的領導人員缺乏較強的檔案管理意識，建檔工作不夠嚴謹細致，最終導致檔案管理工作缺乏規范性。另外，也不重視嚴格審核收集到的檔案資料，導致電子檔案的問題更加復雜[1]。

1.3 缺乏有效的安全保障

高校通常都擁有大量的在校學生，在學校期間有相當多信息資料需要提交給學校，但是就目前的實際情況來看，大部分高校并沒有采取合理有效的措施確保電子檔案管理系統的安全，導致相關方面的安全問題頻發。在這種情況下，如果社會上一些人出于牟利等目的對高校的電子檔案管理系統進行惡意攻擊，將會泄露大量學生的個人信息，同時在攻擊電子檔案的過程中還會嚴重破壞電子檔案的完整性，甚至導致電子檔案大量丟失[2]。

2 高校檔案電子化管理的優化途徑

2.1 建立健全電子檔案管理體系

我國政府近些年來出臺了一系列政策文件，要求高校加強電子檔案建設工作，但是很多高校在實際工作中并沒有將其貫徹落實。針對這種情況，首先對于高校電子檔案的評估工作需要進一步加強，相關部門要督促高校對電子檔案管理制度進行改進和完善，與此同時高校也要積極轉變傳統的檔案管理思想，并根據時代發展潮流以及政府相關方面的政策文件，積極創新電子檔案管理工作，并對電子檔案管理體系進行完善，從而有效提高檔案管理工作的整體水平。另外，還應構建起相應的人員管理體系，避免檔案管理部門內部產生不和諧因素[3]。

2.2 加強檔案管理人員技能培訓

目前，在高校的電子檔案管理工作中普遍缺乏高素質的檔案管理人才。針對這種情況，首先，高校應面向檔案管理工作人員組織開展相應的技能培訓工作，使他們的專業技能水平得到有效的提高。同時，還要將新時代的檔案管理思想灌輸給檔案管理人員，使其能夠以正確的態度和方法開展電子檔案管理工作，將他們的工作積極性和主動性充分調動起來，最大程度的挖掘他們的潛力。需要注意的是，對于管理人員的培訓要具有針對性，尤其是要向檔案中管理人員詳細講解檔案管理軟件的使用方法。另外，還要組織檔案管理人員定期就工作中遇到的問題以及相關方面的經驗方法進行交流和探討，并根據實際情況將相應的解決方案合理完善的制定出來，從而有效提高檔案管理人員的業務能力，進而使其在面對日益復雜多變的業務形式時能夠加以有效的應對[4]。

2.3 強化檔案管理安全保障

高校應根據自身的實際情況合理選用檔案管理軟件，并確保其擁有較高的安全性以及穩定的性能。與此同時，還要組織相關方面的專家根據高校所面臨的安全形勢評估軟件是否滿足需求，并對其中存在的問題加以明確，然后在此基礎上及時采取合理有效的措施加以改進和完善。另外，安全防護力度也要進一步加大，高校應聘請專門的技術人員在日常工作中定期檢查電子檔案管理系統，提高其防護能力，避免不法分子利用系統漏洞竊取信息資料。此外，檔案管理人員在使用管理軟件時如果遇到系統錯誤等問題，要及時向相關技術人員進行反饋，使系統漏洞得到及時解決。開發和維護系統的工作人員要嚴格按照相關方面的保密協議，采取有效措施保管好相關方面的數據信息，避免信息被泄露。

2.4 加大資金投入，完善設備設施

高校要想將一個安全、高效的檔案管理系統有效的構建起來，就必須投入足夠的人力物力以及財力，相關部門應根據高校電子檔案管理工作面臨的安全形勢積極提出建設和完善相關設備設施的建議，從而確保高校檔案管理工作的穩定性和安全性。除此之外，在開展檔案管理工作的過程中，要順應時發展潮流，關注科技發展趨勢，積極引進先進的科學技術[5]。

3 結束語

總而言之，當前高校檔案的電子化管理工作還存在較多的問題，針對這種情況高校應遵循時代發展潮流，并根據國家制定的政策方針，結合自身的實際情況采取合理有效的措施加以解決，并構建其安全、穩定、高效的檔案管理系統，從而使高校內外部制約因素造成的安全威脅最大程度的減小，進而使高校檔案管理系統更加的合理、完善。

參考文獻

[1]吳晉晉.淺談高校人事檔案管理對高校人事檔案電子化的一些想法[J].青年時代，2016（004）：289-290.

[2]李敬.高校電子文件施行檔案化管理的思考[J].勞動保障世界，2017（014）：55-56.

[3]蔡之玲.我國高校電子檔案管理現狀及優化策略芻議[J].辦公室業務，2019（3）：116-117.

[4]夏妍.基于教務管理系統的高校學籍檔案電子化歸檔研究[J].智庫時代，2019（21）：243+246.

[5]李揚.試論高校電子檔案管理的優化策略[J].農村經濟與科技，2016（012）：242-242.