淺析新時(shí)期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展

石艷麗

【摘要】本文分析了新時(shí)期靈寶市疾控中心預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及不足點(diǎn)，探討了預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的新思路，更好地服務(wù)于疾病預(yù)防控制。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;預(yù)防醫(yī)學(xué);檔案管理工作;建設(shè)與發(fā)展

一、預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的概念及特點(diǎn)

預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是人類(lèi)社會(huì)醫(yī)療群體在疾病預(yù)防制約實(shí)踐活動(dòng)中形成的文字、圖表、錄像等形式的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄，是人類(lèi)與疾病抗?fàn)幍脑紤{證，是醫(yī)學(xué)科技信息資源。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案具有如下特點(diǎn)：1.內(nèi)容多、范圍廣;2.種類(lèi)繁多、形式多樣;3.預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案形成周期長(zhǎng);4.涉及地域廣;5.是特定時(shí)間、環(huán)境條件下的不可復(fù)得的記錄。新時(shí)期，尤其是2003年SARS、2008年甲型H1N1流感等重大疫情在全國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)傳播以來(lái)，如何加強(qiáng)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的管理工作，開(kāi)發(fā)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源，資源共享，更好地為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)，是值得我們檔案管理工作者深思的新課題。

二、新時(shí)期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及不足

近幾年隨著預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，疾控體系的建立和不斷完善，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作發(fā)生了前所未有的深刻變化。

變化一：預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案種類(lèi)繁多、歸檔復(fù)雜。現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展，預(yù)防醫(yī)學(xué)已經(jīng)涉及到醫(yī)學(xué)的領(lǐng)域，形成了多層次、多邊緣的綜合性學(xué)科，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)涵內(nèi)容十分廣泛，如傳染病的流行病學(xué)調(diào)查報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、預(yù)防措施和制約方案、疫情報(bào)告及疫情統(tǒng)計(jì);實(shí)驗(yàn)室原始檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量制約及效果評(píng)價(jià);傳染病防治宣傳教育;免疫規(guī)劃方案、專(zhuān)題調(diào)查、工作總結(jié)、接種報(bào)表、免疫效果監(jiān)測(cè);艾滋病監(jiān)測(cè)、上傳數(shù)據(jù)、死因監(jiān)測(cè)上報(bào)等等，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案名目種類(lèi)繁多;整理、歸檔較為復(fù)雜。

變化二：預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的信息化要求。預(yù)防醫(yī)學(xué)工作已經(jīng)全面信息化、網(wǎng)絡(luò)化。傳染病疫情網(wǎng)絡(luò)直報(bào)、兒童計(jì)劃免疫系統(tǒng)、流感網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室等工作全部由計(jì)算機(jī)管理。預(yù)防醫(yī)學(xué)工作形成的檔案已經(jīng)由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字載體，過(guò)去傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)文件已不適應(yīng)工作。互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)碼設(shè)備電子文件，已成為我們檔案管理工作者的日常工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)與工作實(shí)際脫軌。迫切啟用新的管理模式。現(xiàn)實(shí)中靈寶市疾病預(yù)防控制中心綜合檔案室創(chuàng)建于1992年，26年來(lái)，檔案室共儲(chǔ)藏了自1954年建站起到1993年撤縣改市，再到我們現(xiàn)在的靈寶市疾病預(yù)防控制中心檔案，共計(jì)34組，170節(jié)柜，9119卷（件）。內(nèi)容包括：1.文書(shū)檔。各種計(jì)劃方案、實(shí)施辦法、總結(jié)、上級(jí)來(lái)文、本單位發(fā)文。2.業(yè)務(wù)檔。如地方病、艾滋病、結(jié)核病、免疫規(guī)劃、兒童疫苗接種、狂犬病等一系列疾病的預(yù)防、治療、方案、措施。3.專(zhuān)業(yè)檔。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔：報(bào)表、賬本;人事檔：在職、調(diào)入調(diào)出、退休人員基本信息、職務(wù)職稱(chēng)變更;照片檔，錄音像帶，CD盤(pán)等。擁有兩間辦公室、一個(gè)檔案裝訂機(jī)。現(xiàn)實(shí)中不足之處有：1.本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。2.沒(méi)有硬件設(shè)施，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，辦公條件差。

3.缺乏給予檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.缺少硬件建設(shè)投資。

三、新時(shí)期建設(shè)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的新思路

根據(jù)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)，再結(jié)合筆者自身26年的工作經(jīng)驗(yàn)及實(shí)際情況，提出幾點(diǎn)新想法。

（一）建立預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系。靈寶市疾控中心的前身是靈寶市衛(wèi)生防疫站，承擔(dān)著疾病預(yù)防控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情報(bào)告等與人民身體健康和社會(huì)安全穩(wěn)定息息相關(guān)的工作。這些工作形成的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的管理工作就顯得尤為重要。所以要建立健全檔案管理體系，分解任務(wù)、明確職責(zé)。本單位現(xiàn)采取的方法就是，中心綜合檔案室和各業(yè)務(wù)科室明確各自的職責(zé)，各業(yè)務(wù)科室確定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)工作形成的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案移交到綜合檔案室，綜合檔案室檔案員負(fù)責(zé)整理、歸檔，這樣才能保證預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的連續(xù)性、完整性和真實(shí)性。才能保證醫(yī)學(xué)檔案完整、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)。

（二）提高預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。首先，要把硬件設(shè)施建設(shè)好。根據(jù)單位的實(shí)際情況，要有經(jīng)濟(jì)適用、功能齊全、安全保密的檔案管理工作專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等數(shù)碼設(shè)備，夯實(shí)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)的硬件。其次，要在專(zhuān)用計(jì)算機(jī)安裝檔案管理軟件，將預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案業(yè)務(wù)科室分類(lèi)，設(shè)定最佳查詢方式，以確保準(zhǔn)確、迅速、全面地查找檔案，提高工作效率。再次，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要提高電子文檔的整理、數(shù)據(jù)的查詢，要預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源共享。

（三）檔案管理工作者要及時(shí)反饋預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是特定時(shí)間、環(huán)境條件下的不可復(fù)得的記錄。重大傳染病疫情的發(fā)生，不但會(huì)對(duì)人民群眾的身體健康造成威脅，會(huì)給社會(huì)經(jīng)濟(jì)和穩(wěn)定造成不可估量的損失。處置疫情所形成的文字、照片、光盤(pán)等檔案信息真實(shí)地記錄了這一歷史，是獨(dú)一無(wú)二的珍貴的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案。它為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策;為今后應(yīng)對(duì)疫情積累經(jīng)驗(yàn);為預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究提供原始數(shù)據(jù)，具有很重要的價(jià)值。更是各類(lèi)傳染病絕跡的歷史憑證。

這時(shí)，檔案管理工作者就應(yīng)當(dāng)全程進(jìn)行計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)備份電子、紙質(zhì)記錄，做到疫情處理工作進(jìn)展到哪，檔案到哪;及時(shí)更新數(shù)據(jù)、進(jìn)行分析，整理出有價(jià)值的信息及疫情動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及疾控工作更好地服務(wù)。

（四）創(chuàng)造機(jī)會(huì)提高預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)在蓬勃發(fā)展，預(yù)防醫(yī)學(xué)工作者對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源的需求不斷增加。檔案管理工作人員要提高自身的綜合素質(zhì)，才能以良好的專(zhuān)業(yè)技能服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作。要不斷學(xué)習(xí)，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，既要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又要懂預(yù)防醫(yī)學(xué)知識(shí)，成長(zhǎng)為復(fù)合型人才。

（五）加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的知識(shí)宣傳。首先要得到單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視與支持，增強(qiáng)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理意識(shí)，得到單位職工對(duì)檔案管理的理解。采用“圖展”“講解”“幻燈”等形式，宣傳《檔案法》及預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)非常枯燥、繁瑣而又要耐得住寂寞，堅(jiān)持、細(xì)致、認(rèn)真、反反復(fù)復(fù)、多遍修補(bǔ)、分類(lèi)整理的工作，看似簡(jiǎn)單，卻非常累人。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是貫徹預(yù)防為主的衛(wèi)生工作方針，衛(wèi)生法律法規(guī)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的決策。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作是疾病預(yù)防控制工作的組成，加強(qiáng)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理對(duì)疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。作為一名檔案管理工作者，一定要提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)知識(shí)水平，做好疾控服務(wù)，為疾控工作努力奮斗。