芻議大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

潘文軍

摘 要：隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已然應(yīng)用于我們生活、生產(chǎn)中的方方面面，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。在大數(shù)據(jù)時代下，人們的思維方式以及工作理念都發(fā)生了巨大的變化，通過大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)進一步解放了勞動力，幫助我們的數(shù)據(jù)實現(xiàn)了更加精準化、透明化，讓我們的工作效率得到了進一步的提升。高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的影響下，也發(fā)生了巨大的變化，其管理理念也隨著時代的進步進行了一系列的變革，使整個高校檔案管理工作更加全面化發(fā)展，為高校以及學生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。為此，本文首先從大數(shù)據(jù)時代的相關(guān)概念進行分析，進一步研究大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變的重要性以及現(xiàn)階段的轉(zhuǎn)變情況，并以此為依據(jù)進一步提出有效提高大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理水平的相關(guān)策略，希望為高校檔案管理工作者提供有價值的參考意見。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校;檔案管理;理念轉(zhuǎn)變

中圖分類號：G641 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）21-0-02

第三次科技革命的浪潮將我們帶入到了信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及各種算法的不斷提出，讓我們通過網(wǎng)絡(luò)將各種數(shù)據(jù)進行整合，極大地方便了我們的生產(chǎn)生活，大數(shù)據(jù)時代正式到來。在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，其內(nèi)容較以往相比更加豐富也更為精準，可以為高校以及學生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，為高校檔案管理工作帶來的巨大的機遇與挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作人員必須進行管理理念上的轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作進行有效的革新，以保證大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為其工作帶來更大的助力[1]。下面，我們將對大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變的相關(guān)問題更為深入的探討。

一、大數(shù)據(jù)時代的相關(guān)概念分析

進入21世紀后，大數(shù)據(jù)得到了更為廣泛的發(fā)展，各種數(shù)據(jù)滲入到各行各業(yè)的發(fā)展之中，已然成為了重要的生產(chǎn)要素。在大數(shù)據(jù)時代下，人們每天接收海量的信息，通過對信息的挑選與甄別，來找尋出符合自己需要的信息內(nèi)容，進而實現(xiàn)自身的發(fā)展[2]。現(xiàn)代社會是一個高度發(fā)達的社會，人們雖然可能距離較為遙遠，但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的正常運轉(zhuǎn)，人們線上交流越來越密切，應(yīng)人們的實際需求以及信息技術(shù)發(fā)展規(guī)模的不斷壯大，大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生，并在社會中發(fā)揮了越來越重要的地位，為人們提供了許多的方便，但是由于網(wǎng)絡(luò)中存在著大量的黑客，以及在大數(shù)據(jù)庫中可能存在著許多良莠不齊的信息，極容易對人們產(chǎn)生一定的迷惑，甚至使人迷失在大數(shù)據(jù)時代下，造成一定的經(jīng)濟財產(chǎn)損失。

大數(shù)據(jù)依托云計算方式對數(shù)據(jù)進行有效的抓取工作，讓人工智能走進了人們的日常工作之中，幫助高校在進行檔案管理過程中可以借助大數(shù)據(jù)的算法來簡化自身工作強度，節(jié)約更多人力的同時保證了工作的準確性，進一步促進了高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。

二、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變的重要性

在大數(shù)據(jù)時代的影響下，高校檔案管理理念正在受著潛移默化的影響，發(fā)生著悄然的轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)觀、大檔案觀以及大平臺觀的未來高校檔案管理模式已經(jīng)在悄然建設(shè)之中，這將有效地提高高校檔案管理的工作效率，對其業(yè)務(wù)進行合理的優(yōu)化。

（一）大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變有利于提高其工作效率

在大數(shù)據(jù)時代下，人們對于智能設(shè)備的使用更為廣泛，也更加頻繁，人們在日常生活中就可以接觸到這些高科技產(chǎn)品，將其應(yīng)用于高校檔案管理工作之中，必然會提高其工作效率，讓人們在進行檔案查詢時可以快速地找到自己所需要的內(nèi)容，簡化了檔案查找的難度[3]。例如，當需要對高校歷史進行查詢時，需要查詢的內(nèi)容非常多，信息資料不僅包括高校的大事記、教學文件、外事、行政以及財會等諸多內(nèi)容，還有許多當時發(fā)生的事情沒有被進行紙質(zhì)記錄，這對我們的檔案查找工作帶來了很大的難度，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理之中，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行檔案錄入，讓更多的人可以同一時間進行檔案查詢工作，極大地方便了人們。

（二）大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變有利于優(yōu)化其工作流程

傳統(tǒng)的檔案管理工作多數(shù)情況下都為紙質(zhì)版留存，需要按照目錄進行內(nèi)容的詳細查找，在這期間可能需要工作人員付出大量的時間。并且有些紙質(zhì)文件可能由于儲存不善，出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、水泡以及曝曬等情況，甚至還有可能出現(xiàn)丟頁、漏頁的問題，嚴重影響了檔案管理工作的正常進展。大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變有利于對其工作流程進行優(yōu)化，通過信息化平臺的建設(shè)，有效簡化了收集、整理、儲存、查找等流程的難度，使整個工作更加合理化。

（三）大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變有利于降低工作強度

大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作者逐漸擺脫了需要大量查閱紙質(zhì)文件來進行檔案整理、分類、收集以及查找工作，極大地降低了工作人員的工作強度，工作人員在日常工作過程中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對文件進行一次錄入后，就可以隨時隨地利用網(wǎng)絡(luò)來進行檔案的查詢工作，即使在休息日依舊可以為高校以及學生提供有效的服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變情況分析

傳統(tǒng)的檔案管理工作，多數(shù)情況下是對資料進行紙質(zhì)版文件收集與保存，進而完成檔案收集、檔案管理以及檔案利用的三大環(huán)節(jié)，雖然也可以為人們提供正常的檔案相關(guān)工作，但無論是工作準確度還是工作效率都大打折扣，大數(shù)據(jù)時代的到來導(dǎo)致了高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，為高校檔案管理工作的發(fā)展提供了新的可能。

（一）受大數(shù)據(jù)時代影響，高校檔案管理理念向大數(shù)據(jù)觀轉(zhuǎn)變

受大數(shù)據(jù)時代的影響，高校在進行檔案管理的過程中由原來的抽樣式管理模式向“全數(shù)據(jù)”觀轉(zhuǎn)變，逐漸形成了大數(shù)據(jù)理念，可以更好地保留檔案文件的內(nèi)容，減少個人主觀意識對檔案留存工作產(chǎn)生的干擾，為后期檔案查閱者提供更加真實、準確的檔案信息，促進了高校檔案管理理念向大數(shù)據(jù)觀發(fā)展[4]。

（二）受大數(shù)據(jù)時代影響，高校檔案管理理念向大檔案觀轉(zhuǎn)變

高校檔案管理工作的重要工作內(nèi)容，就是將高校發(fā)生的一切事情進行真實、準確的記錄，為未來留下可以查閱的歷史性資料，供后人借鑒。但傳統(tǒng)高校檔案管理工作過程中由于受到自身條件的制約，無法對所有信息進行收錄，也沒有辦法有效地了解高校發(fā)生的每一件事，在信息收集的過程中存在一定的缺失。受大數(shù)據(jù)時代影響，高校檔案管理工作可以進行更大范圍以及更大規(guī)模的信息收集工作，管理理念逐漸向大檔案觀發(fā)展，對高校中所發(fā)生的一切都進行歸檔工作。

（三）受大數(shù)據(jù)時代影響，高校檔案管理理念向大平臺觀轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作由于采用紙質(zhì)化管理模式，并不需要進行大平臺搭建，也無法進行有效的大平臺搭建。在大數(shù)據(jù)時代的影響下，高校在進行檔案管理工作時，必須建設(shè)高校發(fā)展實際需要的數(shù)據(jù)化平臺，讓工作人員以及查詢?nèi)藛T都可以迅速地找到自己所需要的檔案內(nèi)容，極大地促進了檔案的交流與管理工作，減少了因時間與空間問題所造成的檔案信息查詢困難的情況發(fā)生，大平臺觀得到了一定的發(fā)展。

四、有效提高大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理水平的相關(guān)策略

大數(shù)據(jù)時代不僅影響著我們的生產(chǎn)生活，也為高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變提供了新思路、新想法，高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代影響下，進行了不斷的創(chuàng)新與改革，可以說現(xiàn)階段檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，而如何有效提高大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理水平是我們必須研究的熱門話題[5]。

（一）相關(guān)工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式

高校檔案管理工作面對的人群主要為學生、教職人員以及高校行政人員，想要在大數(shù)據(jù)時代下提高檔案管理水平，就必須清楚地認識到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集方式與大數(shù)據(jù)時代下檔案收集方式存在的不同，并對主要面對人群進行宣傳與講解，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式。

（二）相關(guān)工作人員應(yīng)學會對檔案資料進行科學整合

高校檔案管理工作中整合是一項任務(wù)強度較大、結(jié)果較為重要的工作，在大數(shù)據(jù)時代下，相關(guān)工作人員應(yīng)學會利用信息化平臺，對大量碎片化檔案進行整理，確保整體檔案收集的全面性、科學性[6]。

（三）相關(guān)工作人員在大數(shù)據(jù)時代下應(yīng)加強高校檔案安全管理意識

檔案的安全性直接關(guān)系到國家、學校以及個人的實際利益，在大數(shù)據(jù)時代下想要提高高校檔案管理水平，就必須清楚地認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)下可能存在的安全隱患，加強高校檔案安全管理意識，避免出現(xiàn)安全漏洞。

五、結(jié)語

綜上所述，本文主要研究了在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作管理理念的轉(zhuǎn)變情況，以及更好地提升檔案管理水平的相關(guān)策略。大數(shù)據(jù)時代為我們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利，也讓我們的工作更加簡便、清晰，將大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理之中，革新檔案管理理念，將對檔案管理工作的有效開展產(chǎn)生強大的助力，促進我國高校檔案管理工作的順利開展。為此，高校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變自身管理理念，樹立大數(shù)據(jù)觀、大檔案觀以及大平臺觀，真正地落實好高校檔案管理工作，為高校以及學生提供更加專業(yè)、細致的檔案管理服務(wù)，讓檔案管理部門發(fā)揮更大的效用，進一步促進高校更好更快的發(fā)展。

參考文獻：

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[3]劉玥，吳園園.大數(shù)據(jù)時代對檔案管理發(fā)展的思考[J].科技資訊，2019，17（04）：117+120.

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