芻議大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

潘文軍

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已然應(yīng)用于我們生活、生產(chǎn)中的方方面面，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人們的思維方式以及工作理念都發(fā)生了巨大的變化，通過(guò)大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)進(jìn)一步解放了勞動(dòng)力，幫助我們的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了更加精準(zhǔn)化、透明化，讓我們的工作效率得到了進(jìn)一步的提升。高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，也發(fā)生了巨大的變化，其管理理念也隨著時(shí)代的進(jìn)步進(jìn)行了一系列的變革，使整個(gè)高校檔案管理工作更加全面化發(fā)展，為高校以及學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。為此，本文首先從大數(shù)據(jù)時(shí)代的相關(guān)概念進(jìn)行分析，進(jìn)一步研究大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變的重要性以及現(xiàn)階段的轉(zhuǎn)變情況，并以此為依據(jù)進(jìn)一步提出有效提高大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理水平的相關(guān)策略，希望為高校檔案管理工作者提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校;檔案管理;理念轉(zhuǎn)變

中圖分類號(hào)：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-3866（2020）21-0-02

第三次科技革命的浪潮將我們帶入到了信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及各種算法的不斷提出，讓我們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，極大地方便了我們的生產(chǎn)生活，大數(shù)據(jù)時(shí)代正式到來(lái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，其內(nèi)容較以往相比更加豐富也更為精準(zhǔn)，可以為高校以及學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，為高校檔案管理工作帶來(lái)的巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作人員必須進(jìn)行管理理念上的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的革新，以保證大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為其工作帶來(lái)更大的助力[1]。下面，我們將對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變的相關(guān)問(wèn)題更為深入的探討。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的相關(guān)概念分析

進(jìn)入21世紀(jì)后，大數(shù)據(jù)得到了更為廣泛的發(fā)展，各種數(shù)據(jù)滲入到各行各業(yè)的發(fā)展之中，已然成為了重要的生產(chǎn)要素。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人們每天接收海量的信息，通過(guò)對(duì)信息的挑選與甄別，來(lái)找尋出符合自己需要的信息內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展[2]。現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，人們雖然可能距離較為遙遠(yuǎn)，但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，人們線上交流越來(lái)越密切，應(yīng)人們的實(shí)際需求以及信息技術(shù)發(fā)展規(guī)模的不斷壯大，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生，并在社會(huì)中發(fā)揮了越來(lái)越重要的地位，為人們提供了許多的方便，但是由于網(wǎng)絡(luò)中存在著大量的黑客，以及在大數(shù)據(jù)庫(kù)中可能存在著許多良莠不齊的信息，極容易對(duì)人們產(chǎn)生一定的迷惑，甚至使人迷失在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，造成一定的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失。

大數(shù)據(jù)依托云計(jì)算方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的抓取工作，讓人工智能走進(jìn)了人們的日常工作之中，幫助高校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中可以借助大數(shù)據(jù)的算法來(lái)簡(jiǎn)化自身工作強(qiáng)度，節(jié)約更多人力的同時(shí)保證了工作的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步促進(jìn)了高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變的重要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，高校檔案管理理念正在受著潛移默化的影響，發(fā)生著悄然的轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)觀、大檔案觀以及大平臺(tái)觀的未來(lái)高校檔案管理模式已經(jīng)在悄然建設(shè)之中，這將有效地提高高校檔案管理的工作效率，對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行合理的優(yōu)化。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變有利于提高其工作效率

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人們對(duì)于智能設(shè)備的使用更為廣泛，也更加頻繁，人們?cè)谌粘Ｉ钪芯涂梢越佑|到這些高科技產(chǎn)品，將其應(yīng)用于高校檔案管理工作之中，必然會(huì)提高其工作效率，讓人們?cè)谶M(jìn)行檔案查詢時(shí)可以快速地找到自己所需要的內(nèi)容，簡(jiǎn)化了檔案查找的難度[3]。例如，當(dāng)需要對(duì)高校歷史進(jìn)行查詢時(shí)，需要查詢的內(nèi)容非常多，信息資料不僅包括高校的大事記、教學(xué)文件、外事、行政以及財(cái)會(huì)等諸多內(nèi)容，還有許多當(dāng)時(shí)發(fā)生的事情沒(méi)有被進(jìn)行紙質(zhì)記錄，這對(duì)我們的檔案查找工作帶來(lái)了很大的難度，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理之中，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案錄入，讓更多的人可以同一時(shí)間進(jìn)行檔案查詢工作，極大地方便了人們。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變有利于優(yōu)化其工作流程

傳統(tǒng)的檔案管理工作多數(shù)情況下都為紙質(zhì)版留存，需要按照目錄進(jìn)行內(nèi)容的詳細(xì)查找，在這期間可能需要工作人員付出大量的時(shí)間。并且有些紙質(zhì)文件可能由于儲(chǔ)存不善，出現(xiàn)發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、水泡以及曝曬等情況，甚至還有可能出現(xiàn)丟頁(yè)、漏頁(yè)的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念轉(zhuǎn)變有利于對(duì)其工作流程進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)信息化平臺(tái)的建設(shè)，有效簡(jiǎn)化了收集、整理、儲(chǔ)存、查找等流程的難度，使整個(gè)工作更加合理化。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變有利于降低工作強(qiáng)度

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作者逐漸擺脫了需要大量查閱紙質(zhì)文件來(lái)進(jìn)行檔案整理、分類、收集以及查找工作，極大地降低了工作人員的工作強(qiáng)度，工作人員在日常工作過(guò)程中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行一次錄入后，就可以隨時(shí)隨地利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案的查詢工作，即使在休息日依舊可以為高校以及學(xué)生提供有效的服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變情況分析

傳統(tǒng)的檔案管理工作，多數(shù)情況下是對(duì)資料進(jìn)行紙質(zhì)版文件收集與保存，進(jìn)而完成檔案收集、檔案管理以及檔案利用的三大環(huán)節(jié)，雖然也可以為人們提供正常的檔案相關(guān)工作，但無(wú)論是工作準(zhǔn)確度還是工作效率都大打折扣，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)導(dǎo)致了高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，為高校檔案管理工作的發(fā)展提供了新的可能。

（一）受大數(shù)據(jù)時(shí)代影響，高校檔案管理理念向大數(shù)據(jù)觀轉(zhuǎn)變

受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中由原來(lái)的抽樣式管理模式向“全數(shù)據(jù)”觀轉(zhuǎn)變，逐漸形成了大數(shù)據(jù)理念，可以更好地保留檔案文件的內(nèi)容，減少個(gè)人主觀意識(shí)對(duì)檔案留存工作產(chǎn)生的干擾，為后期檔案查閱者提供更加真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，促進(jìn)了高校檔案管理理念向大數(shù)據(jù)觀發(fā)展[4]。

（二）受大數(shù)據(jù)時(shí)代影響，高校檔案管理理念向大檔案觀轉(zhuǎn)變

高校檔案管理工作的重要工作內(nèi)容，就是將高校發(fā)生的一切事情進(jìn)行真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄，為未來(lái)留下可以查閱的歷史性資料，供后人借鑒。但傳統(tǒng)高校檔案管理工作過(guò)程中由于受到自身?xiàng)l件的制約，無(wú)法對(duì)所有信息進(jìn)行收錄，也沒(méi)有辦法有效地了解高校發(fā)生的每一件事，在信息收集的過(guò)程中存在一定的缺失。受大數(shù)據(jù)時(shí)代影響，高校檔案管理工作可以進(jìn)行更大范圍以及更大規(guī)模的信息收集工作，管理理念逐漸向大檔案觀發(fā)展，對(duì)高校中所發(fā)生的一切都進(jìn)行歸檔工作。

（三）受大數(shù)據(jù)時(shí)代影響，高校檔案管理理念向大平臺(tái)觀轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作由于采用紙質(zhì)化管理模式，并不需要進(jìn)行大平臺(tái)搭建，也無(wú)法進(jìn)行有效的大平臺(tái)搭建。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須建設(shè)高校發(fā)展實(shí)際需要的數(shù)據(jù)化平臺(tái)，讓工作人員以及查詢?nèi)藛T都可以迅速地找到自己所需要的檔案內(nèi)容，極大地促進(jìn)了檔案的交流與管理工作，減少了因時(shí)間與空間問(wèn)題所造成的檔案信息查詢困難的情況發(fā)生，大平臺(tái)觀得到了一定的發(fā)展。

四、有效提高大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理水平的相關(guān)策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅影響著我們的生產(chǎn)生活，也為高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變提供了新思路、新想法，高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代影響下，進(jìn)行了不斷的創(chuàng)新與改革，可以說(shuō)現(xiàn)階段檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，而如何有效提高大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理水平是我們必須研究的熱門(mén)話題[5]。

（一）相關(guān)工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式

高校檔案管理工作面對(duì)的人群主要為學(xué)生、教職人員以及高校行政人員，想要在大數(shù)據(jù)時(shí)代下提高檔案管理水平，就必須清楚地認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集方式與大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案收集方式存在的不同，并對(duì)主要面對(duì)人群進(jìn)行宣傳與講解，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式。

（二）相關(guān)工作人員應(yīng)學(xué)會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)整合

高校檔案管理工作中整合是一項(xiàng)任務(wù)強(qiáng)度較大、結(jié)果較為重要的工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，相關(guān)工作人員應(yīng)學(xué)會(huì)利用信息化平臺(tái)，對(duì)大量碎片化檔案進(jìn)行整理，確保整體檔案收集的全面性、科學(xué)性[6]。

（三）相關(guān)工作人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代下應(yīng)加強(qiáng)高校檔案安全管理意識(shí)

檔案的安全性直接關(guān)系到國(guó)家、學(xué)校以及個(gè)人的實(shí)際利益，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下想要提高高校檔案管理水平，就必須清楚地認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)下可能存在的安全隱患，加強(qiáng)高校檔案安全管理意識(shí)，避免出現(xiàn)安全漏洞。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要研究了在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作管理理念的轉(zhuǎn)變情況，以及更好地提升檔案管理水平的相關(guān)策略。大數(shù)據(jù)時(shí)代為我們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了極大的便利，也讓我們的工作更加簡(jiǎn)便、清晰，將大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理之中，革新檔案管理理念，將對(duì)檔案管理工作的有效開(kāi)展產(chǎn)生強(qiáng)大的助力，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的順利開(kāi)展。為此，高校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變自身管理理念，樹(shù)立大數(shù)據(jù)觀、大檔案觀以及大平臺(tái)觀，真正地落實(shí)好高校檔案管理工作，為高校以及學(xué)生提供更加專業(yè)、細(xì)致的檔案管理服務(wù)，讓檔案管理部門(mén)發(fā)揮更大的效用，進(jìn)一步促進(jìn)高校更好更快的發(fā)展。

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