中小學檔案管理存在的問題與對策

王蘭

摘 要：中小學的檔案是學校教育過程中的重要組成部分，幫助小學能夠正常的展開各項工作，并能增加學校制定教學方針時的正確率，所以，有效地進行檔案統計管理可以幫助學校更好地開展教學。不過，目前的中小學檔案管理工作仍然存在不足，管理檔案的體系有待完善，無法確保檔案的準確性、真實性，并且有的中小學領導層對于檔案的妥善管理不夠重視，造成重要檔案丟失或缺失的情況出現。對此，只有中小學檔案的管理能夠得到重視，才能有效地促進學校的教學質量提高。下文主要闡述中小學檔案管理中存在的問題及對策。

關鍵詞：檔案管理;中小學;教育

中小學的檔案和學校教學中總結出的一些歷史記錄和教學經驗，其具有相當大的實用性，可以幫助學校更好的展開教學。其中包括文章、影像和視聽材料等。體現了中小學的教學規范，檔案的有效完整記錄可以幫助學校在教學中參考歷史教學資料提高教學質量。完整的教學檔案記錄著中小學的所有教學事跡，包括學校的教學制度革新、優秀的教師教學研究成果、學校的發展歷史、師生獲得的獎項等等，是中小學管理的必要參考基礎。所以在中小學開展系列教學時，應及時看清檔案的必要性，并能夠積極地開展有效的檔案管理工作[1]。

1 中小學檔案管理中的問題

目前大多數中小學在檔案管理上沒有給予足夠的重視，首先是中小學的教育領導層對于檔案管理的不夠重視，看不清有效的檔案管理在未來教學路上的作用，片面地認為科學的檔案管理不能對教學帶來多少幫助，所以也沒有對檔案管理工作進行科學合理地安排和指導。而且，由于學校對于檔案管理不夠重視，導致了檔案管理工作人員的工作上不能有效的妥善保存檔案，造成檔案的遺失或缺失。還有便是教師的檔案管理重視程度不強，在檔案管理人員整理教學檔案時不能積極地去配合，也給中小學檔案管理工作造成了極大地阻礙。而且，中小學在檔案管理的程式化落實不到位，沒有相應的檔案管理機制，檔案管理人員與教師的檔案統計不能做到高效統計，因為教師沒有受過檔案統計的系統化學習，導致教師不清楚應該提交哪些檔案，進而時常有教學檔案的缺失情況出現，造成檔案的完整性大打折扣[2]。還有些學校雖然在檔案管理上能夠做到及時有效的收集相應資料，但是在檔案的管理上只是做到了收集、保存，而沒有把檔案進行及時整理，造成檔案的實用性下滑，并且在需要使用相關檔案時做不到快速準確的調取。

此外，由于中小學對于檔案管理工作不夠重視，多數學校并沒有招聘專業的檔案管理員，其多數的學校檔案管理工作一般由學校的退休教師擔任，他們雖然在校執教多年，對學校的事情比較了解，但是因為沒有系統的學習過檔案管理工作所以不能做到準確的、有效率的進行檔案管理工作實施。檔案的管理人員的專業能力不強，對檔案系統化管理沒有概念而導致中小學在教學過程中不能及時地調整教學方案，在學校需要進行優秀人才招聘時，也無法出具強有力地支持證據，使學校無法根據檔案統計做出總結，進而錯失最適合學校的優秀教師。此外，還有一點值得中小學注意的就是信息化管理學校檔案。我國的教育事業在信息化教育上給予了大量的關注，使學生能夠通過網絡進行自我學習。而中小學的檔案管理工作也需要跟上時代步伐，做到信息化管理檔案。但目很多中小學依然使用紙質檔案作為主要檔案保存方式，這樣記錄不僅耗時費力增加檔案管理人員的工作難度，而且紙質檔案的保存極易受到環境影響，在保存過程中如果發生暴雨引起檔案受潮發霉，或者發生火災將檔案付之一炬，那么珍貴的學校檔案將再也找不回來。

2 對策

2.1 強化檔案管理理念思想

做好檔案管理工作第一要事便是針對學校各級領導進行思想教育，只有領導層的檔案管理意識提高，才能有效地帶動學校全體教師及員工對檔案管理工作的態度轉變，并將檔案管理工作列入教學方針里，在校內開展研討檔案管理工作的重要性和必要性，以及提出像“檔案管理可以提升教學質量”的課題，讓教師們進行自我研習，編寫論文等。中小學還需制定相關的檔案管理工作條例，以促進各級工作人員對檔案管理工作的理解和支持。對此，學校還應對檔案管理工作的落實及時審查，讓專人對檔案管理工作的落實實時關注，確保檔案管理工作的有效開展。并在每周或每月開展相應的檔案管理工作會議，對于表現積極的優秀人員進行表揚，在檔案管理工作會議上學校還應對全體人員進行宣講，強調檔案管理工作的重要性，以此提高全體員工的參與積極性。

2.2 管理人員工作效率有待提高

由于檔案管理工作的涉及面比較廣，能夠做到及時的檔案整理，不拖拉檔案管理的進程，才能促使檔案管理的良性循環。檔案管理人員在積極性上需要提高，做到及時且并積極主動地向檔案有關人員收集信息記錄，并在收集檔案時做到事無巨細，確保檔案的完整可用性。此外，檔案的收集不能僅限于教學相關資料，還需要拓寬檔案收集的范圍，比如，校方管理層的指導決策、畢業生檔案收集等等。做到這些可以使檔案管理的實用性得到有效提高，并能夠一路承載學校文化進行下去。還有就是學校應該積極使用檔案資料進行研討，如果學校只一味地收集整理檔案而不去合理利用，各級人員就會感覺檔案管理工作知識做做樣子而已，使其不再重視檔案管理工作，那么將不能有效發揮檔案的實用性，也會嚴重打擊了學校各級人員對于檔案管理的配合積極性。最后便是中小學應積極使用現代化管理工具來記錄管理檔案[3]。在上文提到過，紙質檔案的保存存在一定的弊端。檔案會因為一些不可抗力的因素導致完整可用性大打折扣，而通過現代化網絡進行檔案管理能夠使其更好地得到保存。在網絡信息化檔案保存上，檔案的快速收錄、快速調取也能夠得到有效提高，促進了檔案管理的便捷化。而且在學校開展各種會議時，因為可以直接在檔案管理系統中調取相關資料進行展示，所以就不需要提前很久的去檔案時進行查閱資料、整理資料，只要簡單地對會議要求進行大綱整理即可。這對于多方面的使用體驗感都有極大地提升，也是極大地提高了檔案管理工作的效率。

3 總結

檔案管理工作在中小學教育中擁有著極為重要的意義，能夠做好科學有效的檔案管理工作在學校的教學方針、教師選擇等重要決策上起到關鍵性作用。但這需要檔案管理部門與全校各層級人員共同去努力，只有這樣才可以讓檔案管理工作順利地進行下去。

參考文獻

[1]高永安.中小學檔案管理信息化建設初探[J].辦公室業務，2016，No.240（07）：40.

[2]陳梁.新時期開展中小學檔案管理工作的措施淺談[J].考試周刊，2019，000（016）：9-9.

[3]張萬飛.談如何加快推動中小學檔案管理的電子化應用[J].卷宗，2018，000（019）：15.