淺探人工智能技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

王全振

摘 要：人工智能技術(shù)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高和對其技術(shù)的持續(xù)研究與實(shí)踐，結(jié)合信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)云處理技術(shù)進(jìn)行功能性的研發(fā)而逐漸的進(jìn)行了完善和投入使用。隨著其在檔案管理中的應(yīng)用其滿足了用戶的個(gè)性化檔案需求。本篇文章將首先對人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用情況進(jìn)行簡要的分析，并針對其具體的情況結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的情況進(jìn)行闡述，并提出其優(yōu)化策略的建議。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù);檔案管理;應(yīng)用研究

新時(shí)期檔案工作作為智能政務(wù)、智能社會構(gòu)建的重要一環(huán)，與人工智能技術(shù)的融合發(fā)展將成為必然趨勢。在這樣的背景下，需要積極應(yīng)對人工智能技術(shù)給檔案工作帶來的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，主動迎合智慧檔案管理和智慧檔案服務(wù)的新需求，完善深度學(xué)習(xí)、自然語言處理等技術(shù)在檔案工作中的深度實(shí)踐和應(yīng)用，更好地為提升檔案工作效率和檔案服務(wù)質(zhì)量保駕護(hù)航。

1 人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的重要價(jià)值

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用極大的提升了檔案管理工作的效率，也有助于檔案信息資源利用價(jià)值的提高，同時(shí)也對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化和改革。人工智能技術(shù)的應(yīng)用將傳統(tǒng)的檔案信息錄入、信息整理、信息分類歸檔等機(jī)械性的流程進(jìn)行了很大程度上的簡化，使其從根本上做到了檔案信息的準(zhǔn)確性提升，并有效的避免了因人工錄入而出現(xiàn)的檔案信息失真或一些數(shù)據(jù)信息因疏忽而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。并且檔案管理工作也不再需要耗費(fèi)大量的人力去進(jìn)行。只需要具備高水平的信息化檔案管理人才。檔案工作主要是進(jìn)行信息的收集和按照類別進(jìn)行整理匯總?cè)缓蟠鏅n保存。傳統(tǒng)的檔案信息搜集要依靠工作人員與其他部門工作人員的不斷溝通進(jìn)行信息的搜集。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以進(jìn)行更加清晰準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)收集、分類、排列和存儲，且其更加高效。除此之外，用戶對檔案的查詢和調(diào)閱也更加的便捷。用戶可以通過信息設(shè)備終端進(jìn)行檔案的關(guān)鍵字檢索，并快速的查找到期想要查閱的檔案信息，智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠滿足自動化、無紙化等，并具備極快的信息數(shù)據(jù)傳輸速度，極大的滿足了用戶對檔案信息的需要。

2 人工智能技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用情況

當(dāng)前人工智能技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中所應(yīng)用的功能還僅限于一部分。其目前所應(yīng)用的主要功能是對檔案資源信息的只能分類檢索、檔案信息的收集、數(shù)據(jù)處理、存儲。信息時(shí)代檔案信息數(shù)據(jù)的分類也逐漸的增多。其也包含了多種類型的檔案信息，包括數(shù)字信息、多媒體檔案及大量的數(shù)字影像、圖片檔案信息等。其儲存量極為龐大。并且智能化系統(tǒng)還能夠?qū)﹃P(guān)鍵字進(jìn)行類似信息的搜索，為用戶查找檔案信息提供了便利。另外人工智能檔案管理可以有效的提高檔案信息的安全性，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的功能是指紋識別、人臉識別和虹膜識別。通過系列的安全保障技術(shù)最大程度的保證了檔案信息的使用安全。

3 提高人工智能在檔案管理中優(yōu)化效果分析的路徑

3.1 增強(qiáng)檔案管理的信息化、數(shù)字化管理

檔案的信息化、數(shù)字化管理是實(shí)現(xiàn)人工智能檔案管理的基礎(chǔ)，其能夠?qū)n案管理工作實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化、準(zhǔn)確性提升以及能夠廣泛的應(yīng)用。人工智能技術(shù)的應(yīng)用與推廣需要以檔案數(shù)字化、信息化技術(shù)為主要的載體和依據(jù)。要充分的發(fā)揮人工智能技術(shù)的功能與價(jià)值，首先要建立科學(xué)、健全的學(xué)習(xí)體系，要建立完善的數(shù)據(jù)庫并使計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案信息進(jìn)行知識性的識別并形成一定的規(guī)律，將人工智能檔案管理的邏輯關(guān)系進(jìn)行梳理，進(jìn)而使其能夠?qū)崿F(xiàn)人工智能技術(shù)對檔案的用戶進(jìn)行個(gè)性化的輔助。此外，龐大的檔案數(shù)據(jù)信息是實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案管理的重要因素，人工智能技術(shù)也讓檔案數(shù)據(jù)信息更加的準(zhǔn)確和全面，通過網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大資源可以實(shí)現(xiàn)對具體資料的搜集和整理，全部都能夠通過智能信息搜尋系統(tǒng)進(jìn)行自動識別和篩選，進(jìn)而搜集更加詳細(xì)的檔案信息。

3.2 提高檔案編研水平，開發(fā)檔案應(yīng)用功能

檔案的編研工作準(zhǔn)確的說是檔案管理工作人員提高對檔案信息的深度挖掘和有效利用。是其對所積累的檔案資源進(jìn)行再開發(fā)與再利用的過程。所以要提高檔案編研水平首先要進(jìn)行檔案資源的整理和匯編，要遵照其專業(yè)性的分類進(jìn)行專題類別的檔案整理，通過準(zhǔn)確的分類可以便于對檔案的應(yīng)用進(jìn)行更加有針對性的提升。除此之外，檔案管理系統(tǒng)也要通過人工智能技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用優(yōu)化，即利用當(dāng)前廣泛應(yīng)用的移動信息終端建立移動客戶端，以滿足檔案用戶對檔案信息的個(gè)性化需求，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案功能的多樣化發(fā)展。檔案管理的人工智能化功能也在不斷的開發(fā)與研究，當(dāng)前已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)人工智能客戶服務(wù)功能，其可以將電子檔案查詢做到更加的精細(xì)化，用戶的查詢可以實(shí)現(xiàn)語音識別，也可以模糊搜索，都可以通過電子檔案智能客服為用戶進(jìn)行服務(wù)，極大的提高了檔案的服務(wù)性功能，也有助于提高檔案信息的利用率和快捷的檔案目標(biāo)管理。

4 發(fā)展方向

智慧檔案館的建設(shè)和高精尖檔案利用服務(wù)的發(fā)展，使得人工智能技術(shù)用于檔案工作不再是錦上添花，而是必然選擇。人工智能輔助檔案整理、編研、檢索和利用已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，而檔案鑒定劃控、智能識別處理、數(shù)據(jù)信息提取分析等新問題，更是未來迫切需要人工智能技術(shù)協(xié)助檔案工作完成的使命。如果成功實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)在檔案工作中的深度應(yīng)用，必將減少大量復(fù)雜的基于人工處理的檔案內(nèi)容識別、圖像質(zhì)量檢查及檔案公開級別鑒定等工作，從而降低人工成本，提高檔案工作效率。正如安徽省檔案館館長黃玉明在2018年全國檔案工作者年會所做的題為“人工智能在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用”報(bào)告中提出，在目前檔案館開發(fā)開放利用需求中，亟須借助人工智能協(xié)助完成對民生檔案資源的開發(fā)，提升檔案工作者的效率，推動檔案從“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”發(fā)展，人工智能技術(shù)需要在檔案數(shù)據(jù)化、著錄標(biāo)引、鑒定劃控、文本挖掘、音視頻檔案管理、智能監(jiān)管中發(fā)揮更多的作用。

5 結(jié)束語

值和檔案信息的規(guī)范化，并且也為檔案管理工作帶來了科學(xué)性的創(chuàng)新，很大程度上提高了檔案管理的效率，優(yōu)化了檔案資源，提升了檔案信息的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的應(yīng)用性，將其所具備的共享性進(jìn)行了完美的發(fā)揮，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)重要的應(yīng)用價(jià)值，為檔案管理的智能化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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