電子文件歸檔工作中存在的問題及思考

摘 要：電子文件的大量涌現，打破了傳統紙質檔案的管理模式，給檔案工作帶來了巨大的挑戰。由于電子文件自身的特點使歸檔工作凸顯了若干問題，本文通過介紹電子文件歸檔的概念、歸檔的必要性和意義，分析了歸檔存在的問題，進而提出了解決對策。

關鍵詞：電子文件;歸檔;存在問題;思考

20世紀90年代中期，電子文件開始大量產生，采用傳統的管理方法難以保護其作為檔案必須具備的原始性、可靠性，甚至連最起碼的可以識讀的要求有時也無法滿足，這給檔案界帶來了巨大挑戰。鑒于電子文件將是信息社會檔案管理的主要對象，電子文件的歸檔管理因而迅速成為人們的關注焦點。到目前，大多數檔案管理還是電子、紙質文件雙軌運行，雙套保存，這在一定程度上折損了電子文件管理方法的科學性，“單軌制、單套制”成為發展的必然趨勢。

1 電子文件歸檔的概念

電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

電子文件歸檔現行電子文件向檔案電子文件的轉化。指將應歸檔的電子文件經過整理，確定其檔案價值后，通過計算機網絡或脫機載體，從文件形成部門轉移存儲到受檔案部門控制的計算機系統中，向檔案部門移交的過程。

2 電子文件歸檔的必要性和意義

業務部門很困惑，電子文件為什么要歸檔，在服務器中有最好的備份與存儲，為什么還要檔案部門來歸檔呢？

電子文件歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程，其標志性動作是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交，電子文件管理責任也隨之由文件生成部門向檔案部門正式轉移。電子文件的管理強調主動控制，亦常用“捕獲”一詞來表示對應歸檔文件的主動收集和獲取。

由于現在的科研生產工作都采用信息化手段，比如文檔編制采用OFFICE軟件，圖紙繪制采用AUTOCAD、CATIA軟件，產生大量電子文件，而部分以三維模型形式存儲的文件無法轉化為紙質文件，必然會導致單軌制運行方式，電子文件歸檔成為檔案發展的必經之路。且信息化系統中存在大量的碎片化、未經嚴格審查的、不具有歸檔價值的文件，因此對電子文件歸檔管理提出了緊迫的需求和千載難逢的機遇。并且國家倡導推行無紙化，減少紙質消耗是對綠色發展的最好

闡釋。

3 電子文件歸檔存在的問題

文件使用與歸檔為我國各大企業的發展提供了重要支撐，但電子文件產生之前，人們并沒有對文件及檔案的長期真實性產生過懷疑，或是盡管有懷疑，也通過各種辦法予以解決。但是，當電子文件出現后，因具有非直讀性、信息系統依賴性、載體可轉換性、信息易變性、信息存儲高密度性、信息共享性六個特點，

人們對電子文件的長期真實性的確定存在很大的難度，必然給電子文件的歸檔帶來巨大的難度。

1）電子文件歸檔的制度流程還缺乏規范性。大量電子文件的產生讓人們對歸檔問題越來越重視和關注，檔案界也在不斷探索研究，但目前還停留在理論層面，實際操作性、應用性的方法比較少。

2）業務系統與檔案系統的接口不健全。歸檔接口設置在系統設計開始是難度最大也是最為重要的環節。作為接口既要保障文件形成產生、流轉使用、管理元數據的真實準確，還要滿足電子文件轉化為檔案的各項要求。由于業務系統與檔案系統脫節，目前電子文件歸檔還延續傳統紙質文件歸檔的管理模式，將業務系統產生的文件經過鑒定手工下載轉移到檔案管理系統進行整理、分類、組卷、保管、利用，并沒有實現電子文件跨系統自動歸檔的目標，捕獲數據成為虛設。

3）軟件系統與標準的差距。業務部門使用數以萬計的辦公系統，檔案人員并沒有在軟件功能的前端設計就參與，也沒有提出歸檔需求，缺乏自動化較高的電子文件歸檔管理功能，導致軟件在形成和管理電子文件及檔案方面，功能有缺陷，流程不規范、格式不統一，影響電子文件歸檔。

4 解決電子文件歸檔的對策

1）標準制度保障。根據實際工作需要，制定內容具體、具有可操作性、適用企業內部管理的切實可行標準制度?？捎蓸I務部門與檔案部門關于電子文件歸檔共同統籌規劃，保證文件的輸入輸出格式規范統一，技術處理方法一致、對接的軟硬件設備一致，才能保障在線共享無障礙，提高檔案管理效率。

2）打通業務系統與檔案系統的溝通壁壘。將業務系統例如OA、AVIDM、CMTOOL等系統與檔案管理系統進行集成，并將收集、整理、鑒定等歸檔方案嵌入業務系統，電子文件按照設定規則自動分類、組卷準確完整的導入檔案系統。

3）加快系統化、多元化的檔案數據庫建設。數據庫建設是運用互聯網技術，將數據進行優化、整合，以此讓檔案利用更加方便快捷的一項漫長而復雜的工作。這項工作是將信息積少成多、無序向有序邁進的過程，是將檔案知識與信息技術整合的產物，所以加快系統、多元的數據庫建設為館藏檔案的深度挖掘也提供了資源，充分發揮自身的優勢，服務用戶。

4）打造一支專業技術過硬的檔案團隊。大數據時代對信息技術的要求越來越高，檔案人員不僅要具備專業的理論知識，還要具備較高的計算機水平。優化檔案人才隊伍從兩方面來抓：一、對檔案人員進行專業的培訓，邀請內外部專家來及時講解業務工作中遇到的問題。二、招聘專業檔案人才，基本功扎實，可以更快更好地投入到工作中去。

參考文獻

[1]張新，王瑋.探索電子文件歸檔和電子文件檔案管理新模式[J].中國檔案，2018（5）：70.

[2]劉俊，彭蒙蒙.企業電子文件歸檔與電子檔案管理研究[J].機電兵船檔案，2019（1）：95.

[3]鄭鋒.檔案信息化建設研究[J].信息通信，2013（1）.

[4]于瑛甫.加強電子文件歸檔和管理的要求[J].陜西檔案，2005.

作者簡介

劉婷，北京臨近空間飛行器系統工程研究所，館員，檔案學碩士，研究方向：檔案管理。