網絡環境下檔案管理工作創新的思考與實踐

摘 要：隨著社會進步和網絡信息技術的發展，我國的檔案信息越來越繁多而復雜，給管理工作增加了難度，不過同時信息化技術的發展也為檔案管理工作提供了技術支持，結合網絡信息技術對檔案進行管理還可以在很大程度上提高檔案管理效率，為此，新形勢下必須要通過創新來提高檔案管理效率。本文將結合當前檔案管理中仍然存在的一些問題探討如何進一步對檔案管理工作進行創新。

關鍵詞：網絡環境;檔案管理工作;創新

網絡環境下，檔案管理工作的難度越來越大，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前檔案管理工作的需要，為此檔案管理的相關工作人員必須結合工作中出現的問題與現實進行創新，從而提高檔案管理的效率，降低自身的工作難度，為其他部門提供更全面和完整的檔案資料。在網絡信息技術高速發展的背景下，檔案管理的智能化已經是大勢所趨，所以檔案管理的相關工作人員在進行創新的過程中一定要注意對現代化信息技術手段的使用。

1 當前檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理工作不夠標準。檔案管理的標準化對于檔案管理工作來說至關重要，然而由于領導層對于檔案管理的重視程度不足等問題，導致在實際工作過程中，檔案管理工作進行得較為散漫，不夠標準。同時各個地方、各個部門的檔案管理水平存在差異，這就導致部門與部門之間的協作能力較差，管理人員的意識、專業技能、網絡技術運用水平都存在差異[1]。

2）檔案資料檢索模式有待創新。隨著計算機網絡技術的普及，辦公室需要處理的檔案資料信息也越來越多，所以漸漸地相關機構在信息的分類、收集與精細化整理分類上出現了不足，導致在提取信息的時候提取的信息不夠準確。當前檔案檢索與分類的碎片化嚴重阻礙了檔案資料的服務能力。

3）檔案管理存在檔案安全問題。隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理已經漸漸走上了信息化的發展道路，然而在享受網絡便利的同時，檔案管理的信息化也給檔案安全帶來了新的挑戰，一些網絡黑客可以利用高超的計算機技術對檔案信息進行盜取與修改，從而影響檔案信息的準確度與真實性，為此必須要創新檔案管理方式，加強對信息化安全體系的構建。

4）相關配套設施不完善。要想使檔案管理工作更有效率，必須要加強對一些配套設施的引進與利用。為了保證庫房內檔案資料的完整，必須要加強對庫房環境的控制，傳統的庫房控制通常過度依賴人力，而通過使用先進的機械化設施就可以解放人力，實現自動化管理[2]。

2 網絡環境下檔案管理工作的創新策略

1）檔案管理部門要創新服務思想。要想提供更好的檔案管理服務，讓檔案資源能夠更好地服務大眾，檔案管理部門首先要創新服務思想，從而讓正確的意識對實踐活動進行指導，創新檔案管理的服務思維要求檔案管理人員要從建設信息服務型社會的角度去對待自身的檔案管理工作，在進行檔案的收集、整理與分類的過程中一定要考慮其實用性。

2）建立健全數字化檔案館。檔案管理主要業務包括信息采集、信息整理與信息服務，檔案信息管理部門可以通過創新來提高信息采集、信息整理與信息服務的自動化水平，使檔案信息的整理、編目與電子文件之間能夠實現自動掛接，對于電子檔案的鑒定、銷毀、移交、編研與征集也要實現自動化，在對用戶的信息服務上，要通過網絡技術讓用戶在進行搜索的時候能夠更準確地獲取信息。

3）創新組織管理結構。為了讓檔案信息管理工作的開展更加有序，要進行組織結構的創新。可以通過四級管理模式來實現管理部門組織結構的創新，首先，企業或者是部門領導人員可以作為第一負責人，也就是一級管理。再者，要在各個部門都設立部門檔案管理專員，這些人員負責做好日常的信息收集、整理與分類工作，此外每個部門還應該有專門的專業人員來負責提升檔案資料管理的專業化程度，從而加強各個部門的檔案管理能力，同時要加強各個部門檔案管理人員之間的溝通，從而使各個部門之間的信息能夠進行更好的整合，加強各個部門之間的合作，這就是二級管理。輪流值班換崗的方式可以作為第三級管理模式，從而做好檔案管理的查漏補缺工作，減少個別管理人員的操作失誤。檔案管理部門內部的管理人員自我管理可以作為第四級管理層，這就要求管理人員能夠對自身的工作足夠重視，具有認真負責、嚴謹的工作態度。通過創新組織管理結構可以讓檔案管理工作更有序地展開[3]。

4）創新信息化管理模式，提高信息化管理水平。隨著信息化水平的不斷提高，當前檔案管理信息化的水平也不斷提升，為了進一步提高管理的信息化管理水平，必須實行精細化的信息化管理模式。首先，工作人員要做好前期的信息錄入工作，在進行信息錄入時，一定要確保信息錄入的準確性與精確性，在對圖書進行錄入時，不可圖快，要一頁一頁地錄，同時做好檢查，避免因為前期的工作失誤影響后期。在進行信息化管理的過程中，要注意對檔案信息進行保密，避免泄露未對外開放的機密檔案。首先，國家應該完善與檔案保密相關的法律法規，對故意泄露機密檔案和設法盜取機密檔案的不法分子予以嚴懲。再者，要加強對信息化保密技術的應用，檔案管理部門要充分意識到信息化安全體系的建立與安全技術運用的重要性，各個部門之間還要加強交流與合作，共同保護檔案安全。要提高檔案信息的保密性，還離不開相關技術人才的培養，為此，檔案管理部門應該加強對專門技術人才的運用與培養，打造一支能夠維護檔案信息安全的高素質人才隊伍。在信息化管理的后期，為了避免因為檢查不及時造成的信息錯誤，還要注意做好相關審核工作，從而保證做到不遺漏、不出錯[4]。

5）促進檔案管理標準化。促進檔案管理的標準化從根本上來說就是在加強檔案管理的專業化，雖然當前檔案管理工作具有一定的標準，但是在具體工作過程中，檔案管理的專業化程度仍然不高，檔案管理工作過度依賴檔案管理人員的個人素質，導致很多單位的檔案管理水平參差不齊，為了進一步提高檔案管理效率，提高檔案管理水平，必須要對檔案管理的各個步驟與方法制定一個統一的、科學合理的操作標準，從而提高檔案管理的專業化水平。

6）讓檔案管理工作能夠與時俱進。檔案存在的意義就是為了給后人、或者是給今后的工作提供一個數據與依據，檔案管理工作具有很強的時代性，當前社會發展變化日新月異，為了讓檔案管理工作始終保持一定的創新發展動力，管理者與相關工作人員一定要結合實際情況，與時俱進，不斷改革檔案管理方式，加強對新型技術的使用，從而使檔案管理工作永不落伍。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作是辦公室管理工作中非常重要的一環，在信息化的時代背景下，必須與時俱進地結合當前檔案管理工作中漸漸浮現的一些問題進行創新，才能使檔案管理工作更好地展開，此外，在創新檔案管理工作的過程中，一定要加強對現代網絡信息技術的使用。

參考文獻

[1]鞏君慧.基于網絡環境下民族高校檔案編研工作的實踐與思考[J].北京檔案，2019，339（3）：36-37.

[2]李同兆.關于新形勢下規范干部檔案管理工作的實踐與思考[J].黑龍江檔案，2018，No.227（2）：63-63.

[3]王紅梅.談基于規范管理的基地檔案工作實踐與思考[J].綜合實踐活動研究，2018，（12）：11-12.

[4]張曉麗.網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].城建檔案，2019（5）：37-38.

作者簡介

張夢友（1990-），男，漢族，廣東普寧人，本科，助理館員，主管，研究方向：檔案管理工作。