企業檔案信息資源的開發利用

落銘珂

摘 要：隨著計算機技術、信息技術的發展和應用，在網絡環境下檔案信息資源的開發和利用已經呈現出一些新的特點和趨勢，本文分析了我國現有的檔案信息開發利用中存在的問題，探討了開發利用檔案信息資源的措施，并針對存在的問題提出了對策。

關鍵詞：網絡環境；檔案信息資源；開發利用

企業檔案部門作為檔案信息匯集、交流的中心，在計算機網絡飛速發展和普及的今天，必然對企業的檔案工作產生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，做好檔案信息資源的開發利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創造出經濟效益和社會效益。

當前，隨著信息技術、計算機技術、網絡技術的蓬勃發展，檔案資源的網絡化是檔案事業發展的必然趨勢，如何做好檔案信息資源的開發利用，是擺在企業檔案工作者面前的一個主要任務。隨著檔案信息載體的形態發生變化，檔案信息正在向數字化發展，其形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術的發展，網絡技術的全球化，對檔案資源的開發、利用既是機遇也是挑戰。

1 加強檔案資源建設，建立檔案信息數據庫，為檔案信息資源的開發利用打好基礎

加強檔案資源建設首先就要豐富電子檔案館藏，調整館藏檔案結構，加快數字檔案館建設，檔案館應加大館藏建設力度，優化和豐富館藏，努力提高檔案信息數據庫的質量。豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的物質基礎和先決條件，檔案工作者通過各種方式和渠道，利用先進的技術手段，有選擇地將實體檔案和電子文件以前的機讀文件加工成數字化信息，建立數據庫，以便在需要時接入因特網，提升利用工作的層次和范圍。數字檔案館通過館藏檔案數字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級各類檔案數據庫，構筑一個多層次、分布式、規范化的檔案數據庫群，并通過多種信息網絡平臺實現檔案信息資源共享，用戶可以不受時間、空間、數量的限制，迅速、準確地從網上利用各種檔案信息資源。

檔案部門可以通過建立檔案信息網絡，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個統一的、開放的信息資源系統，真正達到檔案信息資源的共享。建立檔案數據庫是網絡信息資源組織的重要形式，就是將要處理的數據經過合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機，目前的數據庫主要有以館藏檔案數字化為基礎的館藏檔案數據庫，在國外通常稱為“公用數據庫”。還有一種是以歸檔電子文件為基礎的電子文件數據庫，在國外稱為“公用信息系統”。檔案信息數字化建設，是一項長期而持久的工作，作為檔案管理部門，在進行數據庫建設時，要有規劃地形成數據庫產品。同時要狠抓質量關，建立數據庫數據質量控制體系，為檔案信息網上服務打好基礎。

2 加大檔案開放力度，滿足開發利用檔案信息資源的需求

企業檔案館要在做到明確檔案密級，做好相關級別檔案的保密工作，確保國家機密，維護檔案所有權者的利益的基礎上，遵循“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應該最小化”的首要原則，加快檔案開放進程，對到期的檔案加快鑒定速度，依照《檔案法》的規定，把可以開放的檔案盡快開放出來，要建立科學合理的降解密制度，處理好全面開發與適度保密的關系，積極穩妥地做好已經到開放期檔案的劃控和解密工作，對經濟、科技、文化以及歷史檔案可根據《檔案法》及有關條例隨時通過各種形式向社會開放，以便被社會、團體及時利用。這是滿足開發利用檔案信息資源需求的一個重要渠道和舉措。

3 加強檔案編研工作，提高編研質量

大力加強檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內容豐富的檔案信息數據庫是檔案信息資源共享體系建設的核心。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態轉化為動態，由傳統的服務轉化為提供綜合檔案信息的高層次服務，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向企業提供報務，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進企業各項工作的發展，它是提供檔案信息為社會報務的重要方式，是開發檔案信息資源的主要手段。檔案工作者必須參與社會活動以了解利用者檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有較強的針對性和實用價值的編研。下真功夫編寫出一些時效性、特色性、專業性、實用性較強的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質量，使檔案信息增值，最大限度地滿足企業和各級領導決策以及廣大檔案利用者的信息需求。加強編研工作，加大編研工作力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進檔案信息資源開發利用的必然所在。

4 運用現代信息技術手段，提高檔案信息資源開發利用水平

企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。檔案工作者總是希望通過通過簡便的途徑就能找到滿足自己需要的信息，希望利用檔案的辦理手續盡量簡單，希望檢索界面友好，能夠容易獲取檔案信息資源。所以網絡環境下的檔案工作其核心和關鍵環節是檔案信息資源的有效檢索，網絡檔案檢索系統面臨許多新的課題，如前期基礎工作的組織實施，信息檢索系統的功能，網絡信息組織與檢索的管理方法和技術，網絡環境中只有建立高效的網絡檔案檢索系統，才能滿足利用者的需求。

總之，企業檔案信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是促進各項事業發展的重要保證，是新時代利用檔案信息資源的重要手段。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的各個領域中發揮不可替代的作用，利用好檔案信息資源確保企業檔案為社會經濟發展服務。