信息開放制度下的檔案數字化管理探討

趙艷陽

摘? 要：本文分析了信息開放制度下的電子檔案數字化管理中的問題，包括節(jié)點留存、集成整合、可持續(xù)發(fā)展等8個方面。

關鍵詞：電子檔案;檔案數字化;可持續(xù)發(fā)展

Abstract： This article analyzes the problems in the digital management of electronic archives under the information open system， including node retention， integration and sustainable development， etc.

Keywords： Electronic archives; Archive digitization; Sustainable development

國家檔案局在《企業(yè)電子檔案和電子檔案管理指南》中指出，電子檔案是具有登記憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。如何管理這些新型的信息記錄呢？美國聯(lián)邦政府社交媒體檔案管理指南要求對于這一類新型的信息記錄，要有多類人員來共同承擔發(fā)布和管理的責任。面對這樣一種新的技術環(huán)境，電子檔案成為傳統(tǒng)檔案的補充和檔案管理體系的重要組成。

由此，檔案管理體系由純粹的內部檔案管理，轉變成在信息系統(tǒng)當中形成并傳遞，因為檔案同時在不同部門、不同領域中形成，大量的辦文是通過計算機操作;而業(yè)務流程更需要和各級部門負責人、業(yè)務人員進行密切的交流、溝通、合作;依法行政、依法辦文需要和法律審計等專業(yè)工作者交叉協(xié)作;開發(fā)檔案文化產品和保障檔案管理的安全等是要和很多領域的職能人員緊密協(xié)作、共同打造的檔案數字化管理體系。

1 節(jié)點留存。檔案為了長久保存，特別是電子檔案，需要在每個階段辦理的每一步都要留下原始數據，而數據的捕獲留存有些是系統(tǒng)自動完成的，有些就需要經辦者在每個階段把相關信息捕捉下來。

具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息，必須能夠具備檔案的屬性，是直接形成的歷史記錄，且須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。

2018年，英國司法部下屬的英國法院和法庭服務（HMCTS）和英國內閣辦公室開放創(chuàng)新小組聯(lián)合會議在區(qū)塊鏈平臺上開展電子證據的存儲試點項目。聯(lián)合國檔案館將由國家數字化管理聯(lián)盟（NDSA）創(chuàng)建的數字保存成熟度模型作為數字館藏保存水平的標準并測試了一組開源工具應用于數字館藏的長期保存 。

2 集成整合。檔案職能的拓展和檔案管理體系的擴大，信息和檔案成正比海量累積，信息冗余也隨之產生，解決這個問題需要進行電子檔案信息平臺的功能整合。

現在很多社交媒體、信息平臺已形成交叉、共享的模式，產生了一些跨資源、跨領域的專題資源庫、文件數據庫、專題檔案館等，需要多方合作的健全的檔案管理框架，共同開發(fā)，共享信息，開展培訓，支持電子文件管理的工具等，甚至包括國家層面的信息合作共享。

目前許多單位電子辦公OA系統(tǒng)，大量的功能嵌入在辦公系統(tǒng)中來自動對接，在文件處理的同時完成長期保存功能。例如，社保卡網上信息采集、辦卡、查詢、繳費等功能集成一體，最終形成個人社保賬戶資料。

3 可持續(xù)發(fā)展。這個概念是聯(lián)合國最早提出來的，以期關注整個人類社會的可持續(xù)發(fā)展問題，而信息化社會和大數據背景使得檔案領域也面臨可持續(xù)發(fā)展問題。信息的使用、歸檔，就不能脫離檔案信息管理平臺，要保證它的長期可用性，以及必要的可遷移性、衍展性等等，以保證其開發(fā)利用實現其價值，包括其經濟價值。

4 有效便捷。即公開的信息應是真實的、便于查找的。在檔案開放中，出現了很多新的概念：云部署、利用觸發(fā)、激活等;同時也出現了一些創(chuàng)新的方式方法：開發(fā)檔案的文化產品、專題網絡視頻、媒體合作專欄等。

陳春花指出，疫情期間“私域流量”[1]的影響力，導致許多信息真?zhèn)坞y辨，提醒要真正認識和正確利用“私域流量”的影響力，技術把控信息的透明、公開和及時，盡可能充分發(fā)揮各類信息公開平臺和渠道的作用，讓獲取者獲取的過程變得更加簡捷、更加方便，使得獲取的信息使用性更好。

5 主體廣泛。檔案利用者會出于憑證或學習、甚至休閑等多種需求利用檔案，所有對信息有獲取要求的人或團體，都是獲取主體，包括利用者個體、公民個人、企事業(yè)單位、各種組織等。

所有提供信息的載體，都是供需主體，比如公共資源配置方面的信息、社會組織和中介機構的信息、國有企業(yè)信息等。此次疫情，社交媒體信息噴涌式出現，政府、團體、個人形成了多維聯(lián)系，互為主體，互相服務。

6 依法開放。《檔案法》規(guī)定檔案的開放年限是“自形成之日起滿三十年”，[2]限定哪些檔案可以提前開放，哪些檔案可以延遲開放。但目前很多信息自形成就公開，這就出現很多新問題。

《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府信息公開條例》中關于檔案信息的開放的法律適用問題的不協(xié)調之處做出了明確規(guī)定，[3]不管現在是叫做檔案還是叫做信息，以其存在地點、移交到檔案館前后適用《中華人民共和國政府信息公開條例》和《中華人民共和國檔案法》，并進一步拓展公開的內容，強調對于行政、決策、執(zhí)行、管理、服務、結果方面的信息，要堅持“以公開為常態(tài)，不公開為例外”的原則。我國檔案開放制度建設存在開放的時限和范圍缺乏具體標準，檔案的解密、鑒定協(xié)作難以落實等情況。[4]

王向女提出，宏觀層面檔案法律、制度等多方面采取措施不斷地對檔案開放范圍進行調整，微觀層面實踐部門在遵循相關法律法規(guī)的基礎上結合實際情況制定符合自己的檔案開放范圍。[5]

7 監(jiān)管或第三方評估。有了好的制度，也需要相關機制來保障實現，依法管理更加規(guī)范。

2015年首次提出了對政府信息公開進行第三方評估。[6]《中華人民共和國政府信息公開條例》明確各級行政機關和某些組織、部門要公布年度報告，接受公眾的監(jiān)督，或者由政府信息公開工作主管部門和監(jiān)察機關負責對行政機關政府信息公開的實施情況進行監(jiān)督檢查、各級人民政府定期對政府信息公開工作進行考核、評議。

而獨立的第三方評估可以對信息公開的質量、數量有一個獨立的評價，是一種非常好的激勵機制。

8 聯(lián)動創(chuàng)新。近些年來隨著信息平臺的廣泛發(fā)展，實現了檔案的多途徑的公開，把社交媒體運用到檔案管理工作當中，并且初步形成了利用網站、微博和微信等社交媒體開放檔案這樣的制度、框架、體系，周文泓認為“社交媒體平臺即為檔案庫”。[7]

利用現代技術實現館藏檔案的整合與共享，同時，通過跨界合作，豐富檔案資源，滿足用戶多元化需求。劉貞伶提出應加強檔案法律機構的合作，推動立法完善、提升政府部門的工作效能、保障企業(yè)與個人的合法利益，推動檔案的現代化管理。[8]體現在民生檔案的聯(lián)網開放中尤其突出，基本實現了以省、市檔案館為中心，形成了一個縱向跨層級、橫向跨地區(qū)的館際聯(lián)動。

參考文獻：

[1]陳春花.面對重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的治理機制建設與危機管理[J].經濟管理，2020（03）： 12.

[2]中華人民共和國檔案法[EB/OL].http：//www.npc.gov.cn/wxzl/.

gongbao/2017-02/21/content 2007620.htm.

[3]最高人民法院.關于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定.2010.

[4]韋忻伶，安小米.開放政府背景下的檔案開放準備度評估體系研究[J].圖書情報知識，2019（03）： 72-80.

[5]王向女，戶勝南.“互聯(lián)網+”時代下檔案利用影響因素研究[J].檔案與建設 ，2020（01）： 25-29.

[6]國務院辦公廳.年政府信息公開工作要點.2015.

[7]周文泓.社交媒體平臺作為檔案庫的內涵及特點解析[J].檔案學研究，2019（02）： 104-110.

[8]劉貞伶.電子檔案法律證據價值的維護研究[J].檔案與建設，2020（01）： 38-41.

（作者單位：南陽醫(yī)學高等專科學校第一附屬醫(yī)院? ? 來稿日期：2020-08-11）