論國企“史志”編纂中檔案資料查找的重要性及查找措施

摘 要：本文簡要分析了油田企業檔案資料的查找在“史志”編纂工作中的重要性，并從多角度詳細討論了檔案資料查找的改進策略。希望能為石油企業“史志”編纂工作提供一些理論參考。

關鍵詞：檔案;史志編纂;檔案資料查找

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.028

1 史志編纂工作中檔案資料查找的重要性和原則

1.1 史志編纂工作中檔案資料查找的重要性

我們企業史志編纂工作，是對企業生產中領導管理、技術、生產管理及效果的各項資料的綜合管理和處理，涉及項目內容尤其廣泛，往往也需要大量的證實資料作為基礎，工作繁雜性、嚴謹性正是其主要特征，所以檔案資料查找在其工作中自然會扮演著重要角色，如果查找的資料質量不佳，對于最終的編纂質量也會造成嚴重影響。所以石油企業更要重視檔案資料查找工作人員專業能力提升以及相關制度標準地完善，以此提高證實資料的準確性和有效性，保證史志編纂的真實性和質量，便于企業各項工作或其他研究應用的科學合理[1]。

1.2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則

因為檔案資料影響史志的質量查，找資料本身在后續工作中具有重要的質量管控價值，所以更需在實際操作過程中對其相關工作原則加以界定并嚴格落實，以此保證所提供資料的質量。

其一，真實客觀：作為工作中最基礎也是最關鍵的一項資料查找原則，應在具體操作過程中嚴格把控。史志編纂工作中各環節都特別重視資料的準確性，尤其是企業生產經營相關內容，更不能存在任何一點虛假數據信息，因此在檔案資料查找時務必保證內容真實，并明確其實際查證途徑，之后才能抄錄整理。其二，仔細全面：同樣是資料查找工作中的重要原則，要求相關查找工作務必在過程中對證實資料進行全面地甄別核查，各項細節問題都不能放過，尤其是遺漏或重復問題，更需嚴格避免;同時，對同一證實要點應多面選材，避免出現片面數據內容可能導致的誤解情況，在對資料中各類關鍵細節加以明確之后，要附注更加完整的查詢資料，使材料內容更加詳實;如果不慎出現漏查狀況，需及時進行重復核查，對于同類問題多項解釋者更需全面核對，盡量避免出現缺漏問題。其三，契合實際：主要針對部分較久遠而已無法證實其真實性或資料不夠詳實準確的檔案材料，應結合當時企業發展狀況或是類似狀況下同經緯企業的發展資料，選擇最合適的應用方式，而不能不加規范限定即投入使用;契合實際與真實客觀有一定的相似性，都要保證檔案資料的準確性，不過契合實際原則更強調資料本身要符合企業生產發展實際狀況，符合現實邏輯，是對客觀資料的進一步限定，保證資料的有效性。

2 史志編纂工作中檔案資料查找的措施

2.1 科學組織查找

史志編纂工作復雜的系統工程，具體工作各環節涉及的人員比較多，保證檔案資料組織查找合理進行，要結合具體資料需求進行科學的人員管理，實現崗位分配與能力應用的有效性。所以在具體查找工作安排時，要先整合所有查找人員，對資料項目進行系統分析，明確資料應用的具體方向、類型、條目等，并對人員進行規范分工，注意各資料的差異化要求，確保各查找人員都對各自所要查找的內容有明確的了解;同時還要在查找過程中注意人員之間的有效溝通，檔案資料要求不清楚或是已經確定資料真實詳備的都要及時聯系管理人員，并告知其他查找人員知曉，對查找進度有更直觀把握，盡可能實現不重不漏[2]。

2.2 注重把握資料線索

史志編纂工作是一個綜合已有資料并合理補充未有部分的過程，以此更能實現史志編纂內容的充實性、現實性，所以在檔案資料查找中需重視各項資料線索的把握，以此出發使資料收集更具針對性。所以查找人員要多加留意已有的成果細節，對其進行相關資料的深入發掘整理，發現其中并未詳細討論的內容，以此為關鍵點，著重新資料的調查與收集，為史志編纂提供更加豐富的資料內容，使其能夠找如此的編纂角度，使研究內容更加全面。

2.3 分清先后緩急

組織檔案資料的查找收集要認識到資料所需內容的豐富性，如果沒有制定合理的資料查找流程，很可能導致各部分編纂工作都無法順利進行，而且容易造成輕重不實的情況。所以在資料的具體查找過程中要先結合史志編纂的總體規劃對所需資料進行有序分配，比如常用到的檔案數量及關聯查找，在對某一章節進行編寫時，以內容直接應用材料的查找為主要點，重點側重這方面資料，隨后再以本章節關聯內容所需要的資料進行二重查找設定，而非本章節相關的內容標記但并不立刻查找，以此使檔案資料的查找更有序化、便捷化進行，實現更高效資料查找的同時也可有效控制資料漏查重查問題，使史志編纂進程更快速推進。

2.4 強化知識學習

信息技術的發展為檔案資料查找提供更加便捷的方法，大大提高資料查找速度，同時也能有效維護資料的可用性，所以石油企業史志編纂工作中的查找人員需積極學習相關知識技能，熟練掌握新的資料查找流程，以此為基礎促進資料查找質量提升。目前各類資料檢索工具操作相對簡單，而且多會設置各級類別，只需通過關鍵詞組即可獲得大量的資料信息;同時，查找人員對檔案資料的檢索方法和流程得以全面掌握之后，還要注意自身資料辨識能力提升，對于不嚴謹、重復、內容缺失等資料需準確辨識并排除，再結合史志編纂的具體內容對剩余資料進一步明確，從而使確定資料具有良好的應用性。

2.5 實施調查訪問

在史志編纂工作中還需考慮到資料內容的動態變化，很可能因為長久時間變化而出現部分檔案資料的不準確，再加上資料本身客觀性并非絕對，更需對部分關鍵內容多角度管控，通過實際調查訪問，對資料有效性加以明確。可以拜訪經歷過多項事件的長者，曾經的企業管理者或是企業員工對企業發展狀況會有一定的了解，或者到附近的檔案管理部門收集查找企業發展過程的史料并做好記錄，通過實地考察，對檔案資料加以確定;因為調查資料同樣具有一定的不確定性，所以最好將多項收集內容進行對比分析，仔細印證，以保證資料的準確性。

3 案例分析

某石油企業在企業史志編纂項目中制定了嚴格的管理制度，從企業技術管理、領導管理、成效管理等方面出發進行資料綜合整理，在檔案資料查找中即嚴格依照基本原則與規范流程開展。1）工作開始前，項目組組織全體參與人員對該次工作具體內容加以明確，具體目錄內容、核心方向、整理任務、時段安排等均一一確定，使資料查找、整理、編輯等工作都互相了解，保證資料查找順利;2）在資料查找過程中，資料查找人員以先急后緩、以點帶面的基本思路，聚焦于各章節核心點，結合各部門資料，迅速完成企業發展成效、重大革新、技術突破等檔案要點的規整，以此輻射相關子系檔案資料，確保關聯協動、不留紕漏;3）各項資料內容具體整理中還對其正確性、切合性進一步討論，存在異議的資料經多部門、多角度分析，確保不會出現前后矛盾、數據不符等問題，使收集資料內容合理可用。該項目組檔案資料查找工作在明確制度保障、目標指導下取得良好的工作成果，為后續企業史志編纂工作提供了必要的支持。

4 結語

總之，石油企業需提高檔案資料查找管理工作的重視度，認識到其在史志編纂工作中的關鍵價值，并結合各類新時代背景下先進管理理念與技術應用促進具體工作方法改進、工作流程優化，保障檔案資料應用的有效性，妥善完成史志編纂工作必要的前提工作，提高企業史志內容的準確性。

參考文獻

[1]楊娟.淺談史志編纂工作中檔案資料查找的重要性[J].才智，2018（02）：214.

[2]周麗瑩.淺談修史編志必須重視利用檔案資料[J].蘭臺內外，2018（13）：77.

作者簡介

楊佳（1990-），女，漢族，遼寧海城人，本科，中級工程師，本科，主要從事檔案史志編輯方面的工作。