略談基層檔案室檔案之“泛化”

岳玉軍

摘 要：當今基層企事業單位的檔案工作，存著大量“泛化”現象。包括檔案定義上“泛化”，檔案管理方式上的“泛化”。本文認為我們要正視這種現象，并提出了一些管理措施。

關鍵詞：泛化;“名不符實”檔案;資料

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.041

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，把辦理完畢并且對日后有參考價值的文件保管下來，就形成了檔案。近年來，檔案“泛化”現象引起檔案學研究者的注意。筆者在中國知網上就查到近年來有近十余篇以“檔案‘泛化”為標題的論文。何謂檔案“泛化”，筆者贊同徐欣云同志的看法，“泛化”在理論上表現為對傳統意義檔案概念的擴張或借用;在學術研究上既表現為學術外延的積極拓展，又表現為學術核心的弱化或去檔案化;在操作上則體現為檔案工作制度理想和工作現實的差距，使得檔案工作范圍模糊[1]。簡單地說，即檔案實體“泛化”，檔案管理方式“泛化”。對“泛化”的評價，有褒有貶，這里不再詳述，但筆者認為，我們要正視普遍存在的“泛化”現象，進采取有效的檔案管理措施。

本文論述的基層檔案室，其實是個模糊概念。一般指除檔案館外，市級以下行政事業單位和各類企業的檔案室，即在規模不大的單位中，檔案管理不是特別專業的檔案機構。現從基層檔案室“泛化”成因、“泛化”檔案分類、檔案“泛化”的管理三部分進行論述。

1 檔案“泛化”之成因

學者論及當今檔案“泛化”之成因，往往從檔案工作自身宣傳力度不強而造成民眾理解出現偏差、媒體利用公眾的獵奇心理，運用“檔案”二字以增加公眾吸引力等方面分析。而基層檔案室檔案“泛化”原因并非如此，應該從檔案室所在單位的人力、物力、財力方面考慮。現在黨政機關、事業單位和企業，對人員編制都控制得非常緊，分工不會太細。能設立檔案管理崗位，建立檔案室，已說明對檔案工作非常重視了。而一般規模不大的單位，如果檔案員只管理嚴格概念意義上的檔案，即辦理完畢并對日后有參考價值的文件，工作量肯定不大。因此，領導必然會安排檔案員從事其他一些工作，如公文處理等。一些單位考慮到檔案室空間較大，甚至還堆放有報刊雜志、辦公用品等物品。對這種單位來講，到底哪些東西要放入檔案室，簡單地說就是兩個字——有用。有用即存放于檔案室。

筆者調查過四川省一些檔案同行，他們有事業單位、國企、民企不同性質單位工作的工作人員。其實他們在每個單位都不可能只從事嚴格意義上的檔案工作，還要完成領導交辦的與檔案有關的工作及其他工作。比如一些在房地產企業工作的檔案管理員，現在要既要管理辦理完畢的檔案，包括黨群管理類檔案，行政管理類檔案、實物檔案、已竣工項目的工程檔案等，還要管理若干個未竣工項目前期文件等。有些同行還要從事公文處理、后勤保障等行政事務。筆者還認識幾位事業單位的檔案工作者，還兼任駐村第一書記，常下鄉開展扶貧工作。

2 檔案“泛化”之分類

筆者將“泛化”之后的檔案分為三種類型：

1）傳統意義上的檔案。這部分檔案符合理論上與國家有關制度上的檔案的概念。比如本年度之前形成的文書檔案，行政管理類檔案、已竣工項目的工程檔案、今年之前形成會計檔案等。

2）“名不符實”的檔案。隨著社會環境的變化，一些類型的檔案內容發了大的變化。以人事檔案為例，在我國全面發展社會主義市場經濟的今天，很多單位（尤其是企業）都是實行人員的聘用制，只有各級黨委政府、事業單位和大型國企的部分在編人員的人事檔案放在單位中。這就意味著 “檔隨人走”的傳統檔案管理辦法已不適用。很多人一生會換多個工作，而他們的人事檔案就一直放在某人才交流中心。一個人應聘到一個新單位工作后，他的人事檔案完全是由本單位人力資源部新建立的，并且到他離職時就停止增加材料進去。人員離職后，這些人事檔案也不會轉到下一家單位或人才中心去。也就是說保管的人事檔案，主要是員工從入職到離職這一時間階段中的檔案。具體包含員工學歷證、各類資格證的復印件，應聘登記表、薪酬考核材料、勞動合同等。這些材料既有原件，也有復印件。難怪有些檔案界學者稱這些只能為“人事資料”。雖然當前企業員工檔案的性質、地位，以及與國家認可的人事檔案之間的關系和相互轉化、銜接問題都比較復雜，需要進一步論證。但不可否認的是，現在很多單位都保管有冠以“人事檔案”為名的一種檔案，它們利用率也較高。

3）過程文件和資料。檔案本指辦理完畢且對以后工作有參考價值的文件，而過程文件和資料是指單位在從事某些業務開展過程中形成的文件和資料，還沒有達到歸檔的條件和時間，但由于單位人力物力原因，仍存放于檔案室，或者由檔案員暫時保管并提供利用。這也是檔案“泛化”的主要體現。以工程檔案為例說明。現在有些房地產開發企業，對工程立項階段的文件實行“即時歸檔”、“先歸檔、再利用”的原則。如國土證、施工許可證等這些證照，還有立項批復、消防審核意見書等文件，利用率非常高。一般都是取得后即時交檔案室存放，需要利用的員工履行利用手續后方能借出利用。又如合同，甲乙雙方在簽訂完后，合同上面的權利與義務并沒有履行，但有些單位要求簽訂完后的合同必須交一份存放于檔案室。不少檔案員管理的過程文件和資料，就已占據了大量時間。

此外，有些單位中的書籍報刊也存放于檔案室，這也要看作檔案“泛化”的表現。

3 檔案“泛化”之管理

我們知道，檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是檔案事業最基本的組成部分。而如今面對檔案“泛化”狀況，我們除了正視外，還應當怎樣管理呢？筆者根據第二部分檔案分類，結合檔案管理中接收、整理、鑒定、保管等環節發表看法。

1）傳統意義上檔案的管理。對這部分檔案，接收、保管按照國家和單位的制度嚴格執行即可。整理只需按照國家頒布的《歸檔文件整理規則》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《會計檔案管理辦法》等收集、整理即可。

2）“名不符實”的檔案。這部分檔案的管理，需要根據單位工作實際，創新性管理。又以人事檔案為例，國家規定人事檔案中的材料分為履歷類、自傳材料、表彰獎勵材料等十類。我們實際工作中，可根據單位實際情況重新確定分類方案。相關工作還可由單位負責人力資源的同事協助。

3）過程文件和資料的管理。對這些文件資料的管理，要注意幾點。首先是在接收時間上有不確定性。往往是別人交一份我們收一份，并及時在電子臺賬上登記，編的檔案號只是臨時檔案號。第二是保管時不能和已歸檔的文件混在一起。第三是日后正式準備歸檔前，要做好鑒定工作。有些過程文件，特別是資料不需要保存，要剔出來。有些最初他人移交的就是復印件，要再次確認為復印件的原因并在卷內目錄中備注。

最后筆者還想說兩點。第一，對“名不符實”的檔案、過程文件與資料的管理，單位也應出臺相關的制度，確保在單位員工在制度上指導下進行移交、歸檔。第二，“泛化”的管理，對檔案管理者工作提出了更高的要求。我們基層檔案工作者除了熟悉檔案業務還，還應該加強對單位工作動態的掌握，有關行業專業知識技能的學習，體現出既嚴謹而又不拘一格的工作方式，使單位的檔案工作順利開展。

參考文獻

[1]徐欣云.檔案“泛化”現象研究[J].檔案學通訊，2012（6）：52.