提高服務保障質量 深化管理效能提升

張蕾

摘要：眾所周知，“零缺陷”理念已在全世界得到廣泛應用，并取得豐碩成果，其核心是“第一次就把事情做對”，辦公室管理的公文、會議及后勤服務作為高效管理的重要內容，更需要在第一次就做對做好，才能深化管理質量提升。我結合三年來辦公室工作經歷及系統問卷調研，淺談自己對會議、公文及后勤工作在助力行政效率提升上的感受及認識。

關鍵詞：零缺陷;會議;公文;后勤;高質量發展

一、會議管理追求“高效率”，以更高效率深化管理質量提升

會議作為集思廣益、信息交流、加強領導及協調問題的重要手段，對管道行業管線長、站隊散的實際來說，更為需要也更加必要。當然，高效的會議在企業管理中發揮著舉足輕重的作用，但如何做到呢？經過各類會議有效性調研評價及日常會議管理心得，我認為：一是會議安排必須“精”“簡”。從各行各業調查結果來看，會議的通病就是會議多、成效差，進而為了扭轉局面繼續開會部署，這樣一來就會出現“以會議落實會議”的惡性循環。反觀分公司之前也存在各專業會議較多、會議內容交叉、參會范圍大的情況，致使各科室及各作業區領導大部分時間在開會，影響投入安全生產工作的時間和精力。分公司領導經過深入調研后提出，將原科室長工作例會、管道例會、工程例會等專業性會議合并為生產經營例會，并對月度例會、黨群工作例會、黨委會及經理辦公會進行了優化，經整合會議數量減少三分之二，且時長控制在一小時內，大大提高了效率，就拿生產經營例會來說，各專業負責人共同參加會議，相互之間需要協同解決的問題在會上統一協調、集中安排，解決問題的同時，又為執行落實省出了時間，真是一舉兩得。因時因勢確定會議形式，疫情期間探索運用中油易聯召開各類會議，實現“零接觸”的同時確保各項工作進度不減。二是會議組織必須“細”“全”。通過調研得出，會議效率不高還表現在通知草率、與會人員準備不足、議程不能按時結束等，主要還是組織不夠細致、不夠全面，基于以上問題，我們每周五提前向各科室收集次周會議計劃，詳實到參會人員、會議時長、具體內容，于次周一領導班子碰頭會上送審閱知，送領導審核把關，同時也告知領導當周重要會議，以便合理安排行程計劃。特別是對于經理辦公會及黨委會，提前三個工作日下發通知，并向領導班子送閱議題材料，留足時間熟知具體內容，以免占用會議時間。會中更要做到靈活應變，每次會議均由牽頭負責人和視頻管理人員“雙保險”跟會，對于需要控制時長的及時提醒，并隨時處理視頻輔流等問題，確保了會議全過程跟蹤、全方位管理。同時，我們正積極探索手機APP會議管理軟件開發，以實現自行填報、集中審批、云端提醒、實時更新，讓會議效率和質量實現“質”的飛躍。三是會后跟蹤必須“緊”“實”。會議組織要顧頭，更要顧尾，抓實會議跟蹤問效，就要跟在緊處、抓在實處。一方面，會議安排工作落實如何？常言道一分部署，九分落實，工作安排的再詳實，沒有反饋就如石沉大海，今年，我們已經實施了行動跟蹤（督察督辦）系統，通過線上實現工作安排到崗位、到人頭，效果反饋至主管、至領導的直線、透明、高效的跟蹤方式，實現了事事有回音、件件有落實的閉環管理。另一方面，會議整體效果如何？經過紙質問卷、手工整理的“蠻干”后，發現“問卷星”軟件可大大提高會議評價和整理歸納效率，通過此軟件對分公司所有28項會議統計分析，按照召開頻次、主要內容將其劃分為4類，針對性制定調查問卷，比如承包商入場教育類會議，因其人員不固定等因素，每次會后均開展有效性評價，將大家的“金點子”“好想法”收集起來;當然，對于像生產經營例會類的周例行會議，若半年評價一次，則達不到目的和效果，故實施每次會后口頭評價、半年問卷調查相結合，確保會議問題及時收集、立即整改，此做法得到國際安全評級老師的認可和贊許，在評級中率先達到8級水平。

二、公文管理實現“零差錯”，以更高質量深化管理效率提升

公文管理主要包含文稿的起草及流轉，不僅要高標準、高質量完成公文的起草工作，更是要高效率將其流轉“運送”至閱知辦結者，各環節都要“零差錯”。一是搜集準備要“面面俱到”。文字材料是體現管理思路、落實決策部署、傳達指示精神的有效載體，在企業管理中的作用和地位舉足輕重，至關重要。寫材料其實就是寫思路寫想法，能寫出思想的必須自己有思想，這就需要秘書人天天關注身邊大事、時時掌握公司動態，堅決杜絕“閉門造車”。因此，我們每天提前半小時到崗，查閱主流媒體、集團內外網及公司《每日參閱》等掌握上情，做到與上級黨委同頻共振。以信息收集、站隊周報及通訊報道第一時間掌握基層動態來把握實情，做到與基層站隊同步共進。在橫向溝通科室部門，了解相關工作推進時注入感情，做到與平級部門攜手共進。同時，充分借助“學習強國”“管院在線”及秘書工作等APP、公眾號隨時隨地學習，提升業務能力，及時摘錄素材形成個人錦囊，認真領會不同類型講話稿寫法，為辦公室業務提質、提效、提素夯實基礎，蓄積力量。二是文稿起草要“咬文嚼字”。對于文件起草來說，要符合上級指示精神、切合單位實際，更要兼顧領導意圖和風格，況且不同類型稿件的方式和側重各有不同，比如紀要需準確及時，調研報告要翔實深入等，這些都需要逐章逐段揣摩，逐字逐句推敲。因此，我們把文稿起草作為輔助領導決策、服務企業發展的重要途徑，堅持以領導滿意度、基層認同感和工作指導性為原則，在材料起草上踐行“出精品、出思想”，做到每接到一篇出稿任務時，至少要從三個維度查閱資料、收集素材;每一次校樣，至少要有起草人、審核人、把關人三層級十個校次，每一個成品，至少要有五人單讀、合讀審讀校核的高標準。今年共計起草迎檢匯報22篇，上報材料75篇，文風樸實，篇幅得當，不僅為各級領導研判形勢、把握大局、科學決策提供了必要參考，而且在謀劃思路、部署工作、統一思想的過程中發揮了重要作用，真正做到“文經我手不出錯、事交我辦請放心”。三是公文流轉要“錙銖必較”。公文是管理精華和智慧的重要體現，在流轉“最后一公里”上不能掉鏈子，我們全面應用OA電子公文系統，大力推進無紙化辦公。一方面嚴把“格式關”，利用業務培訓、日常溝通不厭其煩明確格式要求，并建立模板教程下發學習，通過“問題稿件”手把手教學掌握，保證了公文模版、審核制發、運行的規范性和統一。另一方面嚴把“校核關”，嚴格按照公文流轉程序逐級審查、逐字逐句校核，對于“次品”在退回的同時，重點強調如何修改及注意事項，不斷精益求精，保證了公文的合規性和可行性。更重要的是嚴把“時效關”，收文發文盡快分流、按時催辦，對于領導出差、基層調研外出等特殊情況，及時提醒通過手機APP辦理，辦結率100%。對于外部收件，第一時間送審領導批閱辦結，及時歸檔整理，確保公文標準化管理。今年來，高效辦理收文825個，發文237個，無差錯、無拖延，發文數量逐年下降，基層減負十三條措施成效良好，不僅減少了領導批閱文件量，而且方便了領導掌握公文辦理運行情況，促進了批示要求的落實反饋，保證了公文的嚴謹規范運行。

三、后勤保障實現“好效果”，以更優服務深化管理效果提升

俗話說，兵馬未動，糧草先行，這充分說明了作為“先行官”的后勤工作的重要性，戰時后勤保障可靠與否往往決定著戰爭的勝負，古往今來，概莫能外。對于管道行業來說，基層作業區、站（隊）均處在高原、荒漠、戈壁灘，食堂和車輛保障更是員工工作和生活的必需，因此辦公室一直以來踐行“及時高效保障”理念，特別在吃、行等基礎服務工作上用功夫、下力氣。一是食堂管理要即合規又有料。食堂其實可以說是一個管“嘴”的地方，又牽扯到對外采購等，合規是第一要務，必須實施賬務公開，每周張貼公示采購價格及數量，以供員工查閱監督，特別是對于食材價格有較大浮動的，實施多家對比并文字說明，機關、基層食堂專職管理人員嚴格從采購到出鍋全過程管理，確保透明合規。其次要確保員工吃好吃滿意，所轄食堂全部實行4D標準化管理，生熟食物分開清洗、分類儲存，充分考慮員工們干體力活多、身體消耗較大的實際，科學合理制定每周菜譜，確保葷素搭配、營養健康外，面點、川菜、湘菜等菜系合理搭配，即迎合了西北人的口味，又兼顧其他地區員工。為提升廚藝水平，組織基層和機關廚師輪崗交流學習、“一人一周一新菜”等活動，大家從食材采購、加工水平、服務質量各方面開展問卷調查評價，不定期召開伙食委員會，為進一步提高食堂管理協調問題、吸納意見。注重健康飲食、拒絕浪費，積極開展“一粥一米來之不易，愛糧節糧人人有責”活動，基于分公司人員主要投入在安全生產各項工作中，出差學習、站隊檢查、迎檢迎審、管道巡檢等事務較多，每餐前準確統計就餐人員，實施按需采購、按量烹煮，用餐時實行分餐分盤、按需盛拿，用規范的制度和良好的行為踐行愛糧節糧人人有責。二是車輛管理要既安全又舒暢，安全不管是在哪個行業都是放在第一位的，必須要制定切合企業生產實際的車輛管理制度。比如我單位基層全部在野外，車輛運行風險點多、隱患大，除了定期開展車輛運行安全教育，出車前須提前向辦公室、安全科及主管副經理提交申請單，明確事由和行車路線，提前掌握管道線路天氣及道路通暢情況，認真分析研判備用方案。車輛運行中，由用車人兼本乘次安全員，監督和提醒行車安全的同時，確保車輛不偏離報備路線，節假日期間除留足應急車輛外，其余全部實行“三交一封”制度，堅決杜絕公車私用。車輛調派注重安全的同時，還要兼顧舒暢，一方面確保駕駛人員舒暢，車輛全部安裝GPS系統，管理人員時時均衡各司機行車時長及公里數，避免疲勞駕駛和工作量偏差太大引起矛盾問題。另一方面確保乘車員工舒暢，機關、基層各業務工作繁雜，每天到線路上檢查、調研等人員較多，經統籌考慮后安排車輛，避免一人一車的資源浪費，也杜絕超載的不安全行為發生，就是這樣事無巨細的統籌謀劃和孜孜不倦的落實執行，確保了車輛安全運行無事故，員工乘坐舒暢又滿意。

為者常成，行者常至。雖然在公文、會議及后勤服務工作上摸索了一些經驗，取得了一些成績，但對標高標準、高質量的管理要求還有不少差距，我們繼續在辦公室業務上以“零缺陷”為最高標準，堅決做到“不接收缺陷、不制造缺陷、不傳遞缺陷”，以更高質量、更高標準管理好公文和會議，做好服務保障工作，為助推企業高效率運營、高質量發展貢獻辦公室力量！

參考文獻

[1]嚴家明.把工作做到零缺陷[M].北京：人民郵電出版社，2013：.