新時期學校檔案管理的工作創新

摘 要：學校檔案管理，是學校的重要工作。檔案管理工作事關學校和學生的發展，是提高學校工作成效、深化教育改革的重要抓手。在我縣學前、小學、初中、高中和中職學校檔案管理工作中還存在一些阻礙效率提升的問題。本文以中職學校為重點，分析了學校檔案管理工作中存在的問題，提出了新時期學校檔案管理的工作創新措施。

關鍵詞：新時期;學校檔案管理;工作創新

教育改革不斷深化，教育事業發展突飛猛進。學校檔案客觀、真實地記錄了學校在各階段的工作成果和探索經驗，在學校發展中發揮了指導作用。在高速發展的時代背景下，學校檔案管理工作已經逐漸落后，舊的管理制度開始顯露弊端和缺陷，在設施、人員、制度、工作效率等各方面，都存在明顯的不足。這對教育改革成果的鞏固和深化造成了一定的阻礙，影響了學校和學生的發展。在新時期，如何創新學校檔案管理工作方法，提高工作效率，發揮學校檔案本身具備的借鑒、參考、憑證等作用，推動學校管理中各項工作的標準化、規范化，保障教育改革成果得到鞏固，這是教育管理工作中的重要課題。

一、新時期學校檔案管理中存在的問題

（一）學校管理層忽視檔案管理工作

檔案管理是一件長期工作，在短期內往往看不到明顯的成果和回報，這往往會讓一些學校領導忽視了檔案工作的重要性，刻意回避了在檔案管理工作中存在的問題[1]。由于有限的資金都投入到了教學資源的購置中，造成了檔案管理配套設備的缺失，而設備的缺失更增加了檔案管理工作的難度，最終導致校領導進一步回避檔案管理工作，這三個環節環環相扣，形成了惡性循環。這就導致檔案管理工作一直被其他教務工作所邊緣化，檔案管理問題一直得不到有效解決。如何提高全體教職工對學校檔案管理工作的重視，這是新時期學校檔案管理工作創新面對的首要問題。

（二）未實行辦公信息化

辦公信息化，這是新時代背景下，科技發展帶來的便利條件。對于檔案管理工作來說，信息化能顯著的提高工作效率、減少失誤的風險。在觀察中發現很多中職學校依然在采用紙質檔案，這種傳統的工作模式不僅僅效率低，而且會浪費大量的人力物力。信息化檔案對比紙質檔案有兩大優勢，第一，安全性高，紙質檔案存在丟失、破損等隱患，而電子檔案則沒有這個問題，電子檔案可以自動檢測文件的完整性，并且通過備份、加密等手段為檔案內容上多把“鎖”，保障文件的安全性;第二，存取方便，電子檔案無論是保存還是調取，在效率上都遠勝傳統紙質檔案，由于計算機軟件實現了自動化管理，直接省去了傳統紙質檔案步驟復雜地分類和尋找工作[2]。或許是由于缺乏信息化人才，或許是由于校方的忽視，檔案管理工作辦公信息化一直沒有得到實施，這是學校管理層需要思考的問題。

（三）相關制度不完善

就我縣中職學校的情況而言，檔案管理人員配置少、沒有專職檔案管理工作人員、缺乏明細的工作流程是普遍存在的現象，很多學校的檔案管理工作都是由教師兼任。而這些教師時常忙于日常工作，鮮有時間和精力來處理檔案問題，在檔案的保存和調取上非常不方便，甚至不少學校都默許了各辦公室自行保管檔案，這導致學校檔案室長期處在檔案缺失的狀態中。而學校在臨近上級檢查時，又要動用大量人力物力來完善檔案，不僅造成了資源的浪費，也導致了檔案內容失去真實性。這種現象的存在，對我縣教育管理工作造成了系統性的風險[3]。如何開展制度創新，提高檔案管理工作的專業性和規范性，這是現階段學校檔案管理工作的重要內容。

二、新時期學校檔案管理創新措施

（一）提高管理層重視

學校管理層對于檔案工作缺乏重視，這是在實踐中第一個要解決的問題。首先，管理層應提高重視，認識到檔案管理工作的重要性，以及長久以來忽視檔案管理所造成的惡性循環。其次，定期對檔案管理人員進行技能培訓，提高其專業技能和職業素養，并定期組織考核，主要考察管理人員是否能夠嚴格按照工作流程辦事，能否遵守保密協議，保障培訓產生相應的效果。同時，為全體教職工舉辦檔案管理知識講座，讓全體教職工認識到遵守檔案管理制度的重要性和意義，使其積極配合檔案管理，推動檔案管理工作的有序開展。

（二）辦公信息化創新

信息技術的普及，極大地提高了各行業的辦公效率。對于學校檔案管理來說，更是極大的助力。由于檔案管理工作流程固定且可編碼，因此可以有效地實現信息化。同時，信息化還提升了檔案管理的安全性和便利性，這對傳統紙質檔案管理模式是一次巨大的顛覆和創新。在工作實踐中，各學校要積極推進檔案管理的辦公信息化，引進相關人才，將檔案以電子數據的形式加密保存在計算機內，并定期進行維護。這樣一來，檔案管理工作效率就會大大提升，檔案損壞、檔案丟失等情況從此不會再發生，檔案的調取只需要借助計算機的檢索功能便能實現。實現辦公信息化創新服務，學校方面需要一定的資金投入，但是這筆投入是一次性的，并且會因此省下更多的人力、物力、財力，可以說是有百利而無一害。

（三）管理機制創新

建立健全新時代下的檔案管理制度，是檔案管理規范化、標準化的長久保障。由于各學校具體情況存在一定的差異性，工作評價機制也標準不一，所以學校對檔案管理制度建設不能照搬照抄，還需要從實際情況出發，建立適用于各校的特色化、本土化的檔案管理制度。所謂“好的制度，就是行得通的制度”，制度建設要從實現發展的角度出發，細化工作流程，提高制度的實用性和規范性，設立監督評價機制，保障機制長效運轉。在工作實踐中，應將檔案管理人員工作規范進行詳細而明確的規范，并形成工作手冊;并對工作成果建立考核機制，激發管理人員的自覺意識。

（四）檔案服務創新

學校進行檔案管理的目的之一，就是為了方便調取使用，進行服務創新，在提高學校檔案資源利用效率的同時，也激發了全校人員自覺配合檔案管理工作的意識。現階段的學校檔案管理，應加強對服務效率的重視，創新檔案服務模式，讓信息資料更方便地被提供給使用者，有效發揮學校檔案室的基本功能。在工作實踐中，學校應建立校內網絡檔案查詢平臺，實現檔案信息調取的自動化，進一步提升使用效率和滿意度。在面臨上級單位各項工作檢查時，也能及時提供全面、完整、真實的檔案信息，這對提升學校整體工作效率具有很大的幫助。

結 語

新時期的學校檔案管理工作創新，需要從四個方面入手，多途并舉，形成合力。在實踐中強化校領導對檔案管理工作的重視，提高管理人員的工作效率，建立健全管理機制，加強檔案信息化建設，推動服務質量提升，讓學校檔案工作發揮應有的作用，持續推動學校和學生的發展，最終實現立德樹人的總目標。

參考文獻

[1] 陳思宇. 新時期學校檔案信息化管理規范化創新路徑研究[J]. 今日財富：中國知識產權， 2019， 000（009）：P.197-197.

[2] 林秋燕（Lin， Chiu-Yen）， 楊曉雯（Yang， Hsiao-Wen）. 我國國家檔案管理及服務變革之規劃與推動[J]. 檔案季刊， 2019， 18（1）：4-21.

[3] 蔣偉紅. 新時代職業學院檔案管理工作創新策略探究[J]. 現代職業教育， 2019， 000（005）：220-221.

作者簡介：羅黎（1985-02），性別：女，民族：漢族，籍貫：四川廣安，職務/職稱：學生資助管理中心館員，學歷：本科，單位：岳池縣學生資助管理中心，研究方向：檔案管理。