檔案信息化建設的實踐與探索

曲娟 馬靜 王鄭文

摘 要：大數據時代背景下，以信息技術為代表的前沿科技取得突出成就，信息化為經濟社會發展注入強大動力，給人類生產生活方式帶來深刻變革。在信息技術的帶動下，檔案信息化建設步伐加快，檔案數字化掃描工作、數字檔案館建設開展如火如荼，檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢。本文以檔案信息化建設為中心，闡明了檔案信息化的重要意義和優勢，分析了目前檔案信息化存在的問題，提出了行之有效的策略建議，并以青島市不動產登記中心為例，闡述不動產登記檔案信息化建設工作的實踐與探索，進一步提升不動產登記檔案工作的整合、共享和利用。

關鍵詞：信息化;檔案;不動產登記;策略建議;實踐探索

引言

檔案信息化是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案工作的根本目的是為了利用，檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程，是檔案為社會發展、國家建設和人民群眾的根本利益服務的有效途徑。開發現有檔案信息資源，切實實現檔案管理信息化，使之更好地服務于國家、地方經濟建設和社會發展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。檔案信息化改變傳統檔案的歸檔、管理、存儲、利用方式，既方便了檔案工作者管理，保護原始檔案材料，又可以打破時空限制，使利用者方便快捷地享用自己所要查詢的檔案信息。檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，只有實現檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊伍專業化，才能更好地服務于國家、地方經濟建設和廣大社會群體。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數據時代的必然要求

我們生活在一個信息化時代，大數據時代的到來，隨著各種新興場景的出現，也對檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時俱進，更好地適應社會發展的需要和滿足人民生活的需求。

2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措

人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分的發展之間的矛盾已經成為我國當前社會的主要矛盾，21世紀是信息化、數字化時代，檔案管理也是信息時代的重要組成部分，無論是公共服務機構還是廣大社會群體對檔案信息化的呼聲越來越高，對數字化檔案要求越來越強烈，對于時間以及效率的要求也不斷促使其加快檔案信息化進程，充分發揮檔案資料的最大化社會價值。

3.信息化檔案管理是傳統檔案轉型升級的迫切需要

當前，我國信息化建設已進入快速發展階段，信息化為檔案信息化管理帶來便利的同時也提出了挑戰，檔案管理工作要乘勢而為，各方面發展都迫切要求轉變觀念，加快檔案管理轉型升級，推進檔案工作數字化進程，實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

二、信息化檔案管理模式的優勢

1.較之傳統檔案管理模式更加省時省力

傳統檔案查找需要進行手動查找，效率非常低，而且很容易出現錯誤。與傳統檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優勢，傳統檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復雜，分類歸檔、人工查詢紙張原件需要大量時間。檔案信息化后，數據只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準確性，大大提高了工作效率。

2.較之傳統檔案管理模式檢索查詢更加便捷

檔案信息化管理在對檔案進行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照關鍵詞、分類號等采用模糊查詢或精準查詢的方式即可實現即時查詢，實現檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。

3.較之傳統檔案管理模式存儲更加安全

傳統的檔案是紙質文檔，容易受潮和蟲蝕，反復查閱對紙質檔案損害較大，并且存在火災隱患，需要不斷改良和優化放置檔案的環境。對于傳統的檔案管理后續使用來講，需要耗費大量的時間和人力成本，對于檔案保管來講，不僅存在丟失無法復原的隱患，而且需要大額的保管經費。相比較而言，信息化管理檔案，存儲和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時增減信息，相比傳統的紙質保存，存儲工作更加便捷，大大節省存儲空間，避免了因環境等因素影響檔案存儲問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進的存儲系統、云存儲等方式，可以極大提高存儲容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。

4.較之傳統檔案管理模式資源共享更加便捷

傳統檔案管理難以實現信息共享，而且檔案管理不能復制，共享需要到相關部門調閱查詢，然而信息化檔案管理使檔案管理的資源共享更加便捷。借助基于互聯網的檔案信息網絡服務平臺能掌握其他部門和單位的工作重點和檔案管理動態信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經驗和教訓，相比傳統檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性。

5.較之傳統檔案管理模式更具開放性和易用性

傳統方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發揮最大價值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無需到檔案部門（室）查詢檔案，通過網絡即可得到所需的檔案資料，既節省了使用者的等待時間，又節省了人力，進一步方便了廣大社會群體，提高了檔案的利用效率。

三、檔案信息化建設存在的問題

1.重視程度不夠、效率低下

一是在當今時代，紙質檔案管理向電子檔案管理轉變是時代所趨，檔案信息化建設過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設的重要性，檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數職的問題，配備人員少，工作任務重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態度不認真、不積極，這是造成檔案信息化建設進程緩慢的根本原因。二是傳統檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調取相關檔案，并復印相關內容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質檔案的磨損，工作效率大大降低。

2.缺乏資金

檔案信息化建設離不開資金支持，在加大硬件投入、加強管理規范等方面需要較大資金，信息技術日新月異也需要對軟硬件設施不斷更新換代，信息安全防護系統構建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，對檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質化，難以形成檔案信息的數字化和規模化，導致檔案信息化建設發展較慢。

3.缺乏復合型人才

檔案信息化建設人才缺乏，檔案工作人員綜合素質有待提升，檔案部門缺少具備專業檔案管理知識又能熟練使用計算機的管理員，而且檔案工作普遍待遇不高，導致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設工作的開展造成很大影響。

4.信息化安全存在隱患

檔案是一項重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務的同時也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯網為基礎，一旦遭到黑客攻擊或網絡故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎設施和軟件系統建設不能適應信息化的安全需要，設備陳舊，網絡建設跟不上，檔案信息安全技術還需不斷完善。

四、檔案信息化建設的策略建議

1.更新觀念，加強重視

創新觀念，提高認識是保障檔案管理工作創新發展的基礎，信息化進程下，改進檔案管理信息化進程迫在眉睫，各相關部門要結合本單位實際創新檔案管理理念，引入新思路和新技術。各相關部門領導要提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強領導，設定目標，分解任務，精心部署，將檔案信息化建設納入單位重點工作計劃，重點進行考核。

2.加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴重影響了檔案管理信息化進程，相關部門需將檔案事業信息化工作發展所需經費納入制度化軌道，確保檔案工作順利開展。加大對檔案管理的軟硬件設施建設，及時對數字化設備更新換代，合理引入軟件，加強安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲和檢索模式，不斷提高檔案管理信息化建設水平。

五、青島市不動產登記中心對檔案信息化建設做出的探索與實踐

青島市不動產登記中心對檔案信息化做出了持續的實踐和探索，加快檔案信息化進程，加強檔案信息化人才培訓，強化登記信息安全管控，有效提升了不動產登記檔案工作的整合、共享和利用。

1.加快檔案信息化進程

一是檔案數字化掃描運行，引進專業公司，將紙質檔案轉化為完整、清晰的電子檔案進行利用。二是不斷升級檔案自助查詢機，檔案信息自助查詢，提高檔案查詢自助化程度，辦事群眾放入身份證，不用2分鐘即可查詢房屋權屬信息、開具住房情況證明、進行權屬狀態驗證，實現檔案查詢利用的全自助、便捷化。三是不動產登記信息實現網上查詢。市本部于2019年12月上線不動產登記信息網上查詢系統，辦事群眾不出家門即可查詢所需信息，不必再為一紙證明、一條信息跑腿跑路。截至目前，不動產登記業務市內三區及其他部分區市實現了網上查詢服務。辦事企業和群眾可登陸“青島不動產登記”微信公眾號和青島網上房地產網站查詢有關信息。實現網上查詢，切實滿足了查詢申請人在前期了解不動產買賣、抵押、租賃等方面情況的需求，極大減少了往返查詢的時間，進一步提高了查詢工作質量和利用效率，真正實現了“全程網辦”和“零跑腿”。四是建設數字檔案管理系統，使檔案入庫、上架、借閱等工作實現一條龍信息化管理，檔案管理邁上了新臺階。五是持續推進信息共享及金融平臺遠程查詢。與多個政府部門實現信息共享，出臺共享信息的管理規定。同時實現了金融機構遠程查詢，制定了遠程查詢管理規定。信息共享及遠程查詢可有效緩解一線查詢窗口壓力。六是增強與相關部門的協同。信息時代，提高效率最有效的方法，是充分利用互聯網技術，增強與公安、稅務、民政、社保等相關部門的信息協同，徹底打破相關部門的“信息孤島”，實現相關部門的互聯互通，滿足相關檔案信息全國范圍的查詢，實現“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”，簡化要件，真正實現“一站式”服務。

2.培養檔案信息化人才

一是提高重視，為培養檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養綜合素質高、具有信息化意識，并掌握適應現代化建設需要的應用型人才和高素質檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業務知識學習，掌握檔案查詢等檔案專業知識，提高綜合素質，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術的復合型人才。三是按檔案信息化要求培養和使用人才的觀念，引進來和走出去，通過專題培訓，實地考察和業務交流，為青島市不動產登記中心檔案工作人員提供專業培訓，努力造就一支高素質檔案管理干部隊伍。四是設立檔案工作人員考核機制，成立檔案管理組織領導小組，定期對檔案工作人員進行考核，切實有效提升工作積極性，切實提高檔案管理人員工作水平。五是堅持正確用人導向，結合實際工作合理安排人才，優化人才配置，激發隊伍活力，為青島市不動產登記檔案工作提供技術和人才保障，不斷適應信息化建設發展需要。

3.強化登記信息安全管控

一是制定下發《檔案庫房管理規定》，嚴禁任何人員攜帶易燃易爆物品進入庫房，做好安全巡查，重點檢查庫房用電和漏水等情況，切實做好防盜、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障檔案庫房安全。二是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。三是嚴格“以人查房”操作流程，完善信息查詢中的留痕和可追溯功能，梳理系統使用權限，定期排查信息安全隱患。四是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。五是召開全市不動產登記信息安全教育大會，定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，從技術方面進行全方位全程監管，確保信息安全，多方面加強不動產信息安全長效機制建設。

六、結語

實現信息化檔案管理迫在眉睫。要加快推進數字檔案館建設，盡快實現相關部門檔案信息資源的互聯互通，方便社會和群眾查詢利用檔案;要不斷加強消防設施設備，科學保存數據備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性;要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐，推動信息化和不動產登記檔案工作的深度融合，逐步實現傳統紙質檔案管理向數字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，營造良好的營商環境，提升檔案服務水平，為不動產登記檔案工作更好地服務并為青島建設做出新的更大的貢獻。

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（作者單位：青島市不動產登記中心）