新時期下高校學生檔案信息化管理模式探討

周航

摘要：學生檔案不僅要準確記錄學生學習和成長過程，更要依賴外源信息不斷輸入就業傾向和學籍異動等信息內。在人事檔案管理的前期形態，高校必須認識到學生檔案管理信息化建設的重要性。始終秉承全員服務原則、保密性原則、動態性原則，科學構建高校學生檔案信息化管理模式，并能生成提高工作質量和效果的新策略。

關鍵詞：高校;學生檔案;信息化;管理模式

引言：

高校學生檔案管理模式的構建和實踐，必須充分體現實效性和先進性，要最大程度滿足學生檔案利用和使用的個性化需求。學生檔案反映的是學生成長軌跡和質量，對學生未來求職和就業具有十分重要的影響，務必要保證信息內容的真實性、客觀性和完整性。新時期下，高校需自覺對學生檔案管理模式進行創新，要利用技術和制度手段加強信息化建設質量。

一、高校學生檔案管理信息化建設的基本原則

（一）全員服務原則

新時期下，高校學生檔案管理需重用輕藏，充分發揮記錄內容的作用和價值。根據學生個性化需求，對檔案內容和傳輸方式進行全面升級。高校要始終遵循全員服務原則，對學生檔案管理模式進行創新和優化。要對復雜和海量的檔案內容進行數字化應對，利用強大的數據處理技術加強管理質量。檔案應成為學校教育教學質量評價的重要憑證資料，并為學生自我反省和自我進化提供完整信息參考依據。

（二）保密性原則

學生檔案記錄的是學生學習和成長過程和個人信息，具有鮮明的隱匿性特征。檔案管理者要注重保護學生隱私，并利用適合和合理的方式使用檔案中所記錄的信息。始終堅持保密性原則，建立健全學生檔案管理流程。檔案借閱和開放的程度，要根據具體檔案中的內容呈現特點而定。若檔案中記錄大量學生隱私，甚至因信息內容的泄露和傳播而影響學生聲譽和心理健康，管理人員就必須加強信息采集和應用的管理。

（三）動態性原則

動態性原則的構建，主要體現在根據學生檔案管理的實際要求，不斷生成新的方法、模式、規則。要根據實際需求和要求，不斷對學生檔案管理模式進行創新，繼而全面提高工作質量和效率。且檔案內容需持續化和專業化的更新，要將最新、最關鍵、最重要的學生動態反映到檔案中。管理人員要做好檔案信息管理工作，始終秉承動態連貫原則，采集、整理、分析、處理檔案信息，并充分保證檔案內容的可靠性和完整性。

二、新時期下高校學生檔案信息化管理模式的構建

（一）做好信息化管理的系統結構圖設計

高校學生檔案信息化管理模式的構建，管理人員需做好系統結構圖的設計，要對管理界面進行優化和完善，充分保證其具備一定的可觀賞性和舒適度。高校要設計專用框架，能自定義瀏覽模式和頁面呈現形式。同時，要做好數據處理和檔案應用的無縫銜接，要根據既定對象的個性化需求，不斷細化和優化信息類型，以便提高信息傳播和使用的質量和效率。將數據庫設計和使用作為可直接操作的底層結構，在此基礎上生成不同的信息管理系統，并對學生檔案進行科學分類。例如，圍繞專科學生檔案、本科學生檔案、研究生學生檔案，分別設計不同的信息管理系統，并能持續和一貫的更新和優化數據庫存儲的內容。不同類型的學生檔案，都要標準化和規范化的輸入數據庫系統中，充分體現學生檔案管理的系統性和層次性。

（二）設計多模塊和可拓展的信息化管理系統

高校要對學生檔案管理系統進行不斷優化，始終秉承動態性原則，對頁面展現的模塊進行創新。要根據學生檔案的應用情況，適當增刪不同的管理模塊。例如，應根據系統界面顯示特點，能夠對信息加載位置進行重新設定，需對信息輸入和輸出的接口進行人性化的設計，便于師生快速定位和獲取目標資源。同時，要對系統標題進行進一步的豐富，除保留原本的新建、修改、刪除、刷新、查看、閱讀等標題，還可融入問題反饋、借閱需求和標準、新管理理念學習等標題，并在既定標題下生成具體的模塊和內容。高校要設計多模塊和可拓展的信息化管理系統，并能適當增設《檔案法》的學習模塊，繼而對管理人員的職業能力和素養進行有效培養。

三、新時期下高校學生檔案信息化管理質量提升的策略

（一）以個性化需求為導向，動態優化管理流程

學生檔案的使用，既要做好校內的借閱管理和催還工作，還需對校外檔案郵寄和使用的問題進行深入分析。以個性化需求為導向，不斷地對學生檔案管理流程進行優化。尤其，涉及到學生檔案外轉問題時，高校要構建科學和完善的回執反饋機制。要利用學校統一專用信封，對學生檔案進行郵寄，并注重選擇資質和信用高的快遞企業進行合作。對學生檔案進行嚴格密封后，發往指定地區和接收地點。重要的檔案需安排專人進行取送，并簽署回執單，確保責任落實到個人，避免出現檔案丟失和損毀的情況。高校需對學生調取和使用檔案的緣由進行驗證和確認，并保證郵寄及轉送地址和接收人聯系方式的準確性。高校必須設計完善的管理流程，確保重要的學生檔案按照正確程序和路徑進行轉遞。

（二）以實際的工作問題為著力點，建立健全學生檔案管理機制

高校應根據實際的工作問題，不斷的進行制度創新和優化。圍繞檔案信息的采集、錄入、整理等工作，分別制定科學的工作標準和要求。學生檔案的應用，以及數字化文本閱讀權限需進行科學設定，并生成具體的規則和制度。高校要構建科學的學生檔案管理長效機制，利用制度手段保證信息存儲的完整性和安全性。要始終遵循保密性原則，對學生檔案內容進行管理和應用。要充分發揮問題導向功能，不斷對管理機制進行優化和完善。根據實際展現的工作漏洞，嚴格制定和履行學生檔案管理職責。高校要生成完善的監管機制和評價體系，對檔案管理人員的工作過程進行全面監管，并能多維度的評價他們的工作質量和成效。檔案管理人員的職業能力和職業道德，對工作質量和效果具有直接的影響。因此，必須加強工作人員的教育培訓，根據管理成效評價結果，有針對性的設計教育培訓模式和機制，為全面提高學生檔案管理質量提供更多可能性。

結語：

綜上所述，高校針對學生檔案信息化管理模式的構建，要真正服務于學生學習和職業發展。教育工作者需對目前科技領域發展趨勢建立正確認識，即時和科學引進最新管理理念和經驗，對高校校學生檔案管理模式和方法進行不斷的創新和改革。

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