用友ERP供應鏈銷售管理“四要點”

張衛(wèi)麗（鄭州商學院工商管理學院 河南 鞏義 451200）

一、引言

用友ERP供應鏈銷售管理涉及總賬管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、應收款管理、采購管理六個模塊，模塊之間數(shù)據(jù)共享，銷售業(yè)務經(jīng)過嚴格的銷售業(yè)務流程生成確認收入以及結(jié)轉(zhuǎn)成本的憑證，該憑證最終傳到總賬。銷售業(yè)務涉及普通銷售業(yè)務、現(xiàn)結(jié)銷售業(yè)務、委托代銷業(yè)務、分期收款發(fā)出商品業(yè)務、超發(fā)貨單出庫業(yè)務、直運銷售業(yè)務等不同的銷售類型，每一類銷售業(yè)務都有著不同的初始設置、不同的業(yè)務流程、不同的憑證制單查詢條件，如此復雜多樣的銷售業(yè)務如何進行統(tǒng)一化、簡單化，從而使用友供應鏈初學者和會計實務工作者易于掌握值得我們探討。

本文在挖掘用友ERP供應鏈業(yè)務本質(zhì)特征的基礎上，由點到面、以基本業(yè)務為抓手，將前后不同業(yè)務之間的聯(lián)系與區(qū)別進行深入的剖析，以期找到本質(zhì)異同和業(yè)務前后之間的邏輯，靈活自如地進行銷售管理業(yè)務處理。下面將從初始設置、業(yè)務流程、憑證生成、業(yè)務取消四個方面進行分析。

二、初始設置

（一）系統(tǒng)啟用

供應鏈銷售業(yè)務正常運行的前提是正確啟用相關模塊，模塊啟用是進入業(yè)務的門戶，是業(yè)務操作的第一步。銷售管理涉及到確認收入、結(jié)轉(zhuǎn)成本，同時生成的憑證還需要傳遞到總賬模塊，所以銷售業(yè)務需要同時啟用“總賬”“應收款管理”“銷售管理”“庫存管理”“存貨核算”五個模塊，如果涉及到直運銷售業(yè)務，還需要啟用“采購管理”模塊。

（二）客戶檔案

客戶檔案直接涉及到增值稅專用發(fā)票的開具，客戶是企業(yè)銷售的對象，只有設置了客戶檔案才能進行銷售業(yè)務處理，為此，需要在“企業(yè)應用平臺→基礎設置→基礎檔案→客商信息→客戶檔案”中輸入客戶的開戶銀行和銀行賬號，否則在銷售專用發(fā)票保存時會出現(xiàn)如圖1所示的錯誤提示。

圖1

客戶檔案需設置分管部門（銷售部）和專管業(yè)務員，這樣在銷售管理的報價單、銷售訂單、發(fā)貨單等頁面輸入客戶簡稱，系統(tǒng)會自動帶出銷售部門和業(yè)務員的相關信息；否則，在銷售管理中輸入客戶簡稱的同時還需要手工輸入銷售部門和業(yè)務員，會增加錄入的工作量。

（三）存貨屬性

存貨屬性直接關系到銷售業(yè)務中該存貨能否正常出售，在“企業(yè)應用平臺→基礎設置→基礎檔案→存貨→存貨檔案”中將存貨屬性設置為“內(nèi)銷”（見圖2）以后，才可以在銷售管理中進行銷售業(yè)務的操作，否則，銷售業(yè)務的存貨編碼參照為空，無存貨可以銷售。直運銷售業(yè)務涉及到采購和銷售兩個模塊，所以存貨屬性需要同時指定為“內(nèi)銷”和“外購”，如圖3所示。此外，需要特別注意的是，業(yè)務處理要與國家的法律法規(guī)政策保持一致。比如，要關注一般納稅人增值稅稅率的幾個時間節(jié)點：2017年7月1日起，增值稅稅率分別為17%、11%、6%；2018年5月1日起，增值稅稅率分別為16%、10%、6%；2019年4月1日起，增值稅稅率分別為13%、9%、6%。

圖2

圖3

（四）參數(shù)設置

用友ERP的每一個模塊在正常運行之前，均需要先行進行參數(shù)設置，不同的參數(shù)設置決定不同的銷售業(yè)務處理。銷售業(yè)務包括先發(fā)貨后開票、先開票后發(fā)貨、一次銷售分次出庫、委托代銷、分期收款、超發(fā)貨單出庫、直運銷售等?？偟脑O置要求是：在銷售模塊進行銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制的設置，其中主要參數(shù)設置意義如下：取消“報價含稅”，報價即為無稅單價，系統(tǒng)自動得到含稅單價，如果勾選了“報價含稅”，系統(tǒng)會自動得到無稅單價，一般來說報價是不含稅的，具體需要根據(jù)實際情況進行選擇。不同銷售類型的具體參數(shù)設置如下：

1.先發(fā)貨后開票普通銷售業(yè)務：在“銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制”中勾選“銷售生成出庫單”，錄入發(fā)貨單之后，系統(tǒng)自動得到銷售出庫單，不需要手工錄入；如果沒有勾選，需要手工錄入銷售出庫單。

2.先開票后發(fā)貨普通銷售業(yè)務：在“銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制”中取消“銷售生成出庫單”，開票在前，銷售在后，此時需要手工錄入銷售出庫單。

3.一次銷售分次出庫業(yè)務：在“銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制”中取消“銷售生成出庫單”。

4.委托代銷業(yè)務：在銷售模塊進行“銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制→有委托代銷業(yè)務”的設置；在存貨核算模塊進行“存貨核算→初始設置→科目設置→存貨科目→分期收款發(fā)出商品科目為發(fā)出商品”的設置，以及“存貨核算→初始設置→選項→選項錄入→委托代銷成本核算方式選擇按發(fā)出商品核算”的設置。

5.分期收款業(yè)務：在銷售模塊進行“銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制→有分期收款業(yè)務”的設置；在存貨核算模塊進行“存貨核算→初始設置→科目設置→存貨科目→分期收款發(fā)出商品科目為發(fā)出商品”的設置。

6.超發(fā)貨單出庫業(yè)務：在庫存管理模塊進行“庫存管理→初始設置→選項→專用設置→勾選允許超發(fā)貨單出庫”的設置；在基礎信息中進行“基礎檔案→存貨檔案→控制→輸入出庫超額上線的設置；在銷售管理模塊中進行“銷售管理→設置選項→勾選允許超發(fā)貨量開票、取消銷售生成出庫單”的設置。

7.直運銷售業(yè)務：在銷售管理中進行“銷售管理→設置→銷售選項→業(yè)務控制→有直運銷售業(yè)務”的設置。

具體參照下頁表1。

表1 銷售管理參數(shù)設置表

三、業(yè)務流程核心

銷售業(yè)務種類繁多，但是不管什么樣的銷售業(yè)務都是在先發(fā)貨后開票普通銷售業(yè)務基礎上展開的，只要把握先發(fā)貨后開票普通銷售業(yè)務流程，其余銷售業(yè)務只需把握與先發(fā)貨后開票普通銷售業(yè)務的不同即可輕松掌握，也就是以點帶面，真正掌握基本業(yè)務的原理及核心，以此來開展相關聯(lián)業(yè)務，不用再受一業(yè)務一流程的繁瑣流程限制。

（一）銷售基本業(yè)務

先發(fā)貨后開票普通銷售業(yè)務是最基本、最核心的業(yè)務，具體業(yè)務流程如下頁圖4所示。

圖4 先發(fā)貨后開票普通銷售業(yè)務流程圖

銷售基本業(yè)務生成的記賬憑證分別為：

憑證1：借：應收賬款

貸：主營業(yè)務收入

應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）

憑證2：借：應收賬款

貸：庫存現(xiàn)金

憑證3：借：主營業(yè)務成本

貸：庫存商品

憑證4：借：銀行存款

貸：應收賬款

解析：（1）如果銷售業(yè)務有代墊費用，則代墊費用的錄入有兩種方法：銷售專用發(fā)票點擊“代墊”；或者在代墊費用單錄入，通過應收單制單生成憑證，借記“應收賬款”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”科目。如果銷售業(yè)務有費用支出，則費用支出的錄入有兩種方法：銷售專用發(fā)票點擊“支出”；或者在銷售費用支出單錄入。費用支出憑證在供應鏈無法生成，需要在總賬管理系統(tǒng)手工增加憑證，借記“銷售費用”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”科目。（2）銷售發(fā)貨單的數(shù)量應該小于等于銷售訂單的數(shù)量。（3）存貨的計價方式如果為全月平均法，則銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)需要在存貨核算中統(tǒng)一進行月末處理，再結(jié)轉(zhuǎn)成本。（4）存貨核算生成憑證的查詢條件分兩種情況：存貨核算→選項錄入→銷售成本核算方式選擇“銷售出庫單”，查詢條件為“銷售出庫單”；存貨核算→選項錄入→銷售成本核算方式選擇“銷售發(fā)票”，查詢條件為“銷售專用發(fā)票”。（5）有付款條件、匯率的業(yè)務，銷售訂單表頭中錄入“付款條件”，如果日后享受了現(xiàn)金折扣，要進行核銷處理；有匯率的業(yè)務在銷售訂單中錄入“外幣幣種”和“匯率”。（6）簽訂附有贈品的銷售合同，贈品的單價為0；贈品出庫選擇“贈品庫”。（7）現(xiàn)金折讓，需進行紅票對沖，但不制單。

（二）銷售擴展業(yè)務

1.先開票后發(fā)貨普通銷售業(yè)務，需要在銷售基本業(yè)務流程圖中“銷售專用發(fā)票”之后增加“由倉庫主管在庫存管理錄入銷售出庫單”這一步驟，由原來的五步操作變?yōu)榱?，同時，第一步銷售管理取消發(fā)貨單。生成的記賬憑證同銷售基本業(yè)務。

2.現(xiàn)銷業(yè)務，其與銷售基本業(yè)務存在以下不同：（1）第二步的銷售專用發(fā)票要點擊“現(xiàn)結(jié)”。（2）第三步的應收單據(jù)審核，過濾條件勾選“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”。（3）第三步中的制單處理，選擇“現(xiàn)結(jié)制單”。需要注意的是：第五步中的收款單據(jù)錄入，要視是否全額現(xiàn)銷情況而定，如果是全額現(xiàn)銷，則沒有第五步；如果是部分現(xiàn)銷部分賒銷，則第五步仍需要保留收回剩余款項的業(yè)務。生成的記賬憑證和銷售基本業(yè)務的不同之處在于：

憑證1：借：銀行存款（現(xiàn)銷部分金額）

應收賬款（賒銷部分金額）

貸：主營業(yè)務收入

應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）

憑證4：借：銀行存款（賒銷部分金額）

貸：應收賬款（賒銷部分金額）

3.分期收款銷售業(yè)務，其與銷售基本業(yè)務的不同在于：（1）業(yè)務類型選擇分期收款。（2）分期收款發(fā)貨單之后多了一步“存貨核算的發(fā)出商品記賬”，生成記賬憑證5。（3）生成結(jié)轉(zhuǎn)成本的憑證6。生成的記賬憑證和銷售基本業(yè)務的不同之處在于：

憑證5：借：發(fā)出商品

貸：庫存商品

憑證6：借：主營業(yè)務成本

貸：發(fā)出商品

4.支付代銷手續(xù)費的委托代銷業(yè)務，其和銷售基本業(yè)務的不同在于：（1）發(fā)貨單在委托代銷發(fā)貨單錄入。（2）委托代銷發(fā)貨單之后多了一步“存貨核算的發(fā)出商品記賬”，生成憑證7。（3）委托代銷結(jié)算單保存審核自動生成銷售專用發(fā)票，只需點擊銷售專用發(fā)票進行審核即可。（4）在第三步“應收單據(jù)審核”之后增加“應付單據(jù)審核”，結(jié)算委托代銷手續(xù)費，生成憑證9。（5）在手續(xù)費應付單據(jù)審核之后增加“應收沖應付業(yè)務”，生成憑證10。（6）生成結(jié)轉(zhuǎn)成本的憑證8。生成的記賬憑證和銷售基本業(yè)務不同之處在于：

憑證7：借：發(fā)出商品

貸：庫存商品

憑證8：借：主營業(yè)務成本

貸：發(fā)出商品

憑證9：借：銷售費用——委托代銷手續(xù)費

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）

貸：應付賬款

憑證10：借：應付賬款

貸：應收賬款

5.直運銷售業(yè)務，其是銷售業(yè)務和采購業(yè)務的結(jié)合體。（1）先直運銷售的流程為：銷售訂單——銷售專用發(fā)票（注意：直運業(yè)務不能輸入倉庫）——應收單據(jù)審核——制單處理，生成憑證1。后直運采購的流程為：采購訂單——采購專用發(fā)票（不需結(jié)算）——應付單據(jù)審核，直運銷售和直運采購不能顛倒順序。（2）存貨核算，直運銷售記賬，生成憑證3和憑證11。（3）從銷售訂單到采購訂單，不需要出庫和入庫。和銷售基本業(yè)務相比增加憑證11。

憑證11：借：庫存商品

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）

貸：應付賬款

四、制單查詢條件及生成憑證

不同類型的銷售業(yè)務生成憑證主要包括確認收入、結(jié)轉(zhuǎn)成本以及收款等，生成憑證主要在應收款管理模塊和存貨核算模塊，生成憑證的查詢條件眾多，存貨核算常用查詢條件有：銷售專用發(fā)票、銷售普通發(fā)票、銷售出庫單、材料出庫單、其他出庫單、紅字回沖單、藍字回沖單、分期收款發(fā)出商品發(fā)貨單、委托代銷發(fā)出商品發(fā)貨單、分期收款發(fā)出商品專用發(fā)票、委托代銷發(fā)出商品專用發(fā)票、分期收款發(fā)出商品普通發(fā)票、委托代銷發(fā)出商品普通發(fā)票、直運采購發(fā)票、直運銷售發(fā)票等。應收款管理常用查詢條件有：發(fā)票制單、應收單制單、收付款單制單、核銷制單、票據(jù)處理制單、匯兌損溢制單、應收沖應收制單、預收沖應收制單、應收沖應付制單、紅票對沖制單、現(xiàn)結(jié)制單、壞賬處理制單等。生成憑證的查詢條件至關重要，需要根據(jù)憑證類型準確定位查詢條件，根據(jù)銷售業(yè)務流程所示的憑證歸納如表2所示。

表2 憑證查詢條件表

五、業(yè)務的取消

總賬是用友ERP的核心處理系統(tǒng)，是業(yè)務的主干，總賬之外的子模塊生成的憑證，統(tǒng)一匯集到總賬管理中進行后續(xù)的憑證處理、賬簿及報表編制工作。憑證的修改及刪除遵循從哪里來到哪里操作的原則，作為供應鏈銷售系統(tǒng)生成的憑證亦是如此，銷售業(yè)務生成憑證的刪除需要在生成憑證的系統(tǒng)中進行修改或刪除，然后在總賬系統(tǒng)進行整理，徹底刪除該憑證。憑證刪除的操作需要把正常的經(jīng)濟業(yè)務順序倒著進行，刪除憑證→取消正常單據(jù)記賬→取消應收單據(jù)審核→取消銷售專用發(fā)票審核并刪除→取消發(fā)貨單審核并刪除→取消銷售訂單審核并刪除→取消銷售報價單審核并刪除。具體操作時需要注意的是：（1）正常單據(jù)記賬的取消：在存貨核算模塊進行“存貨核算→業(yè)務核算→恢復記賬”的設置。（2）應收單據(jù)審核的取消：應收單據(jù)審核過濾條件勾選“已審核”。

六、結(jié)語

通過對供應鏈銷售管理初始設置、業(yè)務流程、憑證生成、業(yè)務取消四個方面的分析探討，可以清楚地看出初始設置是銷售業(yè)務處理成功的首要條件，銷售基本業(yè)務是不同類型銷售業(yè)務的核心，其他擴展銷售業(yè)務都是在銷售基本業(yè)務基礎上進行針對性修改而進行的業(yè)務處理，在業(yè)務流程的基礎上生成憑證的查詢條件也要和不同的銷售業(yè)務類型進行一一對應，最終得到銷售業(yè)務憑證并傳遞到總賬，將種類繁多的業(yè)務整體化、簡單化，從而有助于學生及會計人員輕松理解并掌握，提高學習及工作效率。