淺議城市公園幾種檔案立卷歸檔應注意的事項

姜海燕

摘 要：為了推進城市公園管理，提高公園管理水平，需對公園各項工作過程中形成的具有查考、保存價值的各類文件材料進行立卷歸檔，反映歷史面貌，以便于管理和利用。本文主要探討公園文物古跡、建筑工程、植物動物檔案立卷歸檔過程中應注意的事項，提出個人見解和建議。

關鍵詞：檔案;公園;立卷;歸檔

城市公園是城市活動和文化傳承的重要載體，可以豐富市民精神文化生活，弘揚社會主義核心價值觀。為了推進城市公園管理的科學化、制度化、規范化、精細化，提高公園管理水平，保護和改善城市生態環境，鞏固公園體系建設成果，就需對公園文物古跡、建筑工程、植物動物等保護、建設、養護、維護等項工作過程中形成的具有查考、保存價值的各類文件材料進行立卷歸檔，以便于保管利用。本文試對公園文物古跡、建筑工程、植物動物檔案立卷歸檔應注意的事項進行探討，提出個人見解和建議。

1 公園文物古跡檔案管理

1.1 應對古建古跡分門別類，厘清各自范圍

古建筑群檔案收集對象包括：公園范圍內的古建筑物、構筑物、附屬建筑物及其遺址的相關圖文資料、碑文、名人題字或是歷史故事;以及古建筑內保存、陳列的文物和重要資料;公園范圍內的地下文物;構成古建筑整體的歷史風貌和自然環境;其他依法應當保護的人文遺跡。

檔案工作人員應該根據這些分類進行立卷歸檔，在歸檔過程中把古建筑群的文字資料、志書、文獻、報刊等;黨和國家領導人的批示、題詞、信件、留言、簽字、筆記、文集、口述記錄等原件;重要歷史人物、知名人士的生平事跡、傳記、筆記、日記、回憶文章、著作、手稿、書信等;反映歷史重大決策、重大活動的專題資料、重要文件起草的過程稿;受到省級以上表彰重要貢獻的資料，形成一套資料進行歸類，這樣可以更直觀全面地反映建筑物的全貌，展示它們的歷史面貌及意義。

1.2 關注工作動向，持續放大檔案效能效應

按照國家文物行政管理部門批準的古建筑群總體保護規劃，組織實施公園古建筑群保護管理工作時，檔案工作人員應及時跟進，將工作中形成的各類資料及時收集歸檔。

檔案工作人員及時參與定期組織的文物、國土資源等有關部門對古建筑周圍的地質監測和地質災害評估，了解對防治山體滑坡、地面塌陷等的要求和建議，在這一過程中將相關資料及時收集分類歸檔。日常工作中應關注文物管理工作動向，及時為文物保護工作提供有力的數據和材料，保障文物安全。

1.3 多方向搜集法規資料，為保護文物古跡提供強有力的證據

古建筑所在區域的建設行為應符合古建筑群總體保護規劃的要求，不得有損文物安全或損害構成古建筑整體的歷史風貌和自然環境。

檔案工作人員應及時搜集相關政策和法律法規并存檔。對于在古建筑保護范圍內進行與文物保護無關的建設工程或者爆破、鉆探、挖掘等妨礙文物安全的作業和焚燒樹葉秸稈、違規安裝照明裝置等妨礙文物安全的行為，做到有據可查，有令可禁。

2 公園建筑工程檔案管理

2.1 掌握工程進度，強化檔案管理意識

應加強公園建筑工程檔案管理，及時收集整理公園工程資料并立卷歸檔。公園建筑工程檔案主要分圖紙檔案和文字檔案。圖紙檔案主要包括：公園總平面現狀圖、公園功能分區圖、綠化種植現狀圖、地下地上管線現狀圖（包括上水、下水、電纜、熱力、煤氣等）、公園建筑圖（包括建筑平、立面圖、結構圖、建筑位置圖）、公園主要景點各類圖紙和照片（包括位置、公園測繪圖1/500或1/2000、建筑小品圖等）。文字檔案資料主包括：公園規劃設計指導思想、公園特色說明（包括園林特色，建筑風格特色，經營項目活動特色等）、公園園史及相關資料和照片、公園變更情況記載（包括土地占借、綠地改造，建筑設計新增和拆除，地下管線敷設等）、公園改造前和改造后的文字資料和照片等。公園管理單位變更、調整的有關信息資料。這些都需要檔案人員參與到整個工程過程中，參與大的節點交接活動，及時掌握工作動態，有利于把工程的各類資料及時收集歸檔。這些歸檔材料對今后工程的有關工作，如工程再建、維修及改造都是有力的依據參考。

2.2 建立動態信息，靈活整理歸檔

做好園內設施維護管理和設備檢驗、維修、更換記錄等資料的收集和立卷歸檔管理。建立每臺（套）大型游樂設施的技術檔案，并妥善保存。技術檔案的內容至少包括：設計文件及鑒定證明、設備質量合格證明、使用維護說明等安全技術規范規定的設備出廠隨機文件。安裝、改造、維修的技術文件、監督檢驗證明與定期檢驗報告、使用登記的證明、運行、維護保養、設備故障與事故處理的記錄。這些工作量多、隨機性強，就需要檔案部門與業務部門建立動態信息記錄和移交機制，對工作的前期準備、進行中、完工后所形成的各類資料及時匯總到檔案部門，由工作人員根據業務情況進行分類立卷、確立保存年限，妥善保管。

2.3 多維度整理，延伸檔案的貫通性

以檔案為保障，為工程提供各類參考。公園建筑從立項到竣工驗收、結算決算、審計監督和重大事件的全套資料（包括文字資料、工程圖紙、現狀圖片及相關電子文檔等）的收集、歸檔工作，都應收集整理好。給排水、供電、燃氣、通信、廣播、照明、視頻監控、游樂設施、健身設施等基礎工程都應多維度、多方位整理歸檔。這些工程檔案在以后工作中是為工程延伸服務提供做參考的，利用率高，檔案工作人員在日常工作中要熟記這些檔案的存檔位置，以便于及時提供。

3 公園植物、動物檔案管理

3.1 建立植物生長動態記錄，進行科學管理歸檔

公園植物、動物檔案歸檔材料應是以動態形式存在的，檔案工作人員在建立植物登記檔案時，應按植物學科要求分門別類進行整理登記，并隨時審核更新。例如，公園內的植物多是經反復論證和精挑細選后栽植的，隨著時間的推移，按《城市古樹名木保護管理辦法》等法規文件要求，部分樹齡長或具有特殊價值的植物需列入古樹名木范籌，觀察記錄保護過程，重點進行保護。公園所有大規格喬灌木或珍惜物種均應分門別類進行普查登記，并從中篩選，建立起古樹名木生長和管護檔案，翔實記錄物候期、生長發育情況、養護管理技術措施和養護管理責任人等信息，若有變化須及時變更，已死亡的古樹名木須及時銷號、存檔。

3.2 建全動物檔案管理制度，保障動物健康成長

大型綜合類城市公園一般包含動物園，建全動物檔案管理制度，是檢驗動物園管理水平的一項重要標準。同時，充分利用檔案來實現科學管理，是充分發揮動物園職能的重要基礎條件。

動物檔案的形成是動物園管理者在動物飼養管理、防病治病、科學研究等工作中的具體記錄;是為動物管理和動物繁殖等科研工作提供信息資源和依據的重要平臺。主要分為動物類別檔案、動物資產檔案、動物交流檔案、病歷檔案、重點動物（一級保護動物）個體病例檔案等。理論知識來自生產實踐，檔案部門應該形成制度，要求動物管理人員對動物的特征、特性、生活規律、防疫重點和養護的情況等進行觀察并及時進行記錄、分析和總結，形成有數據、有分析、有結論的可貴的檔案資料，并將其分類清楚、目錄編制明了，定期由檔案人員進行歸檔。

3.3 持續放大檔案效能效應，做好動物疾病疫病防治

在建立動物飼養檔案同時，還應建立醫療檔案及譜系檔案。各類動物，特別是一、二類保護動物的飼養管理、疾病或死亡等情況，由獸醫向主管上級寫出書面報告，注明動物名稱、年齡、性別、發病時間和疾病癥狀、診斷及處理意見、治療措施、死亡解剖等詳細內容，查明死亡原因，并立卷存檔。動物園擴大規模、增加動物種類，必須在動物園資源、動物籠舍、飼料、醫療等物質條件和技術管理人員都具備的情況下穩步進行，同時檔案部門及時跟進，將所形成的工作材料收集歸檔。

動物的疾病、疫病防治應貫徹“預防為主，及時診治”的原則。這就要求以往年的檔案作為參考進行研究，加強動物內外籠舍安全管理，完善各項安全設施和操作規程，確保游人、管理人員和動物安全。

立卷與歸檔工作是現行各類資料轉化為檔案的不可缺少的中間環節和實際步驟。城市公園應高度重視這項工作，建立健全立卷歸檔及檔案管理制度，確保所收集的歸檔文件材料齊全完整、分類科學、整理規范、編目有序，積極推進公園檔案管理信息化，加強檔案管理隊伍建設，為公園建設、運營和發展提供更好的檔案信息服務。

（作者單位：山東省煙臺市園林建設養護中心）E5085AEB-3F26-496B-A606-66DA58201A74