做好政府信息公開與檔案信息開放工作的幾點思考

摘要：隨著我國不斷的改革和深化，人們對政府檔案信息的開放和利用越來越受到重視。檔案信息作為政府事務信息披露的主要環節，相關部門應充分認識到檔案公開使用在政府信息公開發展中具有非常重要的地位和作用，需要遵守相關法律，確保主要內容和范圍、程序符合相關規定，積極分析和探索相關措施，提高政府檔案信息披露和共享及時性。

關鍵詞：政府信息公開背景;檔案開放利用;有效途徑

1 引言

隨著我國改革開放的不斷深入，公眾對充分開放檔案信息使用的緊迫性越來越大。檔案信息公開利用作為政府信息公開的重要環節，檔案部門必須充分了解政府信息公開的背景下檔案信息的重要作用，規范檔案信息公開使用的范圍、內容、程序成為檔案信息公開的重要保障，積極探索檔案信息開放新措施，努力提高檔案信息公開使用的效果。

2 政府信息公開與檔案信息開放之間的聯系

政府信息公開與檔案信息開放之間有著密不可分的聯系，只有充分地認識到兩者之間的共同之處才能不斷融合創新，政府信息公開才能更好服務經濟社會發展，檔案信息開放也能達到“守護歷史，傳承文明”的目標。其共同之處在于：其一，立法目的相同。無論是政府信息公開還是檔案的保管利用都是要達到“資政、服務”的最終目的。具體來講《中華人民共和國檔案法》立法的目的是為國家建設提供信息服務，《中華人民共和國政府信息公開條例》其最主要的目的也是要發揮政府信息對人民群眾生產、生活和經濟社會活動的服務作用。所以這兩項法規在立法的初衷上是統一的，都是要為社會的發展提供信息服務，二者的工作目標具有一致性。其二，工作主體相似。檔案是政府對社會管理活動和服務人民群眾的記錄，也是民眾了解國家方針政策和政府活動的重要窗口，既是政府信息公開的主要內容也是檔案信息開放的主要載體。檔案是檔案的最終歸宿，政府部門在為廣大群眾服務和社會管理過程中形成的檔案資料絕大部分最后都將成為檔案，并按照要求被保管和利用，在實踐中做好檔案信息開放最主要的也是做好檔案信息的公開。其三，服務對象一致。無論是作為政府信息公開的各級政府還是檔案信息開放的各級綜合檔案館，其工作服務主要對象都是公民、法人和其他社會組織，二者都是通過不同的方式提供性質內容相似的信息供服務對象查詢，二者的服務對象在很大程度上具有統一性。

3 政府信息公開制度的現實意義

政府承擔著管理和引導各項民生事務的重要責任，其內部信息的透明化也能夠充分體現政府的廉政管理效能。實行信息公開是我國政府的重要使命之一，通過具有較高邏輯性和內容詳實性的信息公開形式能夠加強政府自身服務能力建設水平，還能夠向公眾客觀的反映政府監督的實際行政權力。以此防止內部人員出現類似于濫用職權和以權謀私的不合理現象，展示政府公正廉明形象的同時保障公眾的切實利益。目前，我國政府已通過立法、設定制度與準則等多種形式將政府信息公開化和透明化提上了日程，并對相應的信息公開制度做出了明確規定。按照規范化的操作流程和信息公開制度對各項基本原則進行了充分明確，并對可公開的范圍進行了科學合理的規劃。在公開方式的選擇上也設置了符合民眾實際的，能充分了解政府日常辦公事務及流程的具體方式。此外，還設置了公開程序的監督管理機制，進一步保證信息公開的實際效果。在多項條例的輔助和監督管理下，政府信息公開制度能夠為民眾的實際利益及各項信息的知情權提供切實的保障。從民眾的角度來看，實行信息公開制度將可以在強化政府工作職能的基礎上進一步推動我國經濟發展，并提升政府在民眾群體中的公信力，為建設社會主義和諧社會創造新的動力。

4 政府信息公開環境下檔案開放利用面臨新挑戰

4.1 信息共享觀念對傳統管理模式和保密觀念的沖擊

中國政府檔案管理人員長期以來一直受到傳統管理觀念的影響，存在著“保護多于用”的不良問題。在當前政治事務信息披露背景的發展趨勢下，相關人員的意識逐漸覺醒。檔案管理部門應權衡檔案資源信息保密與開放之間的關系，防止不平衡，在預防中心偏差的基礎上積極倡導檔案信息開放應用，忽視檔案信息保密工作。面對當前的信息發展環境和以往對傳統檔案管理方法的分析，我們需要統一和協調相關的檔案保密工作和開放應用工作。

4.2 檔案信息管理缺乏實效性

社會每一個層級對檔案的需求程度不同。從需求情況角度分析，社會和群眾主要所需的是形成時間在十年以內的檔案。而因管理工作具有其繁瑣性，政府部門長期以傳統的、單一的管理方式開展工作，已不適應現代化社會發展需求，且在管理上還缺乏合理的監督機制，管理條例未落實，質量無法達到預期目標，導致檔案管理工作經常處于期限錯配的狀態，無法及時面向公眾公開部分信息和提供所需服務。

4.3 檔案工作的主體范圍較窄

從目前的發展情況看，開展檔案開放工作的主體只有各級檔案館，只能對移交到檔案館內部的資料進行開放處理，但在實際工作過程中，各機關單位也有大量的資料和信息，正式納入檔案開放工作的主體范圍 在具體的檔案管理工作中，各單位的檔案室對具體的資料、信息有更準確、全面的認識，能準確判斷檔案本身的屬性，有助于進行更有效、快速的篩選，以是否開放為標準進行分類管理。 因此，在信息公開的大環境趨勢下，目前政府檔案開放工作的主體范圍還不夠，不利于檔案公開范圍的提高和生產力的提高。

4.4 相關制度法規不協調

政府檔案管理部門作為檔案公開的主要窗口，不得忽視《保密法》和《檔案法》對檔案保密工作提出的要求，同時應當按照《政府信息公開條例》的要求進行信息公開。 但是，現行三部法律之間有很多不協調的地方。 例如，三部法律在立法精神上有很大差異，保密法的立法精神強調信息保密，政府公開條例強調信息的公開和利用。 另外，不同法律對檔案保密和公開范圍的要求也有一定差異。 在法律法規不一致的情況下，檔案管理部門的檔案保密和開發工作容易導致思路不統一，從而產生概念不清晰或工作不深入等問題，最終可能導致工作難以開展。

5 做好政府信息公開與檔案信息開放工作的幾點思考

5.1 提高檔案管理與政府信息公開工作的統籌整合

積極探索檔案管理與政府信息公開工作的統籌整合，提高政府信息公開與檔案信息開放的協同性。為解決政府信息公開與檔案管理工作之間的矛盾與沖突，在機關事業單位的實踐操作中要積極探索把檔案保管利用和政務信息公開整合管理，納入辦公室統一管理，配備政治過硬、業務精通、責任心強的專職人員，統籌開展好檔案管理與政府信息公開工作。在檔案形成的全過程及時、準確地做好政府信息的公開，這可以大大降低政府信息公開與檔案管理不同部門之間統籌銜接的矛盾和沖突，提高政府信息公開與檔案信息開放的協同性。

5.2 完善檔案利用與保密的相關立法

面對當前法律法規不統一、不完善的現狀，檔案管理人員應當積極配合有關部門對現有法律進行調整，在立法調整的過渡階段，檔案管理部門應當先行對職權范圍內的規章制度進行調整，在做好重要檔案保密工作的基礎上，盡可能增加信息公開的數量并提高信息公開的質量。當然，這需要政府檔案部門樹立新的檔案保密思想，重新為檔案劃定合理的保密范圍，使檔案保密和公開工作更具可操作性。比如，對于未明確要求是否公開或保密的檔案，應當一律對外公開;對于檔案階段已公開過的檔案，歸檔后也理應對社會公開。政府檔案管理部門應當在實踐中總結經驗，協調好現有法律法規的關系，努力做好信息化時代檔案信息的利用和保密工作。

5.3 提高重視程度，加大資金投入

政府是面向群眾的服務性機構，每天要接收到相當龐大的信息數據，所以必須要進行檔案的管理。檔案管理工作的有效推進離不開人力、物力等方面給予支持，而且在今天信息日益龐雜的環境下，政府檔案管理工作必須依靠先進化設備快速展開，有益于其朝向更好的方向發展建設。而因前期投入不足，館內儀器設備不健全，條件不足的限制令電子檔案的工作無法順利開展，整個檔案管理效果欠佳。基于此，政府單位應召集相關人員開會討論，為檔案管理信息化建設立專項資金，以用來購買存放檔案所需物資，以及電子化設備等。同時，政府單位要加強與社會上公司間的合作，尋找專業的技術人才和資源，以促進政府檔案管理工作可順利推進。

5.4 搭建管理系統，公開部分信息

政府是一個社會發展服務和管理組織。為了在現代社會的發展趨勢下，更好地促進檔案和信息管理的服務，我們需要從兩個方面進行改進和改革。首先，政府有關部門應建立檔案與信息整合的控制模式。在開展政府信息披露時，需要澄清并要求相關部門及時、主動地向相關機構提供可以向外公開的信息，這也是必須遵守的義務。檔案管理機構應做好相關檔案和信息的整理和歸檔，建立綜合文件管理模式，連接電子政務和政府檔案管理系統，擴大其管理范圍。其次，我們應該以個性化化的管理視角，將電子檔案存檔管理等設計功能，使公眾能夠更準確、方便地操作，并快速查詢相關文件。

5.5 引進高素質檔案人才與先進技術

政府檔案管理部門應當大力引進專業人才，同時引進先進檔案管理設備及技術，有效改善現有工作人員的技術水平和工作環境。與此同時，應加強對檔案管理人員的繼續教育和培訓，使工作人員能夠扎實掌握現代化的技術和手段，認真學習聲像檔案、電子檔案的管理方法，熟練掌握現代化信息的傳播方式，進而使得政府檔案能夠通過多種途徑對外傳播。此外，檔案管理人員應當從技術層面入手，積極做好檔案的技術性保密工作，實現政府檔案利用和保密之間的協調。

5.6 信息公開與知情權的保護

信息公開是政府公共管理部門的義務和責任，免費使用個人信息或申請信息披露是公眾的基本權利。檔案管理部門是政府信息披露的重要窗口和來源，有義務公開檔案信息。這在履行公共部門信息公開的功能的同時，也是對公民知情權的尊重。但是，公民的知情權在公開的范圍內是有限的權利。公民知情權的公開不能損害國家、集體和他人的利益。在實踐過程中很難掌握兩者的平衡，必須從技術保障和制度保障兩個方面來實現。

5.7 善用電子政務辦公，提高檔案管理實效

長期以來，檔案只能用文字記錄，綜合網絡技術、大數據、云計算等現代技術融為一體的電子政務系統為政府檔案信息服務拓展了廣闊的空間。電子政務的廣泛應用不僅豐富了政府檔案的載體形式，而且有效地改變了政府檔案結構和材料歸檔單一化的特點，向多元共存的方向發展。音頻-視頻圖像等媒體使錄制檔案的人、事、物更加直接生動，不受時間、空間限制，利用電子網絡傳輸，不僅大大提高了檔案部門的工作效率，還使公眾能夠更方便、更快速地使用檔案。因此，為了進一步發揮電子政務信息系統的優勢，政府檔案管理工作必須注意傳統的檔案利用服務方式和現代網絡檔案信息服務的并行性，在新技術滲透到檔案管理的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合。努力彌補兩者的優點，彌補優點，揚長避短。另外，必須加強政府檔案數據安全管理。數據庫服務器必須使用主和備用雙主機，相互鏡像備份，使用磁盤進一步備份數據，從而保護政府存檔中的信息安全。

5.8 拓寬檔案開放的主體范圍

為有效提高政府檔案開放的效率，真正公開信息，建議在現有基礎上不斷擴大檔案開放主體的范圍，賦予各級機關單位檔案室開放檔案的權限和責任。不僅可以方便各機關單位的根根管理和開放檔案，還可以有效地提高檔案過濾工作的效率。另外，根據實際工作情況，在打開檔案之前，可以不斷提高過濾操作的效率，建立更合理的過濾系統，提高檔案操作的過濾效果。總之，為了使信息公開有效，政府檔案的公開工作必須擴大主體范圍，使更了解情況和細節的各機關單位檔案室能夠參與并發揮作用。要減少國家級檔案館的工作積累，通過這種方式不斷提高工作效率，提高信息公開的廣度和綜合性。

5.9 加強社會宣傳，強化公眾檔案利用意識

在政府信息公開的背景下，檔案館應響應國家號召，發揮自身的社會功能和影響力，加強檔案社會宣傳，強化社會公眾對政府公開信息和檔案開發利用的意識。具體來說，檔案館應充分結合社會媒體，數字媒體平臺進行檔案的價值和利用宣傳，例如電視、廣播、微信、微博等，通過多種渠道向公眾普及檔案利用的價值，從而強化公眾的檔案利用意識，并采取更加豐富的宣傳形式，激發社會公眾對于檔案使用的興趣，從而在社會范圍內擴大檔案利用的需求，引導公眾利用檔案信息解決生活工作中的問題。

5.10 加快政府信息公開渠道的基礎設施建設

大數據時代，各種子數據不斷出現和豐富，即使發展速度加快，也不會給政府留下更新的余地。為此，政府必須樹立信息公開意識，創新信息公開方式，盡快完善信息公開機制，加快政府信息公開渠道的基礎設施建設，實現日常數據收集的最大價值，為未來創造更多利益。同時，要繼續加強創新，整合資源，以組織建設、陣地平臺建設和技術提高為重點，以國家級標準為核心，大力推進政府信息公開基礎設施的改革創新。要建立完善、高效的運行機制、通俗、便捷的運輸方式、科學、年輕的工作團隊，將互聯網思維、新媒體思維、大數據思維完全納入標準化。此外，政府可以利用第三方技術團隊的能力不斷更新信息披露技術。

5.11 加強信息安全技術的應用

在政府信息披露和檔案披露和利用的過程中.信息技術既是工作的工具，也是信息泄露的手段。正是信息技術的發展給信息公開帶來了可能性和便利。同時，信息安全技術的缺乏為信息泄露提供了新的渠道，為信息倫理的喪失提供了新的技術，對信息安全有很大危害。加強信息安全技術的研究和應用，它是信息、網絡、數字化背景下的檔案管理的重要任務，僅僅依靠檔案管理員的計算機知識是不夠的。要加強檔案部門和計算機研發部門之間的密切合作，共同維護信息安全。

6 結束語

總而言之，在新時代，政府部門必須充分認識到檔案管理信息建設的重要性，將發展的目光放長遠，在日常管理中與時俱進，并從人性化角度考慮進行改革，利用信息技術完善平臺建設，拓展檔案信息服務領域，且可在網絡窗口上增加投訴意見窗口，面向公眾收集可行的建議，以便后期有針對性地進行優化調整，使整個服務系統更好地適應社會發展需求。

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作者簡介：劉春艷，（1977.03.04），女，漢河北省滄州市海興縣，小山鄉人民政府，現在是初級，助力館員，申請中級。