檔案信息化建設中存在的問題及實施策略

郭 青

（太原市房地產市場監測和研究中心，山西 太原 030002）

檔案中記錄著諸多重要的信息資源，在檔案管理工作中，檔案管理不僅是重要的組成部分，同時也是重要“信息財富”。檔案管理工作的有效開展，能夠為各項工作提供大量的信息、數據，為的現代化建設起到支撐作用。檔案中記錄著諸多重要的信息資源，在機構檔案管理工作中，檔案管理不僅是重要的構成部分，也是主要的信息財富。開展人力資源檔案管理，能夠為各種工作內容提供相應的數據支持以及信息支持，進而促進電子現代化建設。當前檔案管理工作在多種外界條件的影響下，導致檔案管理制度不夠合理，許多工作人員的能力水平較為薄弱，根本不能滿足當下人力資源檔案管理的要求以及發展目標。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1）管理人員素質需要提高。所有工作的順利實施，都離不開工作人員的支持與幫助。而工作人員專業素養以及綜合素質，直接關乎到工作的效率以及質量[1]。但是，從部分機構人力資源檔案管理工作來說，部分管理人員的素質有待提升。具體表現在以下幾個方面：第一，檔案管理人員缺少實踐的機會，且隨著大數據存儲技術的應用，使得檔案管理工作的形式發生了轉變，管理人員很容易適應不了工作模式的變化。第二，大數據背景下的人力資源檔案管理，對于管理人員提出了更為嚴格的能力要求，他們不僅要掌握有關大數據技術的基本知識，還需要擁有相應的計算機處理技術。但是，很多的檔案管理人員在大數據技術應用上，存在著掌握不足的現象，無法充分發揮出大數據的優勢作用。第三，部分管理人員的工作態度不夠端正，即使自身具備較強的工作能力，也時常因為節省時間，不將大數據應用 其中。

2）檔案管理制度存在問題。當完成了大數據存儲之后，若想充分發揮出大數據存儲的作用，就應當建立出科學、合理的管理制度，并通過制度的實施，保障大數據存儲的有效應用[2]。但是，對于許多的大部分機構來說，都沒有重視管理制度的更新以及改變，使得檔案管理工作開展不夠合理。同時，許多機構沒有增添相應的獎懲制度，使得檔案管理人員缺乏積極的工作態度，也直接影響到管理的質量。

3）缺乏大數據管理意識。電子檔案管理對比于傳統的紙質檔案管理方式來說，屬于一種全新的事物，使得檔案管理工作實施得更加便捷、高效。若想將大數據融合應用在電子檔案管理工作中，就應當使檔案管理人員具備一定的大數據管理意識。但是，從實際的電子檔案管理工作來看，很多的管理人員并沒有重視大數據技術的應用，也未能形成一定的大數據管理意識。部分檔案管理人員仍然沒有轉變傳統的思想觀念，在開展多項存儲工作時，還是套用原有的工作方法，未能展現出大數據存儲的實際價值。并且，在分析與處理檔案資料時，多數采用人工分析的方法，導致分析時間過長，影響著正常工作的運轉，分析出來的結果也缺少一定的準確性[3]。

2 源檔案信息化管理解決策略

1）提高意識創新工作理念。做好檔案管理工作，能夠大幅度提高檔案管理工作的效率。通過創新電子檔案管理工作理念，能有效提升檔案管理工作的實際意義。由于電子檔案管理工作人員，需對運行時產生的大量數據信息進行有效的整理，便于其他工作人員針對數據信息進行查閱、利用。因此，電子檔案管理工作人員需明確自身的工作職能，并充分認識到檔案管理工作的重要意義，從而提高自身的工作能力，并開展高效的檔案管理工作。檔案管理工作人員需要積極配合院內其他部門的工作，充分發揮出檔案管理工作所具有的服務性質。此外，檔案管理人員需積極開展檔案工作的研究，便于檔案管理工作人員深入挖掘出更多的檔案信息，從而提升檔案信息的有效利用概率。與此同時，檔案管理工作人員還要積極進行檔案整理工作，在進行電子檔案管理的過程中，特別是對于部分不存在案卷目錄或頁碼的檔案問卷等信息資源，認真對其進行詳細的整理以及編排工作，并將其轉化為電子文件上傳到醫院數據庫當中，從而提高電子檔案信息的規范性，便于其他工作人員能夠順利進行檔案信息的查閱[4]。

2）檔案管理建立網絡信息檔案。檔案管理工作人員需將現有的數據資源充分利用，可以使用多媒體設備有效記錄檔案中的信息以及重要資料，保障數據庫的真實性以及客觀性，可以全面反映出醫療機構檔案的實際情況，并能夠將古老資料通過有效的手段傳送給檔案管理人員。發揮出信息技術的優勢，應用數字化系統對多種類別數據進行處理。當面對其他領域檔案時，依然可以采用相似的數據分析方法進行歸類，從而獲取到最為詳細、最為真實的檔案數據資料[5]。

3）提高檔案信息化管理水平。想要大幅度提高檔案管理工作的效率，需要進一步提升整個檔案信息化的管理水平，這也是非常有效的一種方法。所以首先需要做到的就是由檔案部門建立起更加完善的管理方面的制度，依照制度進行執行，這樣才能夠更好地提升檔案管理工作的整體效果。

4）完善電子檔案管理制度。為了能夠更好地提高檔案在管理工作方面的效率，需要進一步完善檔案管理工作的內容，并為相應的公國開展提供依據，加強檔案管理工作相關人員能夠明確自身的分工、并各司其職，從而有效減少檔案管理工作中，由于工作人員的疏忽而出現的問。并且，檔案管理部門在制定相關工作制度時，需要結合當前檔案管理工作的實際情況，制定合理的檔案管理制度內容，有效保證電子檔案管理工作的順利開展。除此之外，電子檔案管理部門需要在相關各個科室內安排相關檔案管理工作人員，各科室內的工作人員不僅能夠各司其職還能相互協調開展檔案管理工作[6]。與此同時，需要建立嚴苛的考核制度。

3 結束語

綜上所述，基于當前的信息化時代的背景之中，作為檔案管理的工作相關人員，需要正確對于檔案信息化建設中存在的內涵深入地認識，并且解決在檔案信息化建設中和檔案管理過程中存在哪些問題，保證檔案相關的工作人員需要及時的轉變觀念，并接受檔案信息化的工作理念，積極的轉換檔案的相關人員的工作方法與工作模式，這樣才能夠更好地推動檔案信息化建設的進展，這樣也能夠促使檔案信息化實現進一步發展，從而滿足整個時代的發展與需求，從而建立起更加全面的全新的檔案信息服務系統，提升整體的工作效率。