疫情背景下高職院校學生工作信息化的現狀與策略
——江蘇農牧科技職業學院教師視角

王 森 王明珠 陳 芳 王昱燚 徐思煒 劉 娜

（江蘇農牧科技職業學院，江蘇 泰州 225300）

0 引言

2020 年中國新年，眾所周知的新冠肺炎疫情席卷而來。 他是新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、 防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件[1]。在這次戰役中，高校的師生共同努力，以各種信息化平臺為依托，有效保障了學校師生的安全與校園穩定。

根據中國互聯網信息中心2021 年1 月公布的調查報告，截至2020 年12 月，中國網民已達9.89 億人，其中具有大學大專以上學歷的占19.8%。 2020 年3月，也就是疫情主導的重點時間段，我國在線教育用戶規模達到4.23 億，為2020 年全年的頂峰[2]。 由此可見， 高校大學生作為具有較高文化層次的特殊群體，在疫情施虐的2020 年上半年， 無疑是受影響較大的重要團體，也是高校師生在疫情期間重度使用信息化平臺來完成自己的學習和日常管理工作。 如此龐大的參與群體給高校學生管理工作的開展提供了便利，但也給信息化的學生管理帶來挑戰和問題。

在這樣的大背景中，各類信息化管理手段層出不窮，方式多樣。 不論是學校學生工作管理部門，還是班主任、輔導員都采用信息化的方式來進行日常學生管理。 本研究就是從學校管理人員的視角進行訪談研究，總結高職院校在疫情期間的學生管理信息化的現狀，探討存在的問題，以及嘗試提出解決問題的策略。

1 調查情況

1.1 訪談人員情況

為更好地完成調查，通過對江蘇農牧科技職業學院的學生管理部門的管理人員以及各二級學院的管理人員進行訪談。 訪談人員結構如表1 所示。

表1 管理人員調查分布情況

通過上表數據，本次研究的人員分布結構為學校管理部門，學工處6 人，占比11.76%，二級管理學院共計45 人，占比88.24%，符合管理層級金字塔模式；從人員性質角度分析，校級管理人員共計6 人，二級學院管理人員共計20 人， 分別占比11.76%和39.22%，班主任（輔導員）共計25 人，占比49.02，符合各個層級人員全面訪談的原則。

1.2 訪談內容

由于在疫情背景下的信息化訪談研究較少，本次訪談的結構主要以過往研究人員對信息化背景下管理人員對信息化平臺的訪談為依據。

訪談內容基于結構化內容，主要包含：（1）在疫情期間被訪談人主要從事的工作內容；（2）疫情期間被訪談人使用的信息化手段是什么？ 包括本校平臺和第三方平臺；（3）通過疫情期間對信息化平臺的要求，被訪談者感覺需要哪些提升；（4）疫情期間信息化手段的數據的管理有哪些問題和建議。

1.3 訪談分析

本次調查的校級層面管理人員的工作反饋內容主要涉及這幾個方面： 一是從事的學生管理工作，通過訪談，研究發現在訪談的6 位學工處人員中，他們從事的學生日常信息化管理工作主要由班級管理、公寓管理、日常事務管理以及獎助貸勤補等內容，在疫情期間，相比以往日常工作，又增加了學生健康日報方面內容，且當時人不在辦公單位。

針對各二級管理層面的訪談，主要以管理人員和一線班主任（輔導員）為主體。 在訪談的十個二級學院的20 名管理人員中， 他們在疫情期間從事的學生日常信息化管理工作主要包括學生日報統計、反饋等信息，以及其他日常工作的統計反饋。 而班主任（輔導員）主要從事的線上信息化工作則較為煩瑣，以聯絡學生并指導學生如何進行疫情期間相關信息化線上工作，包括：健康日報、學生線上課程、常規日常獎助等工作。

2 現狀分析

經過對上述51 人的訪談，整理訪談記錄后，我們發現雖然疫情肆掠，但是整體的信息化工作手段還是在有條不紊地在協助學校處理方方面面的學生工作事務。

在本次訪談中，在疫情期間學工處管理人員主要從事的工作內容為學生健康日報和日常管理工作，包括貧困生認定、獎學金評定等常規事務和部分疫情期間的大數據統計分析工作。 二級學院管理人員主要處理本學院的學生健康日報和日常管理工作，包括貧困生認定、助學金發放、獎學金評比等日常事務以及疫情期間的數據收集上報等工作。 一線班主任（輔導員）主要的線上工作內容為組織協調學生參與信息化健康日報，線上日常工作以及線上授課等活動。

在疫情期間常用的信息化手段主要依托學校本身有的信息化平臺以及騰訊QQ、微信、線上會議、線上文檔等信息平臺。

2.1 當前我國高等職業院校學生管理的主要內容

根據2017 年9 月1 日起施行的 《普通高等學校學生管理規定》的要求和高等職業院校的實際，當前，我國高等職業院校的學生工作主要包括以下方面：一是大學生思想品德的教育、愛國主義教育、形勢與政策等；二是大學生日常管理工作，主要包括班級管理、公寓管理、日常事務管理以及獎助貸勤補以及行為管理；三是個人成長管理工作，包括職業生涯規劃、就業管理、社會實踐等內容。 疫情期間學生工作信息化的現狀分析，主要研究學生日常管理工作。 訪談的內容和主體也以日常工作為訪談主體。

2.2 常用的信息化手段及存在的問題

訪談內容顯示，管理部門人員更習慣于使用數據統計類手段，即在常見平臺進行數據收集后的分析工作；而班主任輔導員更傾向于使用數據收集類平臺。

信息化的學生管理工作存在管理工作思想滯后，管理工作淡化網絡給學生帶來較大心理壓力、管理人員信息化專業技能不高以及線上管理工作未與學生充分互動等問題[3]。 這些問題在本研究進行訪談結果匯總的時候也有充分體現。 下面把訪談中涉及的主要問題進行匯總。

存在的問題，對于管理人員而言，主要聚集在數據的不完整性，需要花大量精力來維持數據的完整性用來分析和統計工作；對于班主任輔導員而言則體現在數據的反饋及時性上。 比如，學生健康日報，對于管理人員而言，需要分析到所有學生的日報情況；但是對于班主任輔導員而言則需要知道哪些學生沒日報以及存在風險。

2.3 對信息化手段的期盼

在1 年多的疫情期間，無論是管理人員還是普通班主任輔導員， 對信息化手段的使用都趨近成熟，對信息化手段也有了一定的期盼，主要有如下期盼。

2.3.1 信息化管理流程有待進一步優化

信息化學生工作管理，本質就是把原來線下的工作搬運到線上， 線上和線下的工作背景的不一致，會要求原來的線下的工作流程作出一些改變以適應信息化的需求。 也產生了原來線下項目和線上項目的差異性，導致線上流程的卡殼和不順暢。

由于疫情的突發性， 很多線下工作搬運到線上時，存在流程直接套用的情況，導致線上信息化流程無法形成閉環。 而無法形成閉環，則會導致線上工作推進的效率低下，甚至無法推進。 且很多管理人員有固定線下工作思維，容易產生輕視線上流程卡殼現象帶來的工作無法推進的后果。

2.3.2 信息化前端使用有待進一步傻瓜化

在經過對一線班主任輔導員的訪談，他們更多的是反饋一些信息化軟件的前端界面設置不美觀、不高效，學生使用存在困難等情況。

在疫情背景下，學生是信息化管理軟件的使用者和數據產生者， 他們使用軟件的適應性和習慣性，直接關系到數據產生的完整性。 很多班主任在提醒學生完成一些線上管理工作時， 經常除了是任務的發布者，還是高效的客服，需要教會學生如何使用部分學生管理信息化軟件。

2.3.3 信息化后端數據分析有待進一步科學化

對于學生工作事務管理人員來說，后端數據尤其重要。 在訪談中，對后端數據有高要求的往往是事務管理人員。

以江蘇農牧科技職業學院學生工作信息化管理平臺為例。 在2020 年疫情暴發后，學生健康日報量高達四百多萬條， 每條信息中又包含各類個人信息，在這些信息中，如果部分信息缺失，對于管理人員來說，就無法做到精確統計，科學協助領導決策。

同理，由于疫情的存在，2020 年的貧困生認定工作也在線上開展， 今年首次采用江蘇省統一平臺進行困難生認定，學生存在對系統不熟悉等情況，造成數據的反復修訂， 大大增加了各類管理人員的工作壓力。

3 改進策略

在經過對51 位學校教師的訪談， 整理出他們在疫情期間如何運用信息化手段進行學生日常管理，以及存在的問題和期盼后。 通過查閱大量文獻資料，嘗試對上述存在對問題和期盼提出改進策略。

3.1 優化管理流程，提升數據質量

學校學生管理流程再造的本質在于用足信息化計算機技術和互聯網技術，建立和形成基于計算機技術和現在互聯網信息技術的學生管理系統，形成高效的計算機管理軟、硬件體系的工作機制[4]。 對于高職院校而言，把日常業務轉換到線上的時候，要注意流程再造問題，解決流程混亂問題。

在解決流程混亂問題后，就可以在高效的流程和信息化技術本身的優勢的情況下來提升收集的數據的質量，以保障疫情背景下的線上日常管理工作。

3.2 美化前端界面，改善用戶體驗

人類主要依靠視覺感知外部信息，因此，好的界面設計可以在第一時間吸引用戶的注意力，不僅抓人眼球，而且令人愉悅[5]。 在訪談中，班主任輔導員對學生反饋的使用界面不美觀， 功能模塊不突出等問題，導致學生使用平臺存在抵觸等情緒。

美化前端界面， 突出功能模塊， 抓住主要用戶——學生群體的注意力，讓學生從被使用到主動使用進行轉變，從而減輕班主任輔導員的工作壓力。

3.3 聚合后端數據，提高決策水平

教育大數據通過海量教育數據的采集、存儲與計算、分析挖掘,驅動教育在個性化學習、精準教學、科學決策、教育研究等多方面的變革與創新[6]。 可見在疫情期間產生大量的數據的價值。

不同的功能，不同的平臺的數據的聚合，數據質量的提升，可以通過大數據手段來為疫情期間的各方面決策提供數據支撐，從而提高學院的決策水平。