做好新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的四點(diǎn)建議

李潔

[摘要] 醫(yī)院要積極做好檔案管理工作，用高質(zhì)量的檔案管理工作為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展提供動(dòng)能。醫(yī)院可以以如下角度開展檔案管理工作：引入質(zhì)量觀念，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量效益；建設(shè)人才梯隊(duì)，加快醫(yī)院檔案管理人才培養(yǎng)；加快技術(shù)運(yùn)用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理升級(jí)轉(zhuǎn)型；強(qiáng)化制度建設(shè)，完善醫(yī)院檔案管理制度體系。文章從質(zhì)量觀念、人才培養(yǎng)、技術(shù)運(yùn)用、制度建設(shè)這四個(gè)方面就如何做好醫(yī)院檔案管理工作展開了規(guī)劃，并提出了建議。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；質(zhì)量觀念；人才培養(yǎng)；技術(shù)運(yùn)用；制度建設(shè)

中圖分類號(hào)：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）08-0079-02

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院檔案管理既涉及檔案管理的原理和技巧，還需要響應(yīng)醫(yī)院對(duì)檔案管理的某些特殊需求，因而對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)要求較高。積極做好醫(yī)院檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平，對(duì)于提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)健康中國戰(zhàn)略，都具有積極意義。本文主要就如何做好新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作展開一些探討，并提出相關(guān)建議。

一、引入質(zhì)量觀念，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量效益

為了提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效益，醫(yī)院檔案管理工作迫切需要引入質(zhì)量觀念。長期以來，醫(yī)院檔案管理工作中的質(zhì)量觀念處于缺位狀態(tài)，醫(yī)院檔案管理工作是否達(dá)到了一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，難以有效估摸和測(cè)評(píng)，從而對(duì)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升造成了阻礙。醫(yī)院應(yīng)做到以下幾方面。一是提高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院應(yīng)制定檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，并根據(jù)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求，不斷提高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的高質(zhì)量化。至于究竟如何確定醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院既要結(jié)合本單位的實(shí)際需求，又要參考成熟的范例，還要適當(dāng)?shù)厍罢啊６峭七M(jìn)質(zhì)量評(píng)估。醫(yī)院應(yīng)對(duì)一定時(shí)間階段內(nèi)的檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估驗(yàn)收。這就要求醫(yī)院建立相應(yīng)的質(zhì)量評(píng)估體系，確定質(zhì)量評(píng)估驗(yàn)收應(yīng)重點(diǎn)考察的指標(biāo)，并科學(xué)合理地設(shè)定指標(biāo)權(quán)重。三是落實(shí)質(zhì)量責(zé)任。責(zé)任機(jī)制是提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。醫(yī)院應(yīng)該就檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任進(jìn)行分解和細(xì)化，確保責(zé)任到人、責(zé)任到崗，用責(zé)任機(jī)制強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作積極性，促使他們?cè)跈n案管理工作中認(rèn)真、務(wù)實(shí)、負(fù)責(zé)。同時(shí)，醫(yī)院也要將檔案管理工作質(zhì)量和檔案管理人員的績(jī)效考核掛鉤。

二、建設(shè)人才梯隊(duì)，加快醫(yī)院檔案管理人才培養(yǎng)

鑒于醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性，醫(yī)院有必要建設(shè)一支高素質(zhì)專業(yè)化的檔案人才管理隊(duì)伍，使他們成為醫(yī)院檔案管理工作的主力軍。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作越來越繁重，迫切需要檔案管理工作在模式上、技術(shù)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新[1]。醫(yī)院應(yīng)本著創(chuàng)新人才培養(yǎng)的目標(biāo)宗旨，吸引優(yōu)秀的檔案管理人才加入醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍，同時(shí)還要積極培養(yǎng)檔案管理人才，塑造出符合醫(yī)院實(shí)際需求的創(chuàng)新型人才。醫(yī)院在檔案管理人才培養(yǎng)中應(yīng)致力于遴選和培養(yǎng)出滿足以下標(biāo)準(zhǔn)的人才。一是具備良好的職業(yè)道德。醫(yī)院檔案管理工作涉及各類隱私信息，如醫(yī)院工作人員、病患的個(gè)人信息、個(gè)人隱私等，這些信息依照法律規(guī)定受到嚴(yán)格的保護(hù)。由于大量的隱私信息沉淀在醫(yī)院檔案中，這就需要檔案管理人員嚴(yán)格依法保護(hù)隱私。保密意識(shí)的強(qiáng)弱在很大程度上體現(xiàn)出檔案管理人才的職業(yè)道德水平高低，醫(yī)院要大力培養(yǎng)檔案管理人才的職業(yè)道德，要求他們必須具備強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心。二是具備良好的職業(yè)技能。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作，檔案管理人員都需要教育培訓(xùn)并考核合格后，方能上崗執(zhí)業(yè)。醫(yī)院檔案管理工作對(duì)工作人員的執(zhí)業(yè)技能要求更高，檔案管理人員必須具備檔案管理、醫(yī)院管理等方面甚至要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)，否則難以勝任[2]。醫(yī)院可以結(jié)合自身的需求，定向培養(yǎng)，精準(zhǔn)匹配，鍛造一支能力超強(qiáng)、技術(shù)過硬的檔案管理人才隊(duì)伍。三是具備良好的工作動(dòng)能。醫(yī)院檔案管理工作中包含很多重復(fù)性的勞動(dòng)，因而顯得比較枯燥。一些檔案管理人員在長期的重復(fù)勞動(dòng)中，未免感覺到工作的無趣，進(jìn)而失去工作的熱情。醫(yī)院應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員具備良好的工作動(dòng)能，能夠以飽滿的熱情、昂揚(yáng)的斗志投入到檔案管理工作中來，做到愛崗敬業(yè)、熱情服務(wù)、精力充沛。

三、加快技術(shù)運(yùn)用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理升級(jí)轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴人工，導(dǎo)致檔案管理的效率比較低下，檔案檢索、檔案利用的效果往往也不盡如人意。隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的運(yùn)用，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了信息化、電子化，檔案管理的質(zhì)量和效率大有提升。技術(shù)的發(fā)展是無止境的。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)，這些新型技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理思路和檔案管理技術(shù)形成了新的沖擊。醫(yī)院檔案管理人員需要密切關(guān)注檔案管理技術(shù)的升級(jí)進(jìn)步，探索前沿技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中予以運(yùn)用的前景和可行性，并及時(shí)吸收新技術(shù)到醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中來，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的升級(jí)轉(zhuǎn)型。一方面，醫(yī)院檔案管理人員要拓寬視野，認(rèn)識(shí)新技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值。醫(yī)院檔案管理人員不能在理念思維上故步自封，不能排斥新技術(shù)，而是要積極學(xué)習(xí)新技術(shù)[3]。就人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)來說，這些技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用可以大幅度提高醫(yī)院檔案管理效率。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為例，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從海量的數(shù)據(jù)中發(fā)掘數(shù)據(jù)資源，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，從而完全可以實(shí)現(xiàn)提前預(yù)判。顯然，大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用可以推動(dòng)醫(yī)院檔案突顯出巨大的價(jià)值，海量的檔案將成為醫(yī)院一筆寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，相關(guān)數(shù)據(jù)通過清洗和去隱私化后，可以為醫(yī)院臨床診斷、醫(yī)學(xué)科研與教學(xué)、藥品研發(fā)、疾病控制與預(yù)防及健康管理等提供更多的數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員要積極實(shí)踐新技術(shù)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)和完善。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的主要平臺(tái)，雖然這個(gè)平臺(tái)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是在信息化的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、軟硬件配置等方面還有很多提升空間。醫(yī)院應(yīng)組織檔案管理人員積極研判，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，以提檔升級(jí)的方式解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)存在的不足和短板。

四、強(qiáng)化制度建設(shè)，完善醫(yī)院檔案管理制度體系

醫(yī)院檔案管理工作需要以成熟穩(wěn)定的制度為依托，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。除了遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)外，醫(yī)院還要專門針對(duì)本院的實(shí)際情況和實(shí)際需求制定相應(yīng)的檔案管理制度。制度的升級(jí)、完善和優(yōu)化體現(xiàn)了制度的革新和變遷，是制度生成與發(fā)展過程中的必然現(xiàn)象。醫(yī)院要不斷完善檔案管理制度，消除不利于醫(yī)院檔案管理中的人為因素、不確定性因素。一是堅(jiān)持問題導(dǎo)向，善于發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題。醫(yī)院及其檔案管理人員要注重考察現(xiàn)有的檔案管理工作機(jī)制是否能夠滿足醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的要求，是否存在短板和不足，并積極地查漏補(bǔ)缺。醫(yī)院檔案管理人員要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，結(jié)合自己在檔案管理崗位實(shí)踐中遇到的問題，形成分析報(bào)告，供醫(yī)院參考。二是參照優(yōu)秀范例，善于學(xué)習(xí)先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。國內(nèi)外醫(yī)院檔案管理有很多成熟的經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新的方法，醫(yī)院可以學(xué)習(xí)借鑒。醫(yī)院應(yīng)積極與相關(guān)單位學(xué)習(xí)交流，就其在檔案管理中的成功之處進(jìn)行分析總結(jié)，并適當(dāng)?shù)匾浦驳奖驹簷n案管理工作中來。三是推動(dòng)制度創(chuàng)新，善于促進(jìn)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度不論在理念上還是在細(xì)則上都停留在“靜態(tài)化的管理”上，其目的在于降低檔案管理人員的人為疏忽和工作差錯(cuò)。然而，“靜態(tài)化的管理”已經(jīng)難以滿足新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的需求。之所以出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，是因?yàn)楝F(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理制度未能激活檔案管理工作的創(chuàng)新，未能實(shí)現(xiàn)從“靜態(tài)化管理”到“動(dòng)態(tài)化開發(fā)”的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院應(yīng)考慮制度先行，在檔案管理制度的建設(shè)過程中就體現(xiàn)出對(duì)檔案資源的開發(fā)利用這一價(jià)值取向，前瞻性地在制度層面對(duì)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用進(jìn)行規(guī)劃[4]。

總之，醫(yī)院要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取積極的手段和措施推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平的提升。醫(yī)院應(yīng)從質(zhì)量觀念、人才培養(yǎng)、技術(shù)運(yùn)用、制度建設(shè)等層面深入推進(jìn)，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效益，發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的作用。

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