淺談醫療集團電子檔案的管理和利用

康云鳳

摘 要：電子文件歸檔之后形成了電子檔案。對于醫療集團而言，電子檔案主要包含了患者檔案、人事檔案、設備檔案、醫療檔案以及其它類檔案。對這些檔案管理需要秉持文件與檔案一體化的管理模式，及時收集電子文件并及時歸檔，利于醫療集團電子檔案的動態化更新，讓各類檔案為醫療集團健康運營提供支持。另外，需要注意檔案的安全管理，避免信息泄露。

關鍵詞：醫療集團 電子檔案 檔案管理 檔案利用

中圖分類號：F208

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）05-260-02

在疾病多樣化、患者復雜化、設備系統化的今天，醫療集團必須依賴電子檔案的科學管理為醫療集團的醫療管理、人事管理、設備管理、患者具體護理救治提供參考，保證各領域的決策精準化。這其中管理是為利用服務，在利用過程中實現管理，保證管理水平不斷提升，最終塑造一個良性的電子檔案管理體系，文件與檔案一體化管理也隨之成為了常態。

一、醫療集團電子檔案的形成

信息化時代，醫療集團實現了信息化管理，從患者掛號、問診、取藥、住院、出院這些過程中都會有各類文件、數據出現;設備更新過程中，設備型號、功能、作用以及設備線路圖以及設備維修記錄等都需要以視頻、圖片、文字、圖表等形式體現;人事管理過程中新人錄用、績效考評、獎懲記錄等都會以表格形式存在;醫療集團開展的學術研究、病例研究等有關資料也會不斷產生，而檔案管理部門需要動態地收集這些資料、數據、圖表，然后將它們一一歸納整理，最后歸檔形成了電子檔案。醫療集團電子檔案囊括了其運行過程中方方面面的信息，對集團全方位的管理和運行都有非常重要的參考和指導作用。

二、醫療集團電子檔案一體化管理

因疾病多樣化、患者復雜化、設備系統化、人員流動化等特性，醫療集團電子檔案管理需要不斷地產生收集、調整、調檔、歸檔等行為。為了確保醫療集團運營有序化，有必要保證檔案完整性，在這樣的要求下便誕生了文件與檔案一體化管理模式。該種模式主要是通過信息技術建立統一的檔案信息化管理平臺，其可以直接對接掛號、問診、住院、患者護理、繳費、出院、學術交流等環節，將其中產生的所有電子數據、電子文件收集起來，在管理人員分析之后，按照數據、文件的來源、屬性等歸檔于對應的檔案科目之下。這其中平臺功能設計、管理制度、操作流程等決定了電子檔案的管理水平。文件與檔案一體化管理模式具有以下主要特點：

一是互動性。即檔案管理者積極地和各部門互動，能夠精準地將各科室以及職能部門的關鍵數據、信息、文件提取出來。在這樣的互動過程中，各院區、科室、職能部門在檔案管理者指導下了解各類文件的管理辦法，提升它們的利用效率。而對于檔案管理者而言，減少了電子文件篩選難度。正是通過這種良性互動，讓醫療集團檔案管理工作不斷提升水平，形成了檔案和運營二者間緊密聯系。

二是系統性。系統性包括了橫向檔案間關聯，也體現了同一領域檔案歷時性。在之前的檔案管理當中，很難保證系統性，因為這要耗費很大的人力去分析檔案間關系，以及不同時間點出現同類檔案的區別。采用文件與檔案一體化管理之后，醫療集團檔案管理告別了過去人工收集、整理、歸檔模式之下的數據不系統、材料有缺失、文件不完整的弊端，保證了現有檔案數據、信息、文件對任何一個工作的全過程覆蓋。

三是風險性。所謂風險性指的是文件與檔案一體化管理，將醫療集團所有關鍵信息都集中到了系統之內，若是內部有人竊取這些檔案或者黑客攻破系統篡改信息，都會給集團造成重大損失。另外，就是錄入過程因為精力不集中，會致使檔案歸檔不正確，會出現相似數據混淆現象，對醫療技術研究、患者治療方案等形成不良影響，甚至于會造成嚴重的醫患糾紛。

三、醫療集團電子檔案的利用

通過前文分析我們知道醫療集團電子檔案主要為人事管理、醫療管理、設備管理、患者管理等方面提供數據支持和技術參考。

（一）人事檔案利用

人事檔案管理無外乎涉及到了職稱評定、轉正、獎懲、公積金和保險等領域。做好這方面工作對于醫療集團人力資源優化和發展具有積極意義。同時因為醫護隊伍流動性大的原因，必須要實現動態的檔案管理模式，故而文件與檔案一體化管理便擁有了發揮空間。

第一，職稱評定。在醫療集團當中主要是通過論文數量、論文質量、發刊種類、日常工作表現來對醫護人員進行職稱評定，然后會同其有關的檔案資料提交到醫療衛生行政管理部門，之后職稱評定委員會根據具體情況來進行評定。這其中為了保證檔案的完整性、系統性、有效性，必須保證對醫護等人員進行動態信息收集，將核心電子文件歸檔轉化為檔案的組成。

第二，轉正。醫學專業大學生或者新聘任的醫生等都需要經過一定的試用期以后才能轉正。而轉正也需要評價，評價的參考便是個人表現、技術水平、患者反饋等，而這些都會在文件與檔案一體化管理模式下進入個人檔案。

第三，獎懲。醫療集團為獎優罰劣會推出激勵政策，落實政策時需要充分考量每一位主體的具體業績、能力、患者評價、思想道德水準等，同樣這些也都會在科學系統的檔案管理當中匯總到個人檔案里。

第四，公積金、保險。主要是對應工齡、工資，而二者同樣存在于個人檔案之內。公積金、保險涉及到了個人利益，其對于醫生、護士而言屬于非常重要的福利項目，故此十分受關注。這就需要人事檔案管理者必須認真負責，要反復確認，避免個人信息的偏誤。通過文件與檔案一體化管理，檔案管理部門可以和任何一位成員緊密溝通，做到信息對稱，避免公積金和保險不符合實際情況而出現重大失誤。

（二）醫療檔案利用

其中主要包括了技術檔案、學術檔案、健康檔案及醫療衛生行政部門下發的文件等。在這些檔案的利用上要持嚴謹態度，即時動態更新有關內容，保證內容系統性、完整性、精確性。尤其是學術和技術這兩類檔案利用必須要有保密措施，出檔時必須執行嚴格的審批制度，需要使用者所在部門領導、檔案管理負責人、檔案借用者本人一同簽字方可獲得檔案，并要求檔案要在限定地點使用，即檔案室之內，不得帶出檔案室，不得拍照、錄像。健康檔案則是全民性的檔案管理，利用范圍主要用于慢性病發展趨勢研究等。從全民健康角度來看必須保證此類檔案采集時信息精準，這樣才不會在后續使用中造成負面影響。醫療衛生行政部門下達的文件內容主要是政策法規、業務培訓、技術培訓、醫院建設等方面，要求檔案管理部門在此類檔案管理上要具有系統性，要及時更新，并進行詳細說明，保證其對醫療集團運營發揮出良好的指導作用。

（三）設備檔案利用

醫療集團各成員醫院、研究中心等單位都需要不同設備，設備也有新老設備、功能不同的設備，這些設備也都有不同的運行機理，故此在管理上十分復雜。為了保證設備健康運轉，必須保證設備對應的說明書、保修卡、電路圖等完整無缺。當設備出現問題之后，能夠及時提供給維修人員或者售后人員，盡快修復設備，減小因為設備停運帶來的損失。另外，維修人員或者售后人員完成維修之后，需要將維修記錄提供給檔案管理人員及時歸檔，為后續的故障診斷提供參考。而對于財務部門而言，在資源整合、折舊管理上，也需要參考這些設備檔案資料對其進行科學折價，盡量降低醫療集團的損失。

（四）患者檔案利用

醫療集團在技術研究領域需要文件與檔案一體化管理模式提供支撐。技術研究需要廣泛的病例檔案包括患者基本信息（家庭住址、性別、年齡、病種）以及特別信息（各類檢查數據、照影），在系統研究過程里還需要動態采集患者信息，甚至于需要對出院患者進行長期跟蹤。這其中便涉及到了患者檔案的動態管理。此類檔案利用必須認真謹慎，要求檔案管理者具有基本的醫療知識，這樣才能對患者有關的數據進行區分、歸納，而不至于發生混淆。同時，要求檔案管理部門和學術研究部門建立動態溝通機制，后者能夠隨時隨地獲得有關資料，保證學術研究的平穩推進。

例如，在新冠肺炎疫情影響下，醫療集團各成員醫院必須對患者檔案進行嚴格管理，第一步就是從病毒檢測做起，將有關資料錄入到管理系統內，并能夠保證該系統對接醫院傳染病防控中心乃至于醫療衛生行政管理部門，形成全面的信息聯動。這也屬于患者檔案利用范圍。從這里可以看到若是醫療集團各成員醫院不能實現文件與檔案一體化管理，仍然以傳統檔案管理模式來應對患者管理，就無法做到信息的精準對接和共享，會造成傳染病預防工作當中的信息孤島，這會給醫院運營乃至于社會管理造成極大的負面影響。

（五）知識產權檔案利用

醫院存在自己獨特的知識產權，例如某一方面權威的學術研究資料，醫院專家集體出版的書籍等。在知識產權檔案管理上首先要積極備案，其次是保密，次之是利用。在具體利用上需要將這些檔案資料提供給醫療集團技術演技部門、權威專家組等，作為他們業務上的支持力量。

四、總結

醫療集團有幾十家成員醫院，多個業務領域，所以在檔案管理和利用方面必須積極地實現文件與檔案一體化管理模式，讓檔案管理和業務開展同時進行，做到電子文件動態采集、分析、整合、存檔，保證醫療檔案、患者檔案、人力資源檔案、設備檔案等等有條不紊，為醫療集團的平穩運行助力。鑒于一些檔案的重要性需要進行必要的嚴格管理，對出檔、借檔、調檔、歸檔形成系統的管理制度。在利用上要秉持動態收錄、動態提供的原則，保證醫療集團患者管理、醫療管理得以健康開展。

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（作者單位：青島大學附屬醫院 山東青島 266003）

（責編：趙毅）