新時代學校檔案工作發展的思考

摘 要：在建校百年的新環境下，從主動學習、主動思考、主動工作三方面探討學校檔案工作發展的思路，以更好的檔案人姿態迎接新挑戰。

關鍵詞：新時代;學校;檔案

中華人民共和國在中國共產黨的領導下強大起來了。這真是一個值得每位中國人歡欣鼓舞的中國年。1919年，在辛亥革命精神的感召下，在諸多仁人志士的鼎力支持下，馬僑儒在鷺江之畔鴻山山麓，創辦了雙十中學。同時，2021也是由愛國華僑陳嘉庚先生創辦的廈門大學百年校慶。兩所由愛國人士創辦的學校一起走過了百年歲月。

十九屆五中全會指出，我國取得了關鍵性的勝利。現在國家以社會主義核心價值觀、新的“四個全面”（全面建設社會主義現代化國家、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨）為戰略目標。“新常態將給中國帶來新的發展機遇”，教育新常態也將給學校帶來新的發展機遇。而在國家全面發展的基礎上，檔案事業也迎來了自己的機遇與挑戰。2020年新修訂檔案法的頒布，更是檔案工作新常態的集中體現。檔案工作新常態也給學校檔案工作帶來了新的挑戰、新的機遇、新的發展。適應新常態，開拓新思路，開展新變革，實現新跨越，形成新智慧，促進內涵發展，注入新的活力。作為一位在教育工作線上的檔案工作者，不得不同時關注教育工作問題和檔案工作問題，如何結合兩者的新常態，做好學校檔案工作呢？

一、主動學習

學習，對于一個人來講，是多么重要，對于一個學校的檔案工作者，更是工作的首要。現階段，要對教育新動向、新常態有所了解，學習國務院發布《深化教育督導改革轉變教育管理方式的意見》，教育部發布《關于培育和踐行社會主義核心價值觀進一步加強中小學德育工作的意見》以及2019年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《加快推進教育現代化實施方案（2018-2022年）》等等，在此基礎上，認真研讀學校適應教育新常態的五年發展規劃。又要重點學習把握2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，學習楊冬權局長的《怎樣認識檔案工作新常態》以及2020年新修訂的檔案法，認識領悟清楚。

二、主動思考

隨著“質量時代”的到來，學校育人在保證基本質量的基礎上，向個性、向特色、向多樣化發展，其培養模式、管理評價、人才選拔也呈現多元化改革態勢，并不斷深化，提高質量、內涵發展、個性創新成為教育新常態下的核心任務。學校的檔案工作者要在這樣的教育新常態下思考學校的檔案工作。檔案工作中檔案的面要廣，檔案的收集內容要跟著學校發展的新形勢。

主動思考是指對以前的學校檔案工作有個全面總結的基礎上進行。作為一名學校檔案工作者，要以一種積極主動的主人翁精神面對學校檔案工作，總結學校檔案工作取得的進步、好的經驗總結和不足的地方。在新常態下，如何讓檔案工作承前啟后地健康發展，是每一位學校檔案工作者應該思考的問題。

三、主動工作

（一）加大檔案宣傳工作

新常態下，各級領導高度重視檔案工作。確實是這樣的，從學校來講，學校領導比以前重視了，教職工也有了檔案意識，認識到了檔案工作的重要性，但是還是不太清楚檔案工作的大致情況，對此，我們要積極做好檔案和檔案工作的宣傳。對于學校，檔案宣傳也日益重要，都說：人靠衣裝，馬靠鞍。一直默默無聞的檔案工作太需要宣傳了，讓她走入全校師生的視野就靠宣傳。學校檔案工作者要積極思考宣傳的方式方法，積極利用起每年的“6月9日”檔案日。精心策劃活動主題、場所、形式等，重點是要學習如何吸引師生眼球。筆者認為一切從師生所關注的事情做起。

檔案宣傳要突出百姓需要，要巧宣傳，從與學校師生息息相關的信息入手，想學校師生所想，急學校師生所急，并走在學校師生思維的前頭，有工作的前瞻性。對于學校而言，學籍檔案等民生檔案在檔案工作中占有重要比重。隨著經濟的發展、人民生活水平的提高，學籍檔案等民生檔案的利用率也在逐年提高。在學校檔案利用中，不管是本校教職工還是在校學生，或是畢業后的校友，占大多數的利用目的是利用檔案解決自己的職稱評聘、工資待遇、招考競聘、出國留學等民生問題。如何更便捷地服務民眾，是我們學校檔案工作者應積極思考的問題。比如，利用現在流行的手機微信公眾號，學校檔案部門也能對準校友、教職工的需求，定期上傳信息并應積極總結經驗，主動服務民眾。

（二）加強與其他處室的合作

加強與其他處室的合作主要有兩個方面的合作：

1.歸檔整合上的合作

隨著學校的發展，很多以前沒有的檔案資料產生，如學校分校區辦公的經驗、高中宿舍制度活動文化、心理咨詢資料、學生晚自習資料、學生會新興的各種社團活動資料等等，都要以敏銳的眼光去收集整理歸檔。學校檔案室的檔案門類眾多，涵蓋了學校各個方面的活動，這么多的檔案資源要合理地、科學地整合利用，而不是單一利用，比如，以前是教務部門利用教務部門的檔案資源，以后的思路是，檔案工作人員進行資源整合，德育處也能用到教務部門的檔案資源。也就是，將學校各門類檔案資源又能匯在一起，又能各個分開，讓利用者自我挑選，自我組合，各取所需。

2.編研制作檔案信息上的合作

在學校，普遍的意識是：只要有“檔案”兩字出現的工作，都是檔案人員的事，與其他人無關。這是一個意識誤區，檔案與每個人息息相關，每個人是檔案的形成者、收益者，而檔案工作人員只是檔案的管理者。對此，檔案工作者要自己明確職責，在檔案工作中嘗試與學校其他部門合作，讓更多部門參與到檔案的收集、整理、修復、掃描、編研等工作中。

（三）加強檔案安全工作

檔案安全工作是檔案工作的基礎工作，安全第一，先要保障了安全，才有利用。學校的檔案安全特別是檔案信息安全日益重要。

1.檔案實體安全，應從以下幾個方面考慮：

（1）庫房溫濕度的調控，防霉防蛀防火防水防光防盜等等。

（2）盡量盡早有前瞻性的眼光，規劃好庫房用地，選好庫房地址，盡量避免庫房搬遷，或盡量少搬遷。

（3）如一定需要搬遷，一定要以檔案安全為主，詳細制訂計劃。確保搬遷順利，檔案安全。

（4）規范查檔制度，杜絕查檔過程中損毀檔案的事情發生，確保檔案實體安全。

2.學校的檔案信息安全，分為紙質等檔案的信息安全和電子檔案的信息安全：

（1）紙質等檔案的信息安全，實際上也是檔案實體的安全，保全檔案實體的安全，也就基本上保證了紙質等材料檔案信息的安全。

（2）電子檔案的信息安全，積極與學校現代教育技術中心部門合作，積極與計算機專業人員探討電子檔案的信息安全問題，加強對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理，按照涉及國家秘密的信息系統分級保護要求，嚴防文件、檔案在傳輸過程中泄密。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗和認證，確保長期可用。

（3）對重要的電子檔案進行多份備份，有條件的進行異地備份等等。

（四）加強依法治檔工作

在學校工作中，特別是檔案工作，很少有人想到“法”，認為工作做與不做，做好與做不好，都不會上升到法律的層面。然而，隨著依法治國的全面推進，依法治檔也是檔案工作新常態中一個特別突出的表現。

1.加強檔案法律法規的學習

學校檔案人員加強學習檔案法律法規，做到懂法、用法、執法、守法，不斷提高檔案法治意識。

2.做好檔案法規宣傳工作

學校檔案人員在自己學習掌握檔案法規的基礎上，對學校其他處室兼職檔案員及學校師生進行檔案法規宣傳。宣傳工作可大可小，大的可舉辦知識講座、辦展覽，利用學校辦公網普及等，小的可以在日常檔案工作中滲透，及時解答教育等等。

3.制定好學校檔案執法的制度

在新常態下，與時俱進地將學校的檔案制度重新審視、重新修正，多在細節上下工夫，比如借閱檔案制度中，要多體現閱檔者的職業、年齡、電話、目的，這樣一是便于追蹤提供利用，二是有利于分析利用者結構，掌握規律，為以后的利用服務工作做好創優改進準備。電子檔案的維護和保管更需要檔案制度來規范和保證等等。

4.在檔案工作中用好檔案法規

不管是檔案材料的收集歸檔，還是檔案材料的保存管理，或是檔案材料的編研利用，學校各處室兼職檔案員的檔案工作考評等工作都要用“法”來貫穿。今年秋季，學校的翔安校區初中部開始招生，翔安校區高中部也快完成建設。學校發展帶來的未來格局是四個校區同時運作。要保證學校檔案工作的有效推進，四個校區一起進步，也必依托于檔案法規和學校統一管理的檔案制度。

在國家高速發展的今天，學校發展踏上下一個百年新征程的歷史時刻，處在國家新常態的大環境下，在學校教育管理新常態的小環境下，迎來了檔案工作的新常態，作為檔案工作者，欣喜欣慰的同時也要勇于挑戰自我，珍惜機遇，斗志昂揚，主動積極地適應檔案工作新常態，開辟學校檔案工作新天地。

作者簡介：張毓森（1978.10—），女，漢族，福建廈門人，本科，檔案中級職稱，研究方向：中學檔案管理。