提高自然資源檔案管理效率的幾點建議

李妍花

摘 要：自然資源檔案管理較為復雜，且隨著國土資源的不斷增長，其對管理人員的要求更加嚴格。對于這一新形勢，如何有效提高自然資源檔案管理效率是當前檔案管理人員重點探究的問題。對此，本文作者結合自身多年工作經驗，對如何提高自然資源檔案管理效率提出了幾點意見。

關鍵詞：自然資源;檔案;管理

新經濟常態下，國土資源日益增長，傳統檔案管理模式已經無法迎合新時期檔案管理所需[1 ]。《國土資源業務檔案管理辦法》第十六條中明確提出，國土資源管理部門必須要在推進檔案管理工作不斷規范的前提下，進一步強化檔案管理信息化建設，促進管理效率的提升。面對這一要求，現代化、效率化、系統化的檔案管理模式備受關注，提高自然資源檔案管理效率不僅能夠為開發、整理與規劃土地資源提供可靠依據，而且在土地權屬糾紛、違法占地行為認定與處理中發揮著不可替代的作用。

1 自然資源檔案管理現狀分析

1.1 歷史檔案資源有待整合利用

自然資源管理部門組建之前，涉及相關檔案材料的管理工作通常是由水利、農業、林業、規劃等不同部門負責，近年來機構改革推進，自然資源檔案也由自然資源部門直接予以管理，而水利、農業等相關檔案材料由原部門予以管理。

1.2 管理制度不完善

由于管理制度不完善，自然資源檔案管理工作漏洞百出，主要表現為：其一，在移交、借閱、保密等方面，因規定不夠嚴格，重要信息泄密、資料丟失的情況較多[2 ];其二，不規范整理檔案、卷宗目錄宗地號登記錯誤、不按順序胡亂混合各載體檔案材料，查找檔案資料費時費力。

1.3 自然資源檔案庫房容量緊張

自然資源檔案往往涉及諸多卷宗，尤其是針對不動產登記相關的檔案材料，每年都以極快的速度遞增[3 ]。現階段，對于不動產登記檔案，各地自然資源管理部門依據沿用傳統的管理模式，檔案管理工作表現出顯著的分散性特征，加之庫房容量始終有限，紙質檔案的不斷增多，館藏空間不足、利用率較低、管理成本增長等問題日益嚴重。

1.4 自然資源檔案管理人才匱乏

隨著大數據、云計算等技術的日益成熟，我們進入了“互聯網+”時代，自然資源檔案種類多、數量大、業務強等特征日益凸顯，對檔案管理人員的要求日益嚴格。同時，各地區自然資源部門剛組建起，檔案管理人員均為國土、規劃等原職責部門檔案人員之間轉入，檔案管理隊伍的綜合素質相對偏低，管理人員的創新能力和業務水平有待提升，實際工作中缺乏積極性。為了能夠積極迎合自然資源檔案管理新需求，應積極構建一支專業化、科技化的檔案管理人才隊伍。

2 提高自然資源檔案管理效率策略

2.1 整合利用歷史檔案資源

如何有效整合與利用較為分散的自然資源歷史檔案直接關系到自然資源工作是否能夠順利進行[4 ]。首先，盡快對歷史檔案材料予以整合歸檔，同時對檔案管理人員予以優化配置;其次，應當落實好歷史檔案材料的規范化移交工作，遵循規定的移交流程，確保歷史檔案的安全完整，以便于后期對其實施統一管理;最后，應當對歷史檔案信息化數據實施整合，依托于信息技術，利用局域網實現檔案資源共享，當統一的自然資源檔案管理系統成功搭建之后，再把這部分檔案直接遷移到統一的數據庫之內。對于沒有移交到自然資源部的涉及水利和農業這類檔案材料，要主動積極和相關部門展開溝通，建立檔案共享機制，真正做到歷史檔案的有效傳輸和共享。

2.2 完善管理制度

結合《國土資源業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發<電子文件管理暫行辦法>的通知》（廳字〔2009〕39號）和《電子文件歸檔和管理規范》（GB/T18894）等文件，不斷完善《檔案文件歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案統計制度》《檔案庫房管理制度》，以制度保障管理的順利實現，確保檔案管理工作所有環節都有章可循，有據可依。與此同時，相關部門也要做到與時俱進，不斷創新管理理念、方法、手段和模式，特別是當電子文件問世后，更應嚴格遵循國家相關標準與要求，把行業標準落到實處，盡最大努力完善與自然資源相適合的歸檔制度。檔案管理工作需盡可能做到專人專崗，參照規章制度展開有效管理。首先需加強管理，保證制度管理是針對每個人的，沒有區別對待，單位領導與普通員工均要嚴格遵循。其次，從細微處著手，保證能夠有效執行各項制度，把管理落實到思想上、工作上以及作風上，同時加強目標管理，把更多的時間與精力投入到長效管理機制的建立上。

2.3 構建多層次的數字化網絡系統

新形勢下，自然資源檔案管理應加快數字化建設部分，積極引入信息化技術與互聯網，構建多層次數字化網絡系統：第一層，推廣普及是主要目標，借助國土調查所獲取的土地資源檔案、建設用地檔案等，借助外網進行廣泛宣傳與推廣，以此來合理使用自然資源檔案[5 ]。在第二層數字化網絡系統下，積極引入新興信息技術，構建數據庫、云數據，解決庫房容量不足的問題，并借助互聯網進行宣傳與推廣。第二層次，構建自然資源檔案管理內部局域網絡，憑借這一網絡便捷性、安全性等特性，同其他部門進行有效銜接，共建共享資源與信息，確保各項工作有序開展。第三層次，構建同其他職能機構對接的網絡系統，對相關標準與規范進行完善，同其他職能機構共建共享檔案信息，有效提高檔案利用率。

2.4 提高檔案管理隊伍水平

為促進檔案管理水平的提升，自然資源檔案管理部門必須要致力于推進信息化建設工作，加快打造一支專業化的檔案隊伍[6 ]。從當前的實際情況來看，檔案管理人員隊伍綜合素質能力有待提升，自然資源管理部門必須要更加深入地摸索和創新人才隊伍建設方法。首先，應當積極開展多元化的培訓教育活動，要求檔案管理人員著重學習《國土資源業務檔案管理辦法》等相關文件，同時根據業務具體情況，對檔案歸檔、收集等涉及的知識予以詳細講解。其次，檔案管理培訓內容必須要層次分明，與過去的檔案管理工作比起來，檔案信息化建設工作表現出極大的復雜性，風險較高，因此培訓的主要內容必須要涉及檔案理論知識、法律以及信息化技術等方方面面。最后，應當盡可能吸引更多優秀人才，通過建立完善獎懲制度來發揮出人才的工作積極性和主動性，有效留住人才，確保檔案管理隊伍的穩定性，為促進自然資源檔案管理工作效率提升提供堅實保障。