高校OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成研究

韓宇亮 趙瑞紅 王旭

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2104-5640-3095

摘? 要：隨著高校辦公自動化系統(tǒng)的不斷提升及應用，產(chǎn)生了大量電子文件，在確保來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)前提下，如何實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成將成為高校亟待解決的問題。通過對57所高校的問卷調(diào)查，研究辦公自動化系統(tǒng)歸檔集成現(xiàn)狀及存在問題，并根據(jù)中國海洋大學電子文件歸檔工作實踐，歸納總結(jié)集成工作步驟并詳細介紹具體實施過程，為高校OA系統(tǒng)歸檔集成工作提供了參考案例。

關鍵詞：高等學校? OA系統(tǒng)? 電子文件? 歸檔

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1674-098X（2021）05（a）-0176-04

Research on Integration of Electronic File filing System

in OA System

——Take Ocean University of China as an Example

HAN Yuliang? ZHAO Ruihong? WANG Xu

（Archives of Ocean University of China， Qingdao， Shandong province， 266100? China）

Abstract： With the continuous improvement and application of office automation system in colleges and universities， large number of electronic documents have been produced. Under the premise of ensuring reliable sources， standardized procedures and compliance of elements， how to realize the integration of archives management system and OA system will become an urgent problem to be solved in colleges and Universities. Through the questionnaire survey of 57 universities， this paper studies the current situation and existing problems of OA system archiving integration. According to the practice of electronic document archiving in Ocean University of China， this paper summarizes the integration steps and introduces the specific implementation process in detail， which provides a reference case for OA system archiving integration in universities.

Key Words： Colleges and universities; OA system; Electronic document; Archiving

隨著數(shù)字化校園的快速推進，各高校均建立了適應本單位工作的辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）并產(chǎn)生大量電子文件，通過OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接開發(fā)，實現(xiàn)高校電子公文的自動歸檔，對于推動高校檔案信息系統(tǒng)整合和資源開放共享，建立互聯(lián)互通的綜合共享服務平臺，打破“信息孤島”，讓數(shù)據(jù)多跑路、讓業(yè)務流轉(zhuǎn)少走彎路均有著現(xiàn)實方面的重要意義。

1? 目前高校OA系統(tǒng)電子文件歸檔現(xiàn)狀

辦公自動化系統(tǒng)是基于工作流原理采用計算機和網(wǎng)絡信息技術搭建的辦公信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)公文運轉(zhuǎn)的在線化、高效化和協(xié)同化，改變了過去低效的手工辦公方式，提高了行政辦公效率和管理服務水平[1]。隨著OA系統(tǒng)在學校行政管理中的日益普及，越來越多的文件資料都是以電子化的形式產(chǎn)生、傳閱和歸檔，文件的修改、審批等操作均在系統(tǒng)中完成，高校電子文件數(shù)量必將暴增，電子文件也將成為高校檔案資源的主要來源。

高校一般采用檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相互獨立的模式，兩個系統(tǒng)各自為政。電子文件歸檔集成指以業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔為目的將業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成在一起的過程，它既要滿足電子文件歸檔的相關要求和條件，又要符合信息系統(tǒng)集成的基本原則與方法[2]。

為全面了解高校OA系統(tǒng)電子文件歸檔現(xiàn)狀，筆者通過網(wǎng)絡問卷調(diào)查方式對57所高校進行調(diào)研，其中教育部直屬高校19所，省屬高校38所。調(diào)查結(jié)果表明，調(diào)查范圍中91.2%的高校都已開始接收電子文件，而完成檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成，實現(xiàn)電子文件在線歸檔的高校僅占總數(shù)的40.4%。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，電子文件的法律憑證效率得到肯定，并鼓勵電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接[3]。電子文件的單套制實行已是大勢所需，高校檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成已成必然。

2? OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成案例概述

中國海洋大學OA系統(tǒng)已實現(xiàn)收文登記、發(fā)文擬稿、文稿審批、分發(fā)、辦理、催辦、傳閱等公文處理環(huán)節(jié)線上辦理，學校的公文發(fā)文、校外來文、材料報送、通知公告、會議紀要等材料已實現(xiàn)全面信息化管理，所有的發(fā)文已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公。此外，學校按照高校檔案工作人員的工作場景建立，定制開發(fā)了個性化的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)除具備一般的信息管理、整理編目、查詢檢索、借閱利用等功能外，還注重強化了業(yè)務系統(tǒng)中電子文件的歸檔流程。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設預立卷、整理庫、檔案庫3個工作庫，分別對應文件預立卷整理（各立卷單位使用）、檔案審核核對（檔案館使用）、檔案正式入庫利用3個工作流程。

筆者研究分析學校電子公文檔案的管理現(xiàn)狀、電子文件歸檔需求，詳細梳理OA系統(tǒng)3個模塊（公文發(fā)文、校外來文、材料報送）的流轉(zhuǎn)辦理環(huán)節(jié)，確定歸檔文件元數(shù)據(jù)及電子文件內(nèi)容規(guī)范格式，制訂公文與檔案系統(tǒng)的集成方案，構(gòu)建了電子文件可信歸檔技術通道，搭建了電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)采集文件的預歸檔處理及紙電協(xié)同，有效解決了電子單軌歸檔過渡期的“雙套制”歸檔問題，同時為OA 系統(tǒng)正式啟用電子簽章后的可信單軌歸檔奠定了良好基礎[4]。

3? OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成實踐

電子公文歸檔過程從電子公文形成或辦理部門產(chǎn)生電子公文開始到檔案部門接收歸檔信息包結(jié)束。整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收4個環(huán)節(jié)[5]。但檔案管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)各有其系統(tǒng)工作特點，OA系統(tǒng)側(cè)重于對工作流的管理，檔案管理系統(tǒng)又有其檔案獨有的特性，兩者集成是一項細致而又繁瑣的任務。根據(jù)中國海洋大學OA系統(tǒng)歸檔集成實踐經(jīng)驗，筆者對整個歸檔集成實施工作進行歸檔。

3.1 明確OA系統(tǒng)歸檔集成需求

OA系統(tǒng)因高效性，會產(chǎn)生大量的電子文件，部分文件時效性較短，如不加辨別全部歸檔，會產(chǎn)生大量資源浪費，所以在歸檔前期需加強對OA系統(tǒng)的前端控制，按照歸檔范圍及要求對數(shù)據(jù)進行篩選及規(guī)范，并根據(jù)電子檔案的四性要求，生成符合歸檔規(guī)范的文件內(nèi)容。

根據(jù)歸檔范圍及OA模塊成熟度，中國海洋大學OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)主要集成3個方面的內(nèi)容：一是已辦結(jié)的學校發(fā)文;二是經(jīng)承辦單位歸檔篩選后的已辦結(jié)的校外來文;三是已辦結(jié)的工作任務及其他材料。集成的電子文件由元數(shù)據(jù)和電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)兩方面組成。元數(shù)據(jù)主要為文件條目及審批流程中檔案信息所涉及的數(shù)據(jù)項，因為OA系統(tǒng)設計的初衷并非為歸檔，所以像“領導簽發(fā)時間”等數(shù)據(jù)僅在審批流中體現(xiàn)，不會存儲在數(shù)據(jù)條目中，所以還需對OA文件的審批流進行特殊處理。電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)主要由正文、附件、背景信息等材料構(gòu)成，為保證電子文件的原始性，需OA系統(tǒng)對文本文件進行版式化處理。

3.2 制定電子檔案管理模式

因在傳統(tǒng)檔案管理中，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理占主導地位，而電子文件僅用于輔助管理，傳統(tǒng)管理模式已根深蒂固。近幾年來，電子文件數(shù)量暴增，電子文件生成的分散性、易操作性、類型多樣性等特征使其歸檔時間、程序及歸檔方法都與紙質(zhì)文件截然不同，但在實際操作過程中，又無法避免傳統(tǒng)載體檔案的存在。所以在制定電子檔案管理模式時，需處理好電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案的關系，兩者均需兼顧但又不能阻礙電子檔案的便捷性特征。

學校檔案由按件管理和按卷管理兩種模式構(gòu)成，黨群、行政、外事等文書類檔案以按件管理為主，教學、科研、基建、設備等檔案以案卷管理為主。為保證傳統(tǒng)檔案管理的延續(xù)性，我校電子文件仍沿用傳統(tǒng)檔案分類管理模式但又有所創(chuàng)新，在以卷為單位管理的檔案中引入虛擬案卷概念，使部門產(chǎn)生的電子文件對應存放至相應的案卷中。

3.3 設計適宜的電子文件歸檔流程

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔集成后，檔案歸檔包括兩個部分，一是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件;二是非 OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件[6]，因此電子文件歸檔流程的設計需綜合考慮了這兩部分檔案在線歸檔的實際情況。

依據(jù)實體檔案的歸檔流程制定了電子公文流程，公文流程結(jié)束后，檔案管理系統(tǒng)將電子文件（包括目錄條目、文頭稿紙、審批記錄、正文、附件）從公文系統(tǒng)捕獲至OA信息緩存庫中，根據(jù)承辦單位、擬稿部門和報送單位等信息對電子文件進行分類，并分發(fā)至各歸檔單位的預立卷中，分發(fā)同時完成條目信息完善、檔號編制、組件排序等工作。兼職檔案人員在預立卷中對分發(fā)的OA文件進行鑒定篩選、信息補充校對，并對非OA系統(tǒng)文件著錄條目及掛接電子全文。對鑒定整理后的待歸檔文件，兼職檔案人員在系統(tǒng)中打印已帶檔號的紙質(zhì)副本并發(fā)起歸檔申請，檔案館在線審核申請歸檔的電子文件數(shù)據(jù)。檔案館對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性等方面進行檢測，對于不符合要求的歸檔信息包予以退回，符合要求的信息正式進入檔案庫。

3.4 合理選型接口開發(fā)技術

目前業(yè)界采用的主流歸檔集成接口開發(fā)技術有Web Service技術、中間庫技術、ESB技術和Hessian協(xié)議。Web Service技術具有技術原理簡單、操作便捷、部署容易的特征，可滿足多種業(yè)務系統(tǒng)歸檔集成場景。中間庫技術開發(fā)的歸檔集成接口有效地降低業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)耦合度。信息技術實力雄厚、信息化資金充裕，傾向于開發(fā)統(tǒng)一的ESB平臺并提供集成服務。基于Hessian協(xié)議的接口具有開發(fā)難度較小、穩(wěn)定性較好、精簡輕便和與平臺無關等優(yōu)勢[7]。

結(jié)合學校實際工作，筆者最終采用“Web Service+中間庫”模式進行開發(fā)，即保證了集成的便捷性，又保證了數(shù)據(jù)的安全性及可追溯性。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部增設OA信息緩存庫，用于存儲從OA系統(tǒng)獲取得公文數(shù)據(jù)。電子文件在OA系統(tǒng)中流程處理結(jié)束后，借助于XML文件技術將電子文件元數(shù)據(jù)封裝，封裝數(shù)據(jù)發(fā)布到web service服務中，由檔案系統(tǒng)提取至OA信息緩存庫中，完成文件著錄目錄的抓取。正文、附件、文頭稿紙、審批記錄等組件由OA系統(tǒng)生成版式化文件及URL，檔案管理系統(tǒng)通過OA系統(tǒng)提供的URL方式采集，提高電子原文傳輸速度和實時性。同時，為保證電子文件的數(shù)據(jù)完整性，OA系統(tǒng)中的部門、用戶等信息需同步到檔案管理系統(tǒng)中。

3.5 制定可行的數(shù)據(jù)配置規(guī)則

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，僅是完成了數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移過程，但電子檔案有其特殊性及整理規(guī)則，為確保OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔資源效率最大化及自動化，需在確定電子檔案管理模式的前提下制定數(shù)據(jù)配置規(guī)則，由相應的“程序模塊自動+人工輔助”來實現(xiàn)著錄、分類、歸檔、鑒定等工作，系統(tǒng)根據(jù)已有元數(shù)據(jù)管理體系獲取相關內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息等，實現(xiàn)電子文件的數(shù)字文件及元數(shù)據(jù)信息實時歸檔[8]。

OA系統(tǒng)側(cè)重于數(shù)據(jù)流程管理，其文件分類、文件類型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)元素有其流程性特點，制定數(shù)據(jù)配置規(guī)則的目的，一是根據(jù)歸檔要求對OA數(shù)據(jù)篩選并進行規(guī)范化處理;二是替代數(shù)據(jù)的人工處理及分發(fā)，整個過程不需手操作或干預，實現(xiàn)OA系統(tǒng)文件歸檔的全流程自動化;三是補充完善缺著錄項目，對于從捕獲的電子文件，其著錄項目也會隨著原文的上傳自動生成相關字段內(nèi)容，但都會有字段缺失或內(nèi)容不準確，系統(tǒng)需對照原文并按照“著錄項目填寫要求”進行核對、修改和補充。通過數(shù)據(jù)配置規(guī)則可初步判定OA電子文件是否屬于歸檔范圍，是否有價值成為檔案，電子文件保管期限劃歸為永久、長期還是短期，根據(jù)歸檔要求OA電子文件需完善哪些字段，哪些結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)需轉(zhuǎn)化為版式文件，電子檔案分發(fā)至哪個檔案門類下。

3.6 技術實施及方案調(diào)整

根據(jù)接口開發(fā)技術的選擇，與OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)公司進行溝通，制定技術實施方案，明確相關責任及分工，并根據(jù)分工對其系統(tǒng)進行技術實施。在與公司溝通過程中，系統(tǒng)需求及方案不可能面面俱到，會存在一定的特殊性及不可預見性，故在實施過程，需根據(jù)具體情況對方案作出及時調(diào)整。

4? 集成實踐過程中的探索與創(chuàng)新性做法

4.1 建立OA信息緩存庫

歸檔集成實施時，在檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建了OA 信息緩存庫，根據(jù)OA系統(tǒng)中的文件類型又相應內(nèi)設“收文”“發(fā)文”“材料報送”3個模塊，用于存儲從公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫接口捕獲OA系統(tǒng)的電子文件及數(shù)據(jù)條目，將解析后的公文信息存入到OA信息緩存庫中，隨后再根據(jù)匹配規(guī)則自動分發(fā)至各單位預立卷中。

采用緩存庫模式：一是便于統(tǒng)計從OA系統(tǒng)進入檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，二是在數(shù)據(jù)接收或分發(fā)過程中如產(chǎn)生問題，便于數(shù)據(jù)調(diào)整及問題查找，如遇特殊情況無法自動分發(fā);也可從緩存庫進行人工分發(fā);三是OA數(shù)據(jù)中不完善的項目，系統(tǒng)在緩存庫中可根據(jù)規(guī)則完善。

4.2 采用機構(gòu)代碼制定分配規(guī)則

在集成過程中，通過大量調(diào)研和不斷梳理制定了OA數(shù)據(jù)自動分發(fā)規(guī)則，采用“承辦單位”“擬稿部門”“報送部門”字段的數(shù)據(jù)與歸檔單位名稱進行匹配并分發(fā)。但在實際歸檔過程中，單位名稱在不同時期會有所變化，如采用名稱匹配會導致分發(fā)規(guī)則需不斷調(diào)整。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)雖然機構(gòu)名稱改變，但其對應的機構(gòu)代碼是唯一的，故引入學校最新版本的組織機構(gòu)名稱及代碼，分發(fā)規(guī)則采用機構(gòu)代碼進行制定，在機構(gòu)名稱變更時，規(guī)則無需更改。

4.3 引入虛擬檔號概念，解決案件類檔案電子文件組卷問題

電子文件一般以“件”為單位進行管理，其與傳統(tǒng)載體中以件為單位整理的檔案管理模式大致相同，歸檔集成過程也較為友好。但對于以卷為單位進行整理的檔案，系統(tǒng)無法全部智能的根據(jù)文件之間的有機聯(lián)系自動組成案卷，但如將模式調(diào)整為以件為單位管理，會給此類紙質(zhì)載體檔案整理模式的傳承性及管理方式帶來一定影響。

綜合考慮電子文件特性及原有檔案整理模式和管理方式的傳承性，我校在傳統(tǒng)案卷管理模式中引入虛擬檔號概念，以便在不破壞原有檔案整理模式的前提下，解決案卷檔案中電子文件時時歸檔問題。在以卷為整理單位的檔案門類中，以立卷歸檔部門為單位建立相應的案卷檔號及條目，該立卷部門的年度OA文件均存放于此案卷中，并且案卷內(nèi)的文件以件為單位進行管理。

5? 結(jié)語

通過OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合后，電子文件目錄及全文數(shù)據(jù)由原來手工、半手工化升級為全自動化，大大降低兼職檔案員的工作量，提升了文件歸檔的數(shù)量與質(zhì)量。在高校檔案信息化建設過程中，檔案管理系統(tǒng)與0A系統(tǒng)的集成是檔案信息化的一個重點，也是一個難點，通過完成OA系統(tǒng)電子文件歸檔集成，為其他業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)整合奠定基礎。

參考文獻

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