文書檔案管理信息化建設(shè)利用率與安全保護(hù)研究

王精莉

摘要：信息化已經(jīng)隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展成為現(xiàn)階段我國各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的主要發(fā)展趨勢之一。文書檔案作為記載著各單位重要的文件信息的重要檔案資料，在推動(dòng)其朝著信息化方向發(fā)展的同時(shí)，也要保障好檔案資料的安全。本文以文書檔案管理工作為主要研究對象，著重對文書檔案管理的信息化建設(shè)利用率以及安全保護(hù)措施進(jìn)行研究和分析，旨在促進(jìn)我國文書檔案管理信息化水平的不斷提高。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息化建設(shè);安全保護(hù)

文書檔案管理工作在現(xiàn)階段我國各單位工作的開展過程中占據(jù)著重要的地位，無論是生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)，還是促進(jìn)國家和社會(huì)發(fā)展的政府單位，都需要依靠文書檔案的管理工作來保證各項(xiàng)資料的安全。而在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢在提高工作效率的同時(shí)，也很容易產(chǎn)生一定的安全問題。對文書檔案管理信息化建設(shè)的利用率與安全保護(hù)進(jìn)行分析，對提高我國文書檔案管理工作的安全性具有重要的意義。

一、文書檔案管理信息化建設(shè)和安全保護(hù)的必要性

在工業(yè)4.0時(shí)代的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在促進(jìn)現(xiàn)代各個(gè)行業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用。其在發(fā)展的過程中推動(dòng)各單位朝著更加信息化的方向發(fā)展的同時(shí)，也使得信息化建設(shè)逐漸成為各單位內(nèi)部各種工作的主要發(fā)展趨勢之一[1]。對于文書檔案管理工作來說，由于各單位在開展工作過程中會(huì)涉及到許多機(jī)密的資料和信息，以往的紙質(zhì)檔案在記錄和管理過程中存在著管理和記錄難度比較大的問題。在促進(jìn)文書檔案管理的信息化建設(shè)過程中，盡管信息化的檔案管理工作能夠大大提高整理和分析文件資料的效率，但對于這種機(jī)密性的文件來說，只有保障文書檔案管理的安全才能夠促進(jìn)各單位工作的正常有序開展。

二、提高文書檔案管理信息化建設(shè)利用率與安全保護(hù)的具體措施

信息化建設(shè)在提高文書檔案管理工作效率的過程中發(fā)揮著重要的作用，對于文書檔案管理工作來說，其在工作的開展過程中最主要的就是要保證檔案資料的安全。而在推動(dòng)文書檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展的過程中，提高信息化建設(shè)的利用率與安全保護(hù)工作質(zhì)量，會(huì)對文書檔案管理工作的質(zhì)量和保密性造成較大的影響[2]。在對提高文書檔案管理信息化建設(shè)利用率以及安全保護(hù)的措施進(jìn)行分析時(shí)，主要可以從以下幾個(gè)方面來入手：

（一）建立文書檔案的信息化管理機(jī)制

管理機(jī)制是能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作的行為進(jìn)行有效規(guī)范的最主要措施。對于文書檔案管理工作的信息化建設(shè)來說，由于其在建設(shè)過程中會(huì)應(yīng)用到許多現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)和信息化技術(shù)，這一技術(shù)在連接網(wǎng)絡(luò)的過程中會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的虛擬性而產(chǎn)生比較嚴(yán)重的安全問題。為了能夠更好的保證各種檔案資料的安全，在促進(jìn)文書檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展的過程中，最主要的就是要建立文書檔案的信息化管理機(jī)制。

具體來說，在建立文書檔案的信息化管理機(jī)制過程中，首先要對各種檔案資料的文件來源以及復(fù)制、備份、整理等工作的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行明確，以便能夠在更好的分類整理各種檔案資料的同時(shí)，也能夠提高檔案資料管理工作的質(zhì)量。其次，在建立文書檔案信息化管理機(jī)制的過程中，由于文書檔案管理工作的信息化建設(shè)本身就需要借助一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，因而其檔案資料的儲(chǔ)存和整改方式也會(huì)產(chǎn)生一定的變化。現(xiàn)階段，電子檔案已經(jīng)成為文書檔案管理的主要工作形式之一。在應(yīng)用電子檔案的過程中，管理機(jī)制的建立不僅需要符合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，還要能夠建立與電子檔案相適應(yīng)的管理機(jī)制，對電子檔案的工作行為進(jìn)行更加有效的規(guī)范，在一定程度上保證檔案資料的安全。

（二）提高文書檔案管理的信息化水平

信息化作為現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢之一，在提高文書檔案管理工作信息化水平、提高信息化建設(shè)利用率的過程中，需要重點(diǎn)滿足信息共享、信息查詢以及信息核查等三個(gè)方面的要求。信息共享主要是指在推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展的過程中，通過管理平臺(tái)的建立來實(shí)現(xiàn)檔案資料的查閱和分析。信息查詢則主要是通過信息化管理平臺(tái)的建立來提高查詢信息資料的時(shí)間和效率。信息核查則主要是能夠通過網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng)和平臺(tái)來提高信息核查工作的質(zhì)量，在突破以往的資料查詢受到的時(shí)間和空間限制的同時(shí)，保證檔案信息管理的高效性。

（三）建設(shè)高質(zhì)量的專業(yè)文書檔案管理人員隊(duì)伍

檔案資料作為各單位在開展工作過程中重要的機(jī)密性文件，在促進(jìn)各單位的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作的信息化建設(shè)在改變了以往檔案資料的儲(chǔ)存和管理方式的同時(shí)，也對管理人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。在開展檔案管理工作的過程中，為了能夠在保證檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)也能夠保障檔案管理工作的安全，最主要的就是要在做好安全防范工作的同時(shí)，通過提高檔案管理人員的專業(yè)能力和水平來建設(shè)高質(zhì)量的專業(yè)文書檔案管理人員隊(duì)伍。通過開展一定的專業(yè)培訓(xùn)工作和制定引進(jìn)人才的政策，不僅能夠?qū)μ岣吖芾砣藛T的專業(yè)能力起到一定的效果，還能夠在不斷壯大文書檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的同時(shí)，推動(dòng)文書檔案管理工作朝著信息化的方向更好更快的發(fā)展。

結(jié)論

保障好文書檔案資料的安全，對提高我國文書檔案工作的質(zhì)量和水平具有重要的作用。現(xiàn)階段，各單位在開展工作的過程中越來越認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。在推動(dòng)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域朝著信息化方向發(fā)展的過程中，要想保證文書檔案管理工作的質(zhì)量和安全，不僅要健全和完善信息化建設(shè)的管理機(jī)制，還要在做好安全防范工作的同時(shí)，積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度，促使其積極提高自身的專業(yè)知識(shí)和技能。

參考文獻(xiàn)

[1]孫英.試論文書檔案管理信息化建設(shè)利用率與安全保護(hù)[J].科技風(fēng)，2021（13）：113-114.

[2]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)[J].農(nóng)家參謀，2019（21）：170.