談教學秘書在高校教學管理中的職責

【摘要】教學秘書在高校教學管理中有著不可或缺的地位，對高校教育管理發展有一定積極影響。教學秘書既是高校教學管理隊伍建設的重要組成部分，也是基礎部分，其主要負責學院的教學管理工作。本文簡要闡述了我國高校教學秘書在其教學管理過程中的重要性和職責，提出了我國高校教學秘書隊伍的建設與發展道路，希望能夠通過相關研究提升其教學管理水平與質量。

【關鍵詞】高校教學;教學秘書;職責分析

引言：教學秘書作為課堂教學活動的基層管理者，其工作范圍復雜多樣。作為課堂教學活動中不可或缺的橋梁，其主要職責之一就是積極地協助學院的領導，做好對教學活動各個環節的組織與監督，保障課堂教學活動可以有序開展。

一、教學秘書在高校教學管理中的職責

1.教學秘書是教學管理的執行者

教學秘書的職責主要分布在教務處，如教務科、考試科、質量科等。這些科室發布的大部分具體問題都通過教學秘書傳達給分院領導，然后收集反饋意見，以便實施教學計劃和任務。具體而言，高校里所有有關教學管理部門發布的通知和文件，教學秘書及時向各學院教學院長匯報，并將情況傳達至各系、教研室。各系、教研室再根據該文件中有關通知內容的要求搜集、匯總相關資料，并在規定的時間內提交到有關教學管理部門。

2.教學秘書是教學組織的參與者

學院領導是學院的決策者和管理者，但收集原始資料通常需要教學秘書進行報告和總結。因此，教學秘書應協助院長做好教學組織和管理的日常工作，不斷總結師生對教學中存在問題的反饋，通過對長期積累的教學文件進行整理分類，獲取相關教學信息，提取重要信息資料形成文件，為領導制定政策提供第一手資料，對教學管理和教學手段提出合理化建議。

3.教學秘書是師生的服務者

教學秘書是為師生的教學工作提供支持和幫助的服務人員，他不僅僅是日常的教學和管理人員的主要參與者，也是一個服務于老師和學生的學校基層工作人員。教學管理方面，教學秘書主要負責全院各系、教研室教學過程中的所有相關事宜：調整課表、畢業論文管理、人才培養計劃的修訂安排、教材的選擇、本科專業教學時間和工作量的計算、課堂教學評價、考試安排、試卷歸檔、教學成果的組織等。

隨著各高校招生規模的不斷擴大，對教師的需求也在逐步擴大。隨著新教師數量的增加，教學秘書面臨的壓力和任務也在不斷增多。一些新任老師不能夠熟悉課堂教學中各種活動，這就需要老教師和教學秘書耐心講解。同時，隨著每年高校學生數量的變化，也可能給教學帶來一些新的困難。例如，學生人數的變動會導致相關專業發生更換，這會直接導致許多高校畢業生的專業課程都無法得到補修。學生就需要到教學秘書處查閱相關專業各學科的課程，然后找到所有需要補修的課程。然后，教學秘書將協助學生在教學管理系統中進行補修。

4.教學秘書是溝通和協調各種教學管理關系的搭建者

教學秘書在教師教學過程中起著核心作用，其主要負責溝通和協調各種教學管理關系。首先需要處理好分院與教務處各部門的關系，嚴格執行教學管理條例，從而實現教學管理的規范化。其次需要處理好分院與各系、教研室的關系，做到將教學指導與學校實際相結合，在一定基礎上積極落實各項教學任務。最后，積極協調師生關系，做到構建課堂教學信息系統，為師生營造良好的教學環境。

5.教學秘書是教學工作的檢查和監督者

教學管理工作的開展宗旨就是為了提升教師教學質量。教學秘書要成為教師教學工作管理者的好助手，必須具備較為正確、全面的職業素質和價值觀。要做到將該工作積極深入到學校課堂之中，一是檢查監督各教學環節的發展，配合學校領導密切關注各專業教學質量，檢查教師課程進度的落實情況;二是協助學校領導檢查總結教學情況;三是經常組織各專業教師舉辦工作座談會，了解他們在教學活動中存在的問題;四是及時向分院領導反饋教學情況，使領導及時準確掌握分院教學動態，以此確保教學工作順利有序開展，從而提升改善教學質量。

二、教學秘書的作用

1.教學秘書是教學過程順利展開的重要保障

教學秘書工作離不開各個教學環節，從教務處向各分院系等教學單位教學任務的下達，到各教學單位教學任務的安排和實施，再到教學任務完成后對教學效果的評價和驗收，都離不開教學秘書對整個教學任務的安排和監督。

2.教學秘書是主管教學領導的有力助手

教學秘書是高校主管教學部門領導的重要幫扶助手與教學部門參謀，而且作為高等教育專業第一線教學工作和第二線的基層管理人員，不僅需要為廣大師生提供服務，還需要充當學校和分院之間的溝通聯絡人。教學秘書崗位職責決定著教學秘書的助理身份。這就使分院秘書教師一定要充分明確自己的工作崗位職責，明確其作為教學助手和其他工作人員的身份，做好其在分院的日常教學事務管理。

3.教學秘書是聯系各工作之間的橋梁

作為學校與分院、各部門辦公室、師生之間的溝通橋梁，教學秘書在高校教育和行政管理教學過程中一直扮演著重要的角色。學校重大文件通知將由教學秘書對所屬分院、系部及有關部門領導通過電話指示或者電話傳達;教師因故不能上課的，在向教研室領導及相關部門反饋后，教學秘書掌握情況后及時向學生通知，保證課程的順利進行;如果各專業老師在教學上有什么意見和建議，教學秘書也是各老師之間的傳達者。

4.教學秘書是教師教學過程的監控者

教學秘書主要是課堂教學全過程的一個監控者與教師輔助考核評價者，而且他作為基層課堂教學單元的一個教學管理人員，要參與到課堂教學的整個過程。教學秘書通過日常課堂教學巡回檢查和每個班級課堂集中檢查，對整個教學過程實施監控，隨時找出存在的問題，及時向上級領導匯報并積極幫助解決，確保課堂教學順利進行。在檢查過程中，協助指導教師們完成了同行評課、協助學生們完成了教師評課、協助班組領導們完成了教師評課。

三、高校教學秘書的發展提升路徑

1.提高教學秘書的職業素養

高等院校教學科研部門扮演著綜合行政管理中的重要角色，這就需要具備一定專業技術。其的工作特點也決定了教學秘書必須要做到與時俱進，不斷地深化自己的學習，同時也要增長自身的專業知識和文化素養。在掌握了工作知識和技能上，熟練運用word、excel等辦公軟件，提高管理效率和質量，具有先進的實際應用和數據庫處理技術;在相關專業知識的掌握方面，教學秘書應當充分熟悉相關教學行政主管部門制度規定的相關教學行政管理和指導內容，熟悉各年級不同類型的專業性人才培養方案，加強自己相關專業知識的掌握，以便于更好地指導和幫助任課教師解決教學中可能存在的疑難和問題。

2.重視培訓，完善考核激勵機制

教學秘書的服務職能，對自身的專業要求也相當嚴格，為了促使其更好地完成其在教學管理中的職責，高校管理要重視對教學秘書進行規范化的課程教育培訓及終生學習化發展。其次，教學秘書的日常生活工作繁重和復雜，往往會導致其工作心理和情感上的崩潰。因此，高校要根據教學管理中的實際需要，加大對教學秘書人才的培養，并納入高校長遠發展中，健全發展體系，使高校教學管理更加完善。在培訓教學秘書時，通過對專業技術人員素質和專業技術人員知識技能的培養，可以有效提高教學秘書的技術專業水平，提升科研管理水平和實施效果，激發教學秘書的教學積極性和工作效率，形成全面提高教學秘書綜合素質的有效機制。

3.強化教學秘書的交流和創新能力

在教育活動多元化的今天，如何有效地保持與師生之間的良性交流，就需要教學秘書充分地發揮其組織和協調作用。在高等院校的教學秘書工作進行過程中，可以通過搭建QQ群和微信社交團隊來有效地協調和促進師生之間的關系。高校任命教學秘書的一項核心任務就是做好與其教學管理機構、部門和師生之間的各類問題溝通，部分教學秘書善于處理復雜的人際關系，而另一部分教學秘書卻不擅長對待人際關系。隨著時間的推移，這種與職場的人際交往關系，將會產生無形的精神心理反應，對教學秘書的工作心理情緒有直接的影響，進而對其工作效率產生負面影響，因此要正確處理好。

結語

教師秘書作為一個關系著我國高等院校的教學質量和專業技術人員培養的崗位，雖然身份處于基層，但其功能作用仍然不可忽視。教學秘書工作就是組建教學行政事務管理小組的中堅力量，只有充分地肯定并且正確地認識到教學秘書工作的重要性，創設良好的事務管理工作條件和氛圍，才能充分調動和激發教學秘書工作的熱情。在此項工作的基礎上，高校的決策者要更加注意地重視對教學秘書人才隊伍的建設，構筑一套有利于教學秘書事業健康可持續發展的優惠政策和保障機制，完善其管理體系，促進其教學管理順利推進。

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作者簡介：張麗英，出生年月：1987.8.21，性別：女，民族：漢族，籍貫：河南省商丘市，學歷：碩士研究生，職務：教學秘書，研究方向：計算凝聚態。