檔案信息資源開發利用工作的基本要求分析

摘要：檔案管理是檔案工作人員特別重要的工作，在檔案管理工作中，如何更好地對檔案信息資源進行開發，關系到檔案管理的正常開展和未來發展方向。對此，本文分析研究認為，檔案信息資源開發工作要一要明確服務方向，端正服務態度;二要正確處理好檔案的開發利用與保密的關系;三要強化檔案信息資源開發手段，完善服務設施;四要加強檔案信息資源使用過程中的歸檔工作;五是依法強制檔案信息資源形成者按要求進行歸檔;最后是建立健全檔案信息資源歸檔的組織保證體系，通過這些措施來加強對檔案信息資源開發利用工作，使之更好地服務于現代化建設。

關鍵詞：檔案信息資源開發;檔案信息資源管理;檔案信息資源;檔案信息;檔案管理;檔案

檔案信息資源的開發利用，既是檔案學界時刻要面臨的實踐問題，也是學術界長期關注的理論課題。我國檔案界一直都很關注檔案信息資源開發利用這方面的工作，并且在這方面也得到了長足的發展。檔案信息資源開發利用工作，涉及到多種因素和比較復雜的關系。這其中主要包括相關的人和物;檔案信息資源的開發和社會利用的需求;檔案人員的思想狀況、業務水平和專業技術知識水平;檔案信息資源的儲存數量、質量以及開發檔案開發利用的方式、方法和手段等等。要做好檔案信息資源的開發利用工作。就必須正確地認識檔案信息資源開發利用工作中的各種因素和正確地處理好各種關系。其基本要求主要體現在以下幾點。

一、明確服務方向，端正服務態度

檔案管理工作是一項服務性的工作，因此，檔案信息資源開發利用則是檔案工作服務性的具體體現。因此，搞好檔案信息資源的開發與利用工作首先就要明確檔案管理工作的服務方向。關于這一點，鄧小平早就說過：“開發信息資源，服務四化建設”，這也為我們開發檔案信息資源工作指明了方向。開發檔案信息資源為社會主義現代化建設服務，也是檔案工作的根本任務所在。因此，檔案部門和檔案人員要提高開發檔案信息資源的能力，以適應現代化建設的需要，在服務范圍上，要由內向型轉變為內外結合;在服務方法上，要由被動變主動，提高服務質量;在服務方式上，要由封閉半封閉轉變為開放式;在服務手段上，逐步由手工操作向電子計算機操作過渡;在服務效益上，要由無償服務轉為無償有有償相結合。基層單位除做好日常接待、提供利用工作以外，還要提高對檔案信息資源的綜合開發能力，根據生產、經營、管理、科研等各項工作的需要，對檔案材料進行二次文獻加工，為領導和各項工作提供實用的信息，以便于提高檔案信息工作的實用性和有效性。

端正服務態度，就是要牢固樹立檔案管理工作為國家經濟發展和現代化建設服務的指導思想，增強事業心和責任感，增強服務觀念、信息觀念，改進工作作風，把為實現“兩個一百年”的奮斗目標落實到實際行動上。為此，各級檔案管理部門和檔案管理工作人員應當改變過去那種只是滿足于不丟失不損壞“看攤死守”和“守門待客”的陳舊觀念和習慣，要面向科室，深入基層，深入生產第一線，主動去了解科研生產建設和各項管理工作中出現的新情況和新問題，及時開發檔案信息資源提供有效服務。

二、正確處理好檔案的開發利用與保密的關系

開發利用檔案的信息資源，要正確處理開開發與利用和保密的關系。首先，要正確地理解兩者矛盾統一的辯證關系。由于檔案館館藏量大，如果沒有一套科學的檢索工具體系，是難以實現對檔案的有效開發。針對這一情況，檔案館可根據開發檔案信息的實際需要，編制多種樣式的檔案檢索工具。既要充分發揮檔案信息資源的作用，又要注意保守和國家的機密，在實際工作中兩者有時會發生一定的矛盾。而處理這一矛盾的基本原則，就是要具體研究檔案在什么情況下可以利用，在什么情況下保密，必須服從于黨、國家和人民的利益，應當在這個大前提下，將兩者有機地統一起來。其次，要研究、審查檔案的內容，適當調解保密范圍和保密等級，減少繁雜的利用批準程序和手續。既要堅持必要的保密等級制度，不泄密、不失密，確保檔案政治上的安全，充分發揮檔案信息資源的作用。

三、強化檔案信息資源開發手段，完善服務設施

開發檔案信息資源，把資源優勢轉變為信息優勢，是檔案管理工作一項細致而又十分專業的工作。因此，各級檔案管理部門和檔案工作人員要認真學習相關的專業知識，充分掌握有關的技術和方法，加強檔案信息開發手段。比如說，開展檔案管理工作的著錄和標引，組織各種目錄和數據庫，建立科技檔案檢索體系;開展檔案編研工作，編輯和編寫實用的編研成果，為用戶準備系統的信息材料等。逐步使用電子計算機對檔案進行信息化管理，由手工檢索逐步向計算機檢索過渡，快速、準確、方便地為用戶提供優質服務。

四、加強檔案信息資源使用過程中的歸檔工作

保證需要檔案信息資源能夠更好地被利用，就要強化檔案材料齊全、完整、并保證如期歸檔，這就不僅要有相關行政措施，而且還要有與我們現階段相適應的體制機制，對于不能及時把檔案信息資源進行歸檔的，要給予相應的經濟制裁。比如說，設計或者說施工單位不按時向工程建設或者單位繳納竣工圖紙的，則不予決算，事前不拔全工程費用，將編制竣工圖等文件材料的費用預留出來，如期不繳，可用之做重新繪制竣工圖的費用。對于內部將檔案信息文件材料的形成、積累和整理歸檔工作作為工作的一部分內容進行計分，如果這項工作分數太少，也會相應地扣除工資、降低獎金檔次。對于獲獎的工程項目和產品或者說課題等諸多工作，如果說檔案的信息資源文件材料不齊全的，不確定的，則暫時不予發放獎金。從經濟上約束文件材料的形成者按期保質歸檔。

五、依法強制檔案信息資源形成者按要求進行歸檔

檔案的信息資源對于檔案管理工作具有特別重要的意義，因此，必須強制檔案信息資源文件材料的形成者按要求歸檔的法律武器。凡是法律法規所不允許的，而又沒有任何理由拒絕將公務活動中形成的有價值的文件材料向檔案部門歸檔的，或者說法律所要求的而不按要求進行辦理的，都屬于違法行為，因此要視情節不同，追究法律責任，分別給予記過、警告、嚴重警告、開除等行政處罰或者要求賠償經濟損失，直至移交司法機關追究刑事責任。

六、建立健全檔案信息資源歸檔的組織保證體系

各機關、團體和企事業單位必須分層次地建立健全統一的管理網絡，形成一個自上而下的責任保證體系。一些單位的經驗告訴我們，要建立健全兩個網絡體系：一是單位領導牽頭，內部各職能部門負責人參加的網絡體系，這個網絡體系主要是定期例會，聽取匯報，研究和解決檔案信息資源管理中的重大問題;另一個是檔案部門牽頭，各內部職能部門專職和兼職檔案人員的參加的網絡體系，這個網絡體系主要是具體操作、落實。遇到有解決不了的問題，可以及時地向上一個網絡體系報告。只要這兩個網絡體系各司其職，各盡職守，檔案信息資源管理工作就一定能夠搞好。

作者簡介

趙吉友，男，漢族，1971年1月出生。吉林通榆人，現任職于吉林省通榆縣醫療保險經辦中心，研究方向為醫療保障檔案管理與利用。