檔案信息資源開發(fā)利用工作的基本要求分析

摘要：檔案管理是檔案工作人員特別重要的工作，在檔案管理工作中，如何更好地對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，關(guān)系到檔案管理的正常開展和未來發(fā)展方向。對此，本文分析研究認(rèn)為，檔案信息資源開發(fā)工作要一要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度;二要正確處理好檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系;三要強(qiáng)化檔案信息資源開發(fā)手段，完善服務(wù)設(shè)施;四要加強(qiáng)檔案信息資源使用過程中的歸檔工作;五是依法強(qiáng)制檔案信息資源形成者按要求進(jìn)行歸檔;最后是建立健全檔案信息資源歸檔的組織保證體系，通過這些措施來加強(qiáng)對檔案信息資源開發(fā)利用工作，使之更好地服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源開發(fā);檔案信息資源管理;檔案信息資源;檔案信息;檔案管理;檔案

檔案信息資源的開發(fā)利用，既是檔案學(xué)界時(shí)刻要面臨的實(shí)踐問題，也是學(xué)術(shù)界長期關(guān)注的理論課題。我國檔案界一直都很關(guān)注檔案信息資源開發(fā)利用這方面的工作，并且在這方面也得到了長足的發(fā)展。檔案信息資源開發(fā)利用工作，涉及到多種因素和比較復(fù)雜的關(guān)系。這其中主要包括相關(guān)的人和物;檔案信息資源的開發(fā)和社會利用的需求;檔案人員的思想狀況、業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技術(shù)知識水平;檔案信息資源的儲存數(shù)量、質(zhì)量以及開發(fā)檔案開發(fā)利用的方式、方法和手段等等。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。就必須正確地認(rèn)識檔案信息資源開發(fā)利用工作中的各種因素和正確地處理好各種關(guān)系。其基本要求主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

一、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度

檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，因此，檔案信息資源開發(fā)利用則是檔案工作服務(wù)性的具體體現(xiàn)。因此，搞好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作首先就要明確檔案管理工作的服務(wù)方向。關(guān)于這一點(diǎn)，鄧小平早就說過：“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”，這也為我們開發(fā)檔案信息資源工作指明了方向。開發(fā)檔案信息資源為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，也是檔案工作的根本任務(wù)所在。因此，檔案部門和檔案人員要提高開發(fā)檔案信息資源的能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，在服務(wù)范圍上，要由內(nèi)向型轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)外結(jié)合;在服務(wù)方法上，要由被動(dòng)變主動(dòng)，提高服務(wù)質(zhì)量;在服務(wù)方式上，要由封閉半封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式;在服務(wù)手段上，逐步由手工操作向電子計(jì)算機(jī)操作過渡;在服務(wù)效益上，要由無償服務(wù)轉(zhuǎn)為無償有有償相結(jié)合。基層單位除做好日常接待、提供利用工作以外，還要提高對檔案信息資源的綜合開發(fā)能力，根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科研等各項(xiàng)工作的需要，對檔案材料進(jìn)行二次文獻(xiàn)加工，為領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作提供實(shí)用的信息，以便于提高檔案信息工作的實(shí)用性和有效性。

端正服務(wù)態(tài)度，就是要牢固樹立檔案管理工作為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的指導(dǎo)思想，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)觀念、信息觀念，改進(jìn)工作作風(fēng)，把為實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”的奮斗目標(biāo)落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上。為此，各級檔案管理部門和檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)改變過去那種只是滿足于不丟失不損壞“看攤死守”和“守門待客”的陳舊觀念和習(xí)慣，要面向科室，深入基層，深入生產(chǎn)第一線，主動(dòng)去了解科研生產(chǎn)建設(shè)和各項(xiàng)管理工作中出現(xiàn)的新情況和新問題，及時(shí)開發(fā)檔案信息資源提供有效服務(wù)。

二、正確處理好檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系

開發(fā)利用檔案的信息資源，要正確處理開開發(fā)與利用和保密的關(guān)系。首先，要正確地理解兩者矛盾統(tǒng)一的辯證關(guān)系。由于檔案館館藏量大，如果沒有一套科學(xué)的檢索工具體系，是難以實(shí)現(xiàn)對檔案的有效開發(fā)。針對這一情況，檔案館可根據(jù)開發(fā)檔案信息的實(shí)際需要，編制多種樣式的檔案檢索工具。既要充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，又要注意保守和國家的機(jī)密，在實(shí)際工作中兩者有時(shí)會發(fā)生一定的矛盾。而處理這一矛盾的基本原則，就是要具體研究檔案在什么情況下可以利用，在什么情況下保密，必須服從于黨、國家和人民的利益，應(yīng)當(dāng)在這個(gè)大前提下，將兩者有機(jī)地統(tǒng)一起來。其次，要研究、審查檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)解保密范圍和保密等級，減少繁雜的利用批準(zhǔn)程序和手續(xù)。既要堅(jiān)持必要的保密等級制度，不泄密、不失密，確保檔案政治上的安全，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

三、強(qiáng)化檔案信息資源開發(fā)手段，完善服務(wù)設(shè)施

開發(fā)檔案信息資源，把資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?yōu)勢，是檔案管理工作一項(xiàng)細(xì)致而又十分專業(yè)的工作。因此，各級檔案管理部門和檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，充分掌握有關(guān)的技術(shù)和方法，加強(qiáng)檔案信息開發(fā)手段。比如說，開展檔案管理工作的著錄和標(biāo)引，組織各種目錄和數(shù)據(jù)庫，建立科技檔案檢索體系;開展檔案編研工作，編輯和編寫實(shí)用的編研成果，為用戶準(zhǔn)備系統(tǒng)的信息材料等。逐步使用電子計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行信息化管理，由手工檢索逐步向計(jì)算機(jī)檢索過渡，快速、準(zhǔn)確、方便地為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

四、加強(qiáng)檔案信息資源使用過程中的歸檔工作

保證需要檔案信息資源能夠更好地被利用，就要強(qiáng)化檔案材料齊全、完整、并保證如期歸檔，這就不僅要有相關(guān)行政措施，而且還要有與我們現(xiàn)階段相適應(yīng)的體制機(jī)制，對于不能及時(shí)把檔案信息資源進(jìn)行歸檔的，要給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)制裁。比如說，設(shè)計(jì)或者說施工單位不按時(shí)向工程建設(shè)或者單位繳納竣工圖紙的，則不予決算，事前不拔全工程費(fèi)用，將編制竣工圖等文件材料的費(fèi)用預(yù)留出來，如期不繳，可用之做重新繪制竣工圖的費(fèi)用。對于內(nèi)部將檔案信息文件材料的形成、積累和整理歸檔工作作為工作的一部分內(nèi)容進(jìn)行計(jì)分，如果這項(xiàng)工作分?jǐn)?shù)太少，也會相應(yīng)地扣除工資、降低獎(jiǎng)金檔次。對于獲獎(jiǎng)的工程項(xiàng)目和產(chǎn)品或者說課題等諸多工作，如果說檔案的信息資源文件材料不齊全的，不確定的，則暫時(shí)不予發(fā)放獎(jiǎng)金。從經(jīng)濟(jì)上約束文件材料的形成者按期保質(zhì)歸檔。

五、依法強(qiáng)制檔案信息資源形成者按要求進(jìn)行歸檔

檔案的信息資源對于檔案管理工作具有特別重要的意義，因此，必須強(qiáng)制檔案信息資源文件材料的形成者按要求歸檔的法律武器。凡是法律法規(guī)所不允許的，而又沒有任何理由拒絕將公務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的文件材料向檔案部門歸檔的，或者說法律所要求的而不按要求進(jìn)行辦理的，都屬于違法行為，因此要視情節(jié)不同，追究法律責(zé)任，分別給予記過、警告、嚴(yán)重警告、開除等行政處罰或者要求賠償經(jīng)濟(jì)損失，直至移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

六、建立健全檔案信息資源歸檔的組織保證體系

各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須分層次地建立健全統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)自上而下的責(zé)任保證體系。一些單位的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，要建立健全兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系：一是單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，內(nèi)部各職能部門負(fù)責(zé)人參加的網(wǎng)絡(luò)體系，這個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系主要是定期例會，聽取匯報(bào)，研究和解決檔案信息資源管理中的重大問題;另一個(gè)是檔案部門牽頭，各內(nèi)部職能部門專職和兼職檔案人員的參加的網(wǎng)絡(luò)體系，這個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系主要是具體操作、落實(shí)。遇到有解決不了的問題，可以及時(shí)地向上一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系報(bào)告。只要這兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系各司其職，各盡職守，檔案信息資源管理工作就一定能夠搞好。

作者簡介

趙吉友，男，漢族，1971年1月出生。吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心，研究方向?yàn)獒t(yī)療保障檔案管理與利用。