略論干部人事檔案管理模式的完善

摘要：經濟社會的不斷發展以及信息技術的發展，為干部人事檔案的管理工作帶來了新的發展機遇。對此，文中認為要探索建立新的干部檔案管理模式，使之更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，具體做法一是轉變理念，深化認識，不斷增強做好干部檔案工作的責任感;二是健全制度，規范管理，不斷提高全系統干部人事檔案管理工作的水平;三是嚴格審核，保證質量，為做好干部工作打下堅實的基礎;四是以高科技為支撐，強化服務，促進干部人事檔案信息資源的開發和利用。

關鍵詞：干部人事檔案管理;干部檔案管理;人事檔案管理;檔案管理模式;檔案管理;人事檔案;檔案

干部人事檔案管理模式按照集中程度可分為三種：檔案集中統一、檔案分級管理、檔案分散管理。檔案集中統一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。其標志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的干部人事，但從具體實施中往往受到干部人事規模、干部人事管理體制、干部人事技術水平的制約，集中統一管理的程度會有所差異。其優點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。

檔案分散管理是指在干部人事內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。優點是分工明確，不足之處是對干部人事檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉，同時也不利于檔案的安全和利用。近年來，我單位圍繞管理后的干部人事檔案工作新情況，轉變理念，積極探索，努力建立符合計生工作特點的干部人事檔案管理新模式。

一、轉變理念，深化認識，不斷增強做好干部檔案工作的責任感

干部檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎，事關干部職工的切身利益事關我縣計生工作管理事業的可持續發展。實行省機關事業單位的干部人事檔案工作系統管理以后，我們本著對干部負責任、對歷史負責任的精神，進一步加大我縣計生部門的干部人事檔案工作管理力度。首先是加強領導。將干部人事檔案工作列入了局班子的年度工作重點，督促各建檔單位成立由主管領導親自掛帥的領導小組，協調解決干部檔案工作中遇到的問題;其次是改變管理模式。將各單位的干部人事檔案管理由局統一管理，各部門科級以下的干部人事檔案由所在基層單位分別管理;再次是加強干部人事檔案管理工作人員的隊伍建設。經過我局對基層干部的嚴格審查，各單位都選配了政治覺悟高、思想品質好的檔案管理人員，并大力加強業務培訓，形成了一支素質較高、人員相對穩定的檔案管理隊伍;最后是嚴格考核。把檔案材料的形成、收集、歸檔工作與單位工作的實績掛鉤，把干部檔案工作目標完成情況與干部檔案工作人員的實績評價和獎懲結合起來，把檔案工作落到實處。

二、健全制度，規范管理，不斷提高全系統干部人事檔案管理工作的水平

完善的規章制度，是做好干部人事檔案工作的基礎和保障。我們單位高度重視制度建設在干部檔案管理工作中的重要作用，采取措施，加大工作力度。首先是健全規章制度。在全系統建立了統一的干部人事檔案工作制度;其次是統一標準、統一要求。統一干部人事檔案硬件標準。我們以目標管理為契機，投入數十萬元，為全系統配備了干部人事檔案專用計算機，購置了檔案目標管理所需的器材和設備。各基層部門的單位都配備了檔案專門的庫房和人員，更換了新型的檔案卷夾，做到了干部人事檔案工作的統一管理。統一干部人事檔案管理的要求，規范了干部人事檔案的借閱范圍、批準權限、登記歸還手續、轉遞流程等，嚴格審批權限，做到無越權行為;復制備份材料有專人負責，無擅自復印抄錄行為;檔案轉遞嚴格履行手續，認真填寫有關登記，無違規攜帶行為;再次是規范材料、規范整理、規范程序。規范了干部人事檔案材料的制作歸檔工作，規定了各種材料制作標準、歸檔時限和手續，明確了各部門責任，確保了干部人事檔案材料的質量。規范了檔案材料收集整理工作，每季度進行一次歸檔，每年進行一次整理。指定專人負責督促、催繳、保管、整理，保證檔案的質量。規范了干部人事檔案工作的各項流程，明確了收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用和統計等流程的要求，使檔案管理工作有序進行。

三、嚴格審核，保證質量，為做好干部工作打下堅實的基礎

干部人事檔案的質量主要取決于干部人事檔案材料的質量。為此，我們單位十分重視干部人事檔案工作中的審核環節，構建了一套干部人事檔案審核工作制度和流程。首先是開展集中審核，確保干部人事檔案質量。針對干部人事檔案管理中存在的問題，近幾年我局專門組織了一次集中審核，基本解決了一些單位存在的干部人事檔案材料不齊全、制作不規范、手續不完備等問題。審核中，我們重點核實了干部“三齡一歷”方面的相關內容，對不符合政策規定的學歷、出生時間、參加工作時間等依照有關規定給予重新認定，對個別記載失誤的問題給予改正，既夯實了干部人事工作的基礎，為干部人事工作提供了可靠的依據，又保障了干部的切身利益;其次是建立長效機制，嚴把檔案材料入口關。在集中審核的基礎上，我們將干部人事檔案工作的關口前移，加強事前監督，制定和印發了《關于呈報檔案材料有關工作要求的說明》，此舉明確了新提拔的干部人事檔案要符合“完整、齊全、條理、精煉、實用”的標準，日常報送的各種零散材料要做到制作規范、材料齊全、手續完備。對各部門和單位報送的干部人事檔案材料進行嚴格的審核，對于不符合標準的堅決給予退回重新處理。通過努力，建立了有利于確保檔案材料收集齊全完整、及時規范的長效機制，規范了干部檔案材料制作的標準的歸檔的工作流程，強化了全系統的檔案材料收集歸檔意識，確保了干部人事檔案案卷的質量。

四、以高科技為支撐，強化服務，促進干部人事檔案信息資源的開發和利用

以保證利用為中心，抓好優質服務，是檢驗和衡量干部人事檔案工作好壞的基本尺度。我們單位大力加強檔案管理的信息化建設，以科技手段為支撐，探索干部人事檔案信息資源的開發和利用的新途徑，提高干部人事檔案工作的服務水平。首先是建立完備的人事管理信息系統。在全系統內統一使用GPMS人事系統，完善人事管理信息。全系統各單位根據自身干部人事工作檔案工作情況，加大干部人事檔案信息化建設投入。將全系統在職干部、離退休干部檔案中記載的個人基本情況、簡歷、學歷、政治面貌、年度考核結果、專業技術職務、軍轉干部概況、獎懲情況、任免、配偶情況等信息錄入計算機，能夠自動生成報表、簡歷、工資情況、干部隊伍狀況分析等。采用多媒體演示的辦法，為領導分析、決策提供直觀、便捷的信息;其次是促進干部人事檔案信息資源的開發利用。不斷加大干部人事檔案信息資源的開發力度，為選拔和使用干部提供及時準確的第一手材料;再次是拓寬干部人事檔案工作領域。采取先行試點、逐步推廣的方式，建立干部人事信息化檔案，為干部管理及解決干部的切身利益發揮作用。

作者簡介

趙健力，男，漢族，1983年出生，大專學歷，現任職于吉林省通榆不動產登記中心，研究方向為檔案管理。